СБИС (СБИС.Электронный документооборот) — один из самых популярных операторов ЭДО в России. Отправка договора на подписание — базовая операция, которая позволяет экономить время на печати, сканировании и курьерской доставке. В этой статье мы подробно разберем все способы направить договор на подпись: через веб-интерфейс, десктопное приложение (СБИС++/СБИС Плагин) и мобильное приложение.

Подготовка к отправке: что нужно проверить

Прежде чем нажимать кнопку «Отправить», убедитесь в следующем:

• Формат файла: Лучше всего использовать PDF (версия 1;4–1.7). Файл не должен быть защищен паролем, иметь ограничения на печать или редактирование. Изображения (JPG, PNG) допустимы, но PDF предпочтительнее для многостраничных договоров.
• Размер файла: Обычно лимит составляет 30–50 МБ (зависит от тарифа). Если договор «тяжелый» (много сканов высокого разрешения), сожмите его через «Печать в PDF» или онлайн-компрессоры.
• Реквизиты контрагента: У вас должен быть добавлен получатель в «Контрагентах» (ИНН/КПП, название, адрес); Проверьте, что у контрагента подключен ЭДО (значок «зеленый флажок» или «СБИС» в списке).
• Сертификат ЭП: У отправителя (вас) должен быть действующий квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП), установленный в КриптоПро CSP и привязанный к учетной записи в СБИС.
• Места подписи (Визуализация): Рекомендуется заранее расставить «Визы» (места для подписи) в документе, чтобы контрагент не пропустил где ставить подпись.

Способ 1: Через веб-версию СБИС (СБИС Веб)

Это самый универсальный способ, не требующий установки дополнительных программ (кроме плагина для работы с ЭП).

Пошаговая инструкция:

1. Авторизуйтесь в СБИС Веб под своим логином.
2. В левом меню выберите раздел «Документы» → «Исходящие» (или просто «Документы» в новом интерфейсе).
3. Нажмите кнопку «Создать» (обычно синяя кнопка с плюсом в правом верхнем углу) → выберите «Договор» (или «Исходящий документ» → тип «Договор»).
4. Заполните карточку документа:
   • Получатель: Начните вводить ИНН или название, выберите из справочника контрагентов.
   • Номер и дата: Проставьте номер и дату договора (обычно текущая дата).
   • Тема/Наименование: Например, «Договор поставки № 123 от ».
   • Вложения: Нажмите «Добавить файл» и выберите подготовленный PDF-файл договора.
5. Расстановка виз (Рекомендуется):
   • После загрузки файла нажмите на значок карандаша/редактора рядом с файлом или кнопку «Визы» в панели инструментов.
   • Откроется предпросмотр PDF. Перетащите с левой панели элемент «Подпись» (и при необходимости «Печать», «Дата», «ФИО») на нужные страницы и места документа.
   • Для каждой визы укажите Роль (например, «Директор», «Представитель») и привяжите к конкретному сотруднику контрагента (если он есть в базе) или оставьте «Любой уполномоченный».
   • Нажмите «Сохранить» в редакторе виз.
6. Подписание отправителем:
   • В карточке документа нажмите кнопку «Подписать» (значок пера/подписи).
   • Выберите свой сертификат ЭП (если их несколько).
   • Введите пароль от контейнера закрытого ключа (ПИН-код токена/флешки).
   • Документ получит статус «Подписан нами».
7. Отправка: Нажмите кнопку «Отправить» (значок бумажного самолета или стрелки вправо).
   • Выберите способ доставки: «Через СБИС» (стандартный ЭДО) или «Почта России» (если у контрагента нет ЭДО — платная опция).
   • При необходимости добавьте сопроводительное письмо (комментарий для контрагента).
   • Подтвердите отправку ЭП (если требуется повторная подпись пакета) или просто нажмите «Отправить».

Готово! Документ ушел контрагенту. Статус сменится на «Отправлен» → «Доставлен» → «Подписан всеми» (после действий второй стороны).

Способ 2: Через десктопное приложение (СБИС++ / СБИС Плагин)

Удобен для массовой работы, работы с большими объемами и использования горячих клавиш. Интерфейс похож на классический Outlook/1С.

1. Запустите приложение СБИС++ (или старую версию СБИС Плагин) и войдите под своим пользователем.
2. Перейдите в раздел «Документы» → «Исходящие».
3. Нажмите Ins (Insert) или кнопку «Создать» → «Договор».
4. Заполните реквизиты аналогично веб-версии (Получатель, Номер, Дата, Тема).
5. Во вкладке «Файлы» нажмите «Добавить» → «Из файла» → выберите PDF.
6. Визирование: Дважды кликните по файлу во вкладке «Файлы» → откроется встроенный просмотрщик. На панели выберите инструмент «Виза» → расставьте места подписи → «Сохранить» (Ctrl+S).
7. Нажмите кнопку «Подписать» на панели инструментов (или Ctrl+Shift+P). Выберите сертификат, введите ПИН.
8. Нажмите «Отправить» (Ctrl+Enter или кнопка на панели). Выберите способ доставки → «ОК».

Способ 3: Через мобильное приложение «СБИС» (iOS / Android)

Идеально для быстрой подписания «в один клик» со смартфона, если ЭП хранится в облаке (СБИС ID) или на токене с NFC/Bluetooth (например, JaCarta, eToken с поддержкой мобильных ОС).

1. Откройте приложение, авторизуйтесь (через СБИС ID, QR-код с ПК или логин/пароль);
2. На главном экране или в меню выберите «Документы» → «Создать» (значок «+»).
3. Тип: Договор.
4. Выберите контрагента из списка или найдите по ИНН.
5. Прикрепите файл: можно загрузить из «Файлов» телефона, Google Drive / iCloud, или отсканировать камерой (приложение сделает PDF).
6. Заполните Номер, Дату, Тему.
7. Нажмите «Подписать и отправить».
8. Подтвердите действие ЭП (Face ID / Touch ID / ПИН-код СБИС ID / ввод ПИН токена).

Важные нюансы и «подводные камни»

Виды подписания: Последовательное vs Параллельное

По умолчанию в СБИС стоит последовательное подписание: сначала подписываетесь вы (инициируете), потом уходит контрагенту.

• Если нужно, чтобы подписали коллеги из вашей организации ДО отправки контрагенту: в карточке документа (веб/десктоп) нажмите «Добавить подписанта» → выберите сотрудника своей орг. → поставьте галочку «Подписывает до отправки».
• Параллельное: все подписывают одновременно (редко используется для договоров).

Что делать, если у контрагента нет ЭДО?

В СБИС есть сервис «Доставка через Почту России» (или курьерские партнеры). При отправке выберите способ «Почта России». Система распечатает документ, заложит в конверт и отправит заказным письмом с уведомлением о вручении. Внимание: это платная услуга, тарифы смотрите в личном кабинете. Юридическая сила у такого документа возникает только после получения подписанного оригинала обратно.

Отзыв документа

Если вы ошиблись в файле или реквизитах, и документ еще не прочитан/не подписан контрагентом, его можно отозвать:

• Откройте документ в «Исходящих».
• Нажмите меню (три точки) → «Отозвать».
• Подпишите отзыв ЭП. Документ вернется в «Черновики» или будет удален у получателя.

Срок действия ссылки на подписание

Если вы отправляете ссылку на подписание неавторизованному пользователю (через «Пригласить к подписанию» по email/СМС), ссылка действует ограниченное время (обычно 30 дней). После истечения нужно создавать новый документ.

Автоматизация: Шаблоны и API

Если вы отправляете типовые договоры регулярно (например, оферты, договоры ГПХ, НДА):

• Шаблоны документов: В разделе «Администрирование» → «Шаблоны документов» можно создать заготовку с заполняемыми полями (переменными: {{Название}}, {{ИНН}}, {{Сумма}}) и расставленными визами. Тогда создание договора займет 30 секунд: «Создать из шаблона» → заполнить поля → отправить.
• СБИС API / SDK: Для интеграции с 1С, CRM (Битрикс24, АмоCRM), собственными системами. Позволяет генерировать PDF, создавать документ в СБИС, подписывать и отправлять программно без участия человека. Документация: api.sbis.ru.

Чек-лист перед нажатием «Отправить»

Частые ошибки и их решение

Ошибка: «Ошибка проверки ЭП / Недействительный сертификат»

Причина: Истек срок действия сертификата, отозван УЦ, не установлен корневой сертификат УЦ в «Доверенные корневые центры сертификации» Windows/браузера. Решение: Обновите сертификат, проверьте цепочку доверия в КриптоПро CSP → Сервис → Просмотреть сертификаты.

Ошибка: «Файл не может быть подписан / Поврежден PDF»

Причина: PDF версии 2.0+, портфолио PDF, защита от изменений. Решение: Откройте в Adobe Acrobat / Chrome → «Печать» → «Microsoft Print to PDF» / «Сохранить как PDF». Это «выпрямит» структуру файла.

Контрагент не видит документ во «Входящих»

Причина: У контрагента несколько организаций в СБИС, документ пришел в другую; или у них отключены уведомления; или документ застрял в «Спаме»/«Неопознанных». Решение: Попросите контрагента поискать по ИНН/Номеру во «Всех документах», проверить настройки маршрутов в админке СБИС.

Кнопка «Отправить» неактивна

Причина: Документ не подписан вами (нет ЭП отправителя), не заполнено обязательное поле (Получатель, Номер), файл не загружен.

Направление договора на подписание в СБИС — процесс простой, если соблюдать алгоритм: Подготовка PDF → Создание карточки → Визирование → Подпись своей ЭП → Отправка. Использование виз и шаблонов снижает риск ошибок до минимума. При возникновении технических сложностей всегда обращайтесь в техподдержку СБИС (чат в правом нижнем углу веб-версии или телефон ‑‑‑) — они отвечают быстро и помогают разобраться с конкретными кодами ошибок КриптоПро.

Совет: Ведите журнал исходящих договоров (можно в Excel/Google Таблицах или CRM) с колонками: Номер, Дата, Контрагент, Статус СБИС (Отправлен/Подписан/Отозван), Ссылка на документ в СБИС. Это спасает при аудите и поиске «где тот договор».