Списание материальных запасов (МЗ) — это обязательная процедура для любого предприятия, когда товары, сырье или расходники теряют потребительские свойства, становятся излишними, устаревают или переходят в производство. Основным документом, фиксирующим этот факт, являеться Акт о списании материальных запасов. Ошибки в его оформлении могут привести к претензиям со стороны налоговой инспекции, расхождениям в учете и штрафам. В этой статье мы подробно разберем актуальные формы, порядок заполнения и нюансы 2026 года на основе действующего законодательства и практики (данные актуальны на ).

Нормативная база и действующие формы

С 1 января 2024 года (Приказ Минфина России от № 61н) введены обновленные единые формы первичной учетной документации. Для списания МЗ применяется:

• Форма № 0510460 (ОКУД 0510460), «Акт о списании материальных запасов». Это универсальная форма, применяемая для учета выбытия МЗ, в т.ч. с забалансовых счетов. Она обязательна для бюджетных учреждений и рекомендована коммерческим организациям (при условии закрепления в учетной политике).
• Форма № 0504230 (ОКУД 0504230) — «Акт о списании материалов в связи с непригодностью для использования». Применяется в бюджетной сфере для конкретных случаев брака/порчи.
• Форма № 0504143 — часто используется для списания ТМЦ в производстве (популярный шаблон в Excel/1С).

Важно: Коммерческие организации (на ОСНО, УСН) имеют право разработать свой бланк, утвердив его учетной политикой (ст. 9 ФЗ-402). Однако он должен содержать все реквизиты, предусмотренные ст; 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» (наименование документа, дата, наименование организации, содержание хозяйственной операции, измерение в натуральных и денежных величинах, должности/подписи лиц, совершивших операцию).

Основания для составления акта (Причины списания)

Акт составляется не «просто так», а только при наличии документального основания. Основные основания:

1. Естественная убыль / порча / повреждение (при перевозке, хранении, стихийных бедствиях). Требуется акт осмотра/инвентаризации.
2. Истечение сроков годности / хранения (для пищевых продуктов, лекарств, химикатов). Основание — акт инвентаризации или заключение лаборатории/комиссии.
3. Моральное устаревание / неликвидность. Решение комиссии о нецелесообразности дальнейшего использования/продажи.
4. Передача в производство / списание на себестоимость продукции (материалы, расходники, топливо). Основание — лимитная карточка, наряд-заказ, заявка-наряд.
5. Обнаружение излишков/недостач при инвентаризации (Инв. № 18, Инв. № 19). Списание недостач за счет виновных лиц или на издержки производства.
6. Утилизация / ликвидация основных средств (после разборки ОС на запчасти/металлолом).

Комиссия по списанию: состав и полномочия

Списание, это коллективное решение. Одностороннее решение бухгалтера или кладовщика недопустимо.

• Председатель — обычно руководитель организации или зампред по хозяйству ().
• Члены комиссии:
  • Главный бухгалтер / бухгалтер () — за стоимостную оценку и проводки;
  • Материально ответственное лицо (МОЛ) — кладовщик, завхоз (*) — подтверждает физическое наличие/состояние.
  • Специалисты/технологи — для подтверждения непригодности (техсостояние).
  • Представитель профсоюза (по желанию/требованию КТ).
• Секретарь — оформляет протокол/акт (часто бухгалтер).

Состав комиссии утверждается приказом (распоряжением) руководителя перед началом работы. В сам акт вписываются ФИО и должности всех членов.

Пошаговая инструкция по заполнению Акта (на примере ф. 0510460)

Шаг 1. Шапка документа

• Код формы (0510460) — по ОКУД.
• Наименование организации — полное или сокращенное (как в Уставе).
• Структурное подразделение — цех, склад, филиал (если есть).
• Дата составления — это дата списания и признания расходов (не дата приказа, а дата факта выбытия).
• Номер акта — сквозная нумерация за год.

Шаг 2. Основание для списания

Шаг 3. Табличная часть (Список МЗ)

Заполняется для каждой номенклатурной позиции отдельной строкой. Обязательные колонки:

1. № п/п
2. Код по ОКЕИ / Код номенклатуры (внутренний/внешний).
3. Наименование материала (полное, с характеристиками: марка, сорт, размер, ГОСТ/ТУ).
4. Единица измерения (кг, м, шт, л).
5. Количество (фактическое к списанию).
6. Цена учетная (закупная/себестоимость) — по какой оценке списываем (ФИФО, средняя взвешенная, по партиям — согласно УП).
7. Сумма (Кол-во × Цена).
8. Причина списания (порча, естественная убыль, передача в производство, списание излишков и т.д.).
9. Сумма НДС (если организация плательщик НДС и материал принимался с НДС — восстанавливаем/списываем «входной» НДС).

• Подпись председателя комиссии (расшифровка).
• Подписи всех членов комиссии (расшифровка).
• Подпись МОЛ (кладовщика), «С материальной ответственности снят».
• Подпись главбуха — «Зачтен в учет».

Особенности оценки списываемых материалов

Стоимость списания напрямую влияет на финансовый результат (прибыль/убыток) и налоговую базу.

• ОСНО: Оценка строго по методу, закрепленному в УП (ФИФО, средняя взвешенная, по идентификации партии). Нельзя выбирать метод «по ситуации».
• УСН «Доходы-Расходы»: Расход учитывается по фактической стоимости приобретения (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) в кв. талоне покупки (КУДИР) на дату оплаты поставщику (при выполнении условий п. 1.1 ст. 346.17 НК РФ). Акт списания здесь служит подтверждением факта выбытия для учета в налоговом учете при продаже готовой продукции.
• Бюджетники (КСБУ): Оценка по фактической стоимости (счет 105.01/105.02). Списание по дебету счета затрат (201, 202…) — кредит 105.

Типовые проводки (Бухгалтерский учет ОСНО)

Частые ошибки и риски при проверках

1. Отсутствие приказа о создании комиссии. Акт подписан людьми, не уполномоченными на дату акта.
2. Расхождение дат. Дата акта раньше даты приказа о списании или позже фактического выбытия.
3. Общее наименование. «Строительные материалы» вместо «Цемент ПЦ 500-Д0 ГОСТ 31108-2016, меш 50 кг». Невозможно идентифицировать объект.
4. Отсутствие причины списания. Фраза «по решению комиссии» без указания физической причины (порча, убыль, производство).
5. Неправильная оценка. Списание по розничным ценам или завышенной себестоимости для снижения налога на прибыль.
6. Игнорирование НДС. Не восстановлен «входной» НДС при списании материалов, по которым вычет не был принят (п. 3 ст. 170 НК РФ).
7. Списание без акта инвентаризации (при порче/убыли). Инвентаризация — обязательное предварительное мероприятие (ПБУ 27/2021, Приказ Минфина 119н).

Электронный документооборот (ЭДО) и 1С

В 2026 году подавляющее большинство организаций ведет учет в 1С:Предприятие 8.3 (Бухгалтерия 3.0, ERP, КА). Процесс оформления там выглядит так:

• Документ: «Списание товаров» (раздел «Склад» или «Производство»).
• Основание: выбирается из списка (Инвентаризация, Акт осмотра, Лимитная карточка, Приказ).
• Программа автоматически подтягивает остатки, цены (по методу УП) и рассчитывает суммы.
• Печатная форма: Акт списания (ф. 0510460) или пользовательский макет.
• Подписание: через ЭЦП (КЭП) в системе 1С-ЭДО / СБИС / Диадок / Контур.Экстерн. С 2024-2025 гг. подпись ЭЦП на печатной форме (PDF) приравнивается к бумажной с синей печатью (ФЗ-63, ст. 9 ФЗ-402).

Совет: Настройте в 1С обязательные поля для заполнения (Причина списания, Основание, Комиссия), чтобы пользователи не могли провести пустой документ.

Хранение документов

Срок хранения актов списания — не менее 5 лет (п. 225 типовых перечней, утр. Росархивом). Для налоговых целей (Налог на прибыль, НДС) — до истечения срока действия налоговой тайны или окончания проверки (обычно 3-5 лет после отчетного периода). В 1С документы хранятся бессрочно в информационной базе.

Краткий чек-лист перед подписанием акта

• [ ] Есть приказ о создании комиссии (актуальный на дату акта)?
• [ ] Дата акта = дата фактического выбытия?
• [ ] Указано конкретное основание (№ и дата акта инвентаризации / наряд-заказа / приказа)?
• [ ] Каждая позиция: полное название, единица изм., кол-во, цена, сумма?
• [ ] Цена соответствует методу оценке в УП (ФИФО/Средняя/Партия)?
• [ ] Указана конкретная причина для КАЖДОЙ строки?
• [ ] Рассчитан НДС (если применимо)?
• [ ] Подписали все члены комиссии + МОЛ + Главбух (ЭЦП или ручка)?
• [ ] Проводки сгенерированы верно (Дт затрат — Кт 10)?
• [ ] Оригинал сшит/склеен в папку первички за период?

Грамотное оформление акта на списание материалов — это не просто бюрократия, а защита финансового результата организации и спокойствие при камеральных и выездных проверках. Ключевые пиляры: действующая форма (0510460 или своя в УП), уполномоченная комиссия, документальное основание, корректная оценка по УП и полные реквизиты ст. 9 ФЗ-402. Используйте автоматизацию (1С, ЭДО) для исключения арифметических ошибок, но всегда проверяйте экономический смысл операции перед проведением.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных бухгалтерских и налоговых вопросов рекомендуется обратиться к квалифицированному специалисту с учетом специфики вашей организации.