С 1 января 2020 года в России вступил в силу Федеральный закон от № 439-ФЗ, который ввел обязательное ведение трудовых книжек в электронном виде (ЭТК). Однако работник сохраняет право выбрать формат: продолжить ведение бумажной книжки или полностью перейти на электронный формат. Для реализации этого выбора необходимо написать соответствующее заявление. В данной статье подробно разберем, как правильно составить такой документ в 2026 году, какие нюансы учитывать и какие ошибки избегать.

Правовая основа и суть перехода на ЭТК

Согласно ст. 66.1 ТК РФ и Закону № 439-ФЗ, ведение трудовой книжки в электронном виде является основным правилом по умолчанию для всех, кто трудоустраивается впервые. Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, он должен принять решение и уведомить работодателя о своем выборе.

• Вариант 1: Переход на ЭТК. Бумажная книжка забирается у работника для хранения (или возвращается на руки по требованию), новые записи в нее не вносятся. Вся история трудовой деятельности переносится в базу данных Пенсионного фонда (СФР).
• Вариант 2: Остаться на бумажном носителе. Работодатель продолжает вести бумажную книжку, но обязан дублировать сведения в СФР (информацию о приеме, переводе, увольнении).

Важно: Срок для подачи заявления о выборе формата для работавших граждан до 2020 года истек 31 декабря 2020 года. Если заявление не было подано вовремя, по умолчанию считается, что работник выбрал электронный формат (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Тем не менее, подать заявление можно и сейчас — оно зафиксирует волю работника дееспособно.

Когда и кому подается заявление?

Ситуация А: При приеме на работу (новый сотрудник)

Заявление пишется в день трудоустройства (до оформления приказа о приеме) и передается в кадровую службу / бухгалтерию / работодателю. Если человек работает впервые — ЭТК заводится автоматически, заявление на «выбор» не требуется (но часто берут заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности).

Ситуация Б: Уже работающий сотрудник (смена формата)

Заявление можно написать в любой рабочий день. Оно вступает в силу с момента подачи. Работодатель обязан уведомить СФР о выборе работника в течение установленных сроков (обычно до дня следующего за днем принятия решения).

Ситуация В: Восстановление утраченной бумажной ТК

Если бумажная книжка утеряна, а работник хочет получить дубликат в бумаге, он пишет заявление о продолжении ведения в бумажном виде. Если согласен на ЭТК — заявление о переходе на электронный формат.

Структура и обязательные реквизиты заявления

Единой утвержденной государством формы (бланка) для данного заявления не существует. Оно пишется в свободной письменной форме, но должно соответствовать общим правилам деловой переписки (ГОСТ Р 7.0.97-2016) и содержать обязательные реквизиты:

1. Шапка документа:
   • Кому: ФИО руководителя организации / ИП (в дательном падеже), название организации.
   • От кого: ФИО работника (в родительном падеже), должность, структурное подразделение.
   • Контактные данные работника: телефон, email (по желанию, для связи).
2. Название документа: «ЗАЯВЛЕНИЕ» (по центру строки). Ниже уточняют: «о выборе способа ведения трудовой книжки» или «о переходе на электронную трудовую книжку» / «о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме».
3. Текст заявления (суть просьбы): Четкое формулирование выбора.
4. Дата составления (число, месяц словами, год).
5. Личная подпись работника с расшифровкой.

Образцы текстов заявления (Готовые формулировки)

Ниже приведены типичные варианты текста, используемые в кадровой практике (в т.ч. на основании рекомендаций КонсультантПлюс, 1С:ЗУП и профильных изданий за 2024–2026 гг.).

Вариант 1: Заявление о переходе на Электронную трудовую книжку (ЭТК)

Вариант 2: Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки

Вариант 3: Универсальный образец (для отчета ЕФС-1 / СФР)

Часто в программах (например, 1С:ЗУП 8.3) используется формулировка, привязанная к отчетности (ЕФС-1, раздел 1.1):

Пошаговая инструкция: как оформить и сдать документ

1. Подготовка: Скачайте образец (или напишите самому по шаблону выше). Заполните на компьютере или от руки (чернилом синего или черного цвета).
2. Проверка данных: Убедитесь в правильности серии и номера существующей бумажной ТК (если есть), ФИО руководителя, названия организации (согласно Уставу).
3. Подача: Передайте заявление лично в HR-отдел, секретариат или руководителю (если малый бизнес).
4. Получение отметки о принятии: Обязательно попросите поставить входящий номер и дату на вашей копии заявления (второй экземпляр). Это ваше доказательство подачи в срок.
5. Действия работодателя:
   • При переходе на ЭТК: работодатель направляет сведения в СФР (форма ЕФС-1, раздел 1.1) в течение 3 рабочих дней. Бумажную ТК аннулирует (штамп «Ведение прекращено в связи с переходом на ЭТК») и возвращает работнику или хранит по его письменному заявлению.
   • При выборе бумаги: работодатель продолжает вносить записи в ТК и направляет сведения в СФР для формирования ЭТК «параллельно».

Особенности оформления в 2026 году (Актуальные нюансы)

Электронное взаимодействие (ЭДО / Госуслуги)

В 2026 году все чаще применяется подача заявления через личный кабинет на портале Госуслуг или через системы ЭДО (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн), интегрированные с 1С. В этом случае бумажное заявление не требуется — достаточно действия «Подтвердить выбор формата ТК» в ЛК работника. Работодатель получает уведомление автоматически.

Работа в 1С:ЗУП 8.3 (ред. 3.1 и выше)

В программе документ называется: «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (раздел «Кадры» — «Документы кадрового учета»).

1. Заполняется шапка (сотрудник, организация).
2. Во вкладке «Основное» выбирается: «Вид трудовой книжки: Электронная» или «Бумажная».
3. При выборе «Электронная» появляется флаг «Вернуть бумажную ТК работнику».
4. На основании документа формируется приказ и данные для ЕФС-1.

Сроки уведомления СФР (ЕФС-1)

Работодатель обязан сдать отчет ЕФС-1 (раздел 1.1 «Сведения о выборе работником способа ведения трудовой книжки») не позднее дня, следующего за днем поступления заявления (или принятия решения). Просрочка грозит штрафами по ст. 15.5.1 КоАП РФ (от 300 до 500 руб. за каждого работника для должностных лиц).

Частые ошибки и риски

• Отсутствие копии с отметкой о принятии. Без нее невозможно доказать, что заявление подано вовремя, если работодатель «забыл» сдать ЕФС-1.
• Неправильная формулировка «Прошу предоставить ЭТК». ЭТК не «предоставляется» как документ — она водится в системе СФР. Правильно: «Прошу вести трудовую книжку в электронном виде».
• Игнорирование уведомления о правах. Работодатель обязан уведомить работника о правах и обязанностях при выборе формы ТК (письменно под роспись). Если этого не было, заявление могут оспорить.
• Утеря бумажной ТК при переходе на ЭТК. Если работник просил вернуть ТК на руки, а работодатель ее утерял, это грубое нарушение (ст. 66.1 ТК РФ, ст. 234 УК РФ). Всегда берите ТК под расписку в журнале выдачи или на своей копии заявления.
• Двойное ведение без основания. Нельзя одновременно вести две полноценные трудовые книжки (бумажную и электронную) как независимые документы. Бумажная при переходе на ЭТК «замораживается».

Ответы на популярные вопросы (FAQ)

Можно ли сменить выбор позже?

Да. Закон не ограничивает количество смен формата. Можно написать новое заявление в любой момент (например, вернуть бумажную ТК в оборот или уйти на ЭТК). Каждая смена фиксируется в ЕФС-1.

Что если я уволен, а заявление не писал?

Если вы работали до 2020 г. и не подали заявление до , вы автоматически считаетесь перешедшим на ЭТК. При увольнении работодатель обязан выдать выписку из ЭТК (формы СТД-Р) или предоставить доступ к ней через Госуслуги. Бумажная ТК (если была) должна быть возвращена вам.

Нужно ли нотариальное заверение заявления?

Нет. Заявление пишется в простой письменной форме. Нотариус не нужен.

Где посмотреть свою ЭТК?

В личном кабинете на Госуслугах (раздел «Работа и пенсия», «Трудовая книжка») или в приложении «СФР». Также можно заказать выписку в МФЦ или через работодателя.

Адрес регистрации СФР для направления сведений?

Сведения направляются в территориальный орган СФР по месту нахождения работодателя (юридического адреса или отделенного подразделения). Конкретный адрес и телефон лучше уточнить на сайте sfr.gov.ru в разделе «Контакты» для вашего региона (например, для ХМАО-Югры, г. * — отделение № *).

Чек-лист для работодателя (для самопроверки)

Если вы — HR-специалист или ИП, принимающий заявление:

• [ ] Получено заявление в 2-х экземплярах (один у работника с отметкой о приеме).
• [ ] Работник ознакомлен с правами/обязанностями под роспись (отдельный лист или на заявлении).
• [ ] Сформирован приказ о выборе способа ведения ТК (не обязателен по закону, но рекомендуется для внутреннего учета).
• [ ] Внесены данные в программу учета (1С и др.) для генерации ЕФС-1.
• [ ] ЕФС-1 (раздел 1.1) сдан в СФР в срок (день следующего за днем заявления).
• [ ] При выборе ЭТК: бумажная ТК аннулирована, возвращена работнику или передана на хранение под расписку.

Написание заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде — процедура простая, но требующая внимательности к формулировкам и срокам. В 2026 году приоритет отдается электронному документообороту: максимально удобно оформить выбор через Госуслуги или ЭДО. Если вы предпочитаете бумажный вариант — зафиксируйте свою волю письменным заявлением с обязательным получением копии с входящим номером. Это гарантирует сохранность вашего трудового стажа и отсутствие споров с работодателем и СФР в будущем.

Данная статья подготовлена на основе актуального законодательства (ТК РФ, ФЗ-439), разъяснений Минтруда, СФР, материалов систем «КонсультантПлюс», «1С:ИТС» и судебной практики на . Информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.