Оформление отпуска за свой счет (без сохранения заработной платы) регулируется статьей 128 ТК РФ. В отличие от ежегодного основного отпуска, этот вид отдыха предоставляется по письменному заявлению сотрудника и не требует согласования графика отпусков. Однако неправильно составленный рапорт может стать основанием для отказа. В этой статье разберем структуру документа, правовые основания, термины и частые ошибки.

Правовые основания: кто имеет право и на каких условиях

Согласно ст. 128 ТК РФ, определенные категории работников имеют право на отпуск без содержания обязательно (работодатель не вправе отказать):

• Участники Великой Отечественной войны — до 14 календарных дней в год;
• Пенсионеры по возрасту, до 14 календарных дней в год;
• Родители (супруги) военнослужащих, погибших или умерших от травм/болезней — до 14 календарных дней;
• Рабочие инвалиды — до 60 календарных дней в год;
• Лица, вступившие в брак, родившие ребенка, похоронившие близких родственников — до 5 календарных дней (на основании ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

Для всех остальных сотрудников предоставление такого отпуска — прерогатива работодателя (по соглашению сторон). Основания могут быть любыми: семейные обстоятельства, учеба, лечение, поездка за границу и т.д.

Форма документа: рапорт или заявление?

В Трудовом кодексе термин «рапорт» не используется — там говорится о письменном заявлении. Однако в ведомствах (МВД, МЧС, ФСИН, Вооруженные Силы, Госогранзащита) и некоторых госкорпорациях принят деловой оборот по ГОСТ Р 7.0.97-2016, где для обращений руководству используется форма рапорт.

Структура и реквизиты рапорта (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Документ должен содержать следующие обязательные элементы:

1. Шапка (реквизиты адресата и автора):
   • Кому: Должность, ФИО руководителя организации (в дательном падеже).
   • От кого: Должность, структурное подразделение, ФИО автора (в родительном падеже).
2. Наименование документа: РАПОРТ (по центру, заглавными буквами).
3. Текст документа:
   • Просьба: «Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы…»
   • Основание (причина): «в связи с…» (семейными обстоятельствами, лечением, поездкой и т.д.).
   • Срок: «на XX календарных дней с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ».
4. Подпись автора: Расшифровка подписи, дата составления.
5. Виза согласования (при необходимости): Подпись непосредственного руководителя/начальника отдела.

Пример заполнения рапорта (шаблон)

Командиру отделения полиции № * 
МВД России по г. *
полковнику полиции 
Иванову И.И. 
от старшего лейтенанта полиции 
участкового уполномоченного 
отделения полиции № *
Петрова П.П.

РАПОРТ

Прошу предоставить мне очередной ежегодный основной оплачиваемый трудовой отпуск за 2026 рабочий год на 28 календарных дней с по года.

В связи с необходимостью ухода за больным родственником (матерью), подтвержденной справкой медицинской организации № * от г., прошу дополнительно предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на 14 календарных дней с по года на основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ.

С уважением,
Петров П.П.
(подпись)
 г.



РЕШЕНИЕ КОМАНДИРА:
Начальник отдела УППП 
м.ю. * Смирнов С.С. 
«Согласен» / «Не согласен»
____________ / * 
«___» ___________ 2026 г.
 
Командир отделения полиции № *
 полковник полиции Иванов И.И.
 ____________ / *
 «___» ___________ 2026 г.
 
Ключевые нюансы заполнения текста
 
Формулировка причины
 
Для категорий, указанных в ч. 1 ст. 128 ТК РФ (пенсионеры, инвалиды, ветераны и др.), основание обязательно нужно указывать со ссылкой на закон, так как отказ недопустим.
 
Пример: «…на основании пункта 1 части 1 статьи 128 ТК РФ в связи с достижением пенсионного возраста…»
 
Для остальных сотрудников (по соглашению сторон) формулировка может быть общей: «в связи с семейными обстоятельствами», «в связи с поездкой за границу», «по личным причинам». Детализировать частную жизнь не обязательно (ст. 86 ТК РФ, защита персональных данных), но если есть подтверждающие документы (справка из больницы, приглашение из вуза), лучше на них сослаться.
 
Сроки: календарные или рабочие дни?
 
Отпуск без содержания исчисляется в календарных днях (ст. 128 ТК РФ, Пояснения Роструда). Выходные и праздничные дни, попадающие в этот период, включаются в срок отпуска и не продлевают его.
 
Максимальная продолжительность
 
Законом максимальный срок для «обязательных» категорий зафиксирован (14 или 60 дней). Для остальных — законом не ограничен, но определяется соглашением сторон. На практике работодатели редко соглашаются на сроки более 30–60 дней в год из-за производственной необходимости.
 
Порядок оформления: от рапорта до приказа
 
 
Подача рапорта: Сотрудник подает рапорт заранее (обычно за 2–3 недели, во ведомствах могут быть свои регламенты).
 
Согласование: Непосредственный руководитель ставит визу «Согласен/Не согласен» с подписью и датой.
 
Рассмотрение руководителем: Принятие решения (для «обязательных» категорий — только оформление срока).
 
Издавание приказа (распоряжения): На основании рапорта издается приказ по форме Т-6 (утв. Госкомстатом № 1) или ведомственной формы. В приказе указывается: «Предоставить Иванову И.И. отпуск без сохранения заработной платы на 14 календарных дней с по г. на основании рапорта от г.».
 
Ознакомление под роспись: Сотрудник ознакомляется с приказом под роспись за 3 дня до начала отпуска.
 
Запись в табеле учета рабочего времени: Код «ОД» (код 37) — отпуск без сохранения заработной платы.
 
Запись в трудовой книжке/СТД-Р: Запись НЕ делается (только в личной карточке работника ф. Т-2).
 
 
Особенности для сотрудников силовой структуры (МВД, Росгвардия, ФСИН и др.)
 
 
Строгая иерархия: Рапорт идет через служебную цепочку: Начальник смены/группы → Начальник отдела/службы → Начальник управления/отделения → Командир/Глава органа.
 
Служебная необходимость: Командир вправе отказать в отпуске за свой счет (кроме случаев ст. 128 ТК РФ), ссылаясь на служебную необходимость, высокую нагрузку, отсутствие замены. Отказ должен быть мотивированным письменно.
 
Командировки и учеба: Если сотрудник находится в командировке или на учебе, рапорт рассматривается после возвращения/окончания, если иное не предусмотрено уставом.
 
Ношение форменной одежды/оружия: На период отпуска за свой счет сотрудник, как правило, сдает служебное оружие, удостоверение, форменную одежду (по решению командира) в установленном порядке.
 
 
Частые ошибки, приводящие к отказу или возврату документа
 
 
 
 
Ошибка
 
Последствие
 
Как правильно
 
 
 
 
 
Указаны рабочие дни, а не календарные
 
Несоответствие ТК РФ, путаница в табеле
 
Писать только «календарных дней», считать все дни подряд
 
 
 
Нет даты начала и окончания, только «на 2 недели»
 
Невозможно издать приказ, неясность в табеле
 
Обязательно указывать конкретные даты: «с 12.09 по 25.09»
 
 
 
Ссылка на ст. 128 ТК РФ без указания части/пункта (для льготников)
 
Руководитель может не понять, что отказ незаконен
 
Точная ссылка: «ч. 1 ст. 128 ТК РФ», «п. 2 ч. 1 ст. 128 ТК РФ»
 
 
 
Подача рапорта за 1 день до предполагаемого отпуска
 
Отказ по производственной необходимости
 
Подавать заранее (минимум за 2 недели, лучше за месяц)
 
 
 
Отсутствие визы непосредственного начальника
 
Документ не дойдет до решающего лица
 
Обязательно согласовать у прямого руководителя
 
 
 
 
Отказ в предоставлении отпуска: что делать?
 
Если вы относитесь к категориям ч. 1 ст. 128 ТК РФ, отказ незаконен. Действия:
 
 
Получить письменный отказ (постановление на рапорте или отдельное письмо).
 
Обратиться в профсоюз (если есть).
 
Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
 
Судебная практика встает на стороне работника: работодатель обязан предоставить отпуск в установленные законом сроки.
 
 
Для остальных категорий отказ обжаловать сложнее, так как предоставление — право работодателя, а не обязанность. Однако если отказ мотивирован дискриминационно или нарушает коллективный договор — есть шансы в суде.
 
Влияние на стаж и социальные гарантии
 
 
Непрерывный трудовой стаж (для пенсии): Включается в страховой стаж в пределах 14 календарных дней в году (ФЗ-400, ст. 12). Дни сверх 14 — не засчитываются в стаж.
 
Стаж заслуживающий льготную пенсию (врачи, учителя, северяне): Не прерывается, но дни сверх 14 (или иного лимита по спецзаконам) не засчитываются в специальный стаж.
 
Больничные: Если вы заболели в отпуске за свой счет — больничный не оплачивается (ФСС не платит, так как нет взносов), но срок отпуска не продлевается и не переносится.
 
Зарплата: За дни отпуска за свой счет заработная плата не начисляется, страховые взносы в Соцфонд не уплачиваются.
 
 
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
 
Можно ли прервать отпуск за свой счет по инициативе работодателя?
 
Нет. В отличие от основного оплачиваемого отпуска (ст. 125 ТК РФ), закон не дает работодателю права односторонне прервать отпуск без содержания. Прервать можно только по письменному заявлению самого сотрудника.
 
Можно ли «приклеить» отпуск за свой счет к основному?
 
Да. Это распространенная практика. Вы пишете один рапорт/заявление на два вида отпуска: сначала основной (оплачиваемый), затем сразу за ним — без содержания. В приказе это оформляется двумя пунктами или одним пунктом с указанием двух периодов.
 
Нужно ли согласовывать даты с HR-отделом/кадровой службой?
 
Да, перед подачей рапорта к подписи командиру/директору лучше уточнить у кадровых сотрудников (инспектора по кадрам), свободны ли даты в табеле, нет ли коллизий с графиком основных отпусков других сотрудников.
 
Как оформить, если нужен всего 1 день?
 
Пишется так же: «на 1 календарный день года». В табеле ставится код «ОД» на эту дату.
 
Грамотное написание рапорта на отпуск без сохранения содержания — залог быстрого согласования и отсутствия проблем с табелем учета рабочего времени. Главные правила: указывайте точные календарные даты, ссылайтесь на нормы ТК РФ (если имеете право), подавайте документ заранее и проходите служебную цепочку согласования. Храните копию рапорта с входящим номером и визой согласования до момента издания приказа.
 
 
Статья подготовлена на основании Трудового кодекса РФ, ГОСТ Р 7.0.97-2016, Пояснений Роструда и судебной практики. Актуально на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных служебных вопросов обращайтесь к юристу вашего ведомства или в кадровую службу.