Когда сотрудник уходит в отпуск, его рабочие функции не исчезают, их должен кто-то выполнять․ Для этого оформляется временное возложение обязанностей на другого работника․ Одним из ключевых документов в этой процедуре является заявление на исполнение обязанностей на время отпуска․ В статье разберём, когда оно нужно, как его правильно составить и какие нюансы учесть․
Когда требуется заявление
Заявление о возложении обязанностей на время отпуска составляется в следующих ситуациях:
- сотрудник изъявляет желание замещать коллегу на период его отпуска;
- работодатель предлагает работнику временно исполнять обязанности отсутствующего, и требуется письменное согласие;
- необходимо официально зафиксировать передачу служебных функций, чтобы избежать споров по оплате и объёму работ․
Важно понимать: в Трудовом кодексе РФ нет специальных правил, детально регулирующих временное замещение․ Однако ст․ 60․2 ТК РФ устанавливает, что поручение дополнительной работы возможно только с письменного согласия работника․ Именно заявление (или согласие) и становится таким подтверждением․
Какие бывают варианты замещения
- Временное исполнение обязанностей без освобождения от основной работы, сотрудник совмещает свои функции и функции отпускника (ст․ 60․2 ТК РФ)․
- Временный перевод — работник полностью освобождается от своих обязанностей и занимает должность отсутствующего (ст․ 72․2 ТК РФ)․
- Совместительство — выполнение дополнительной работы в свободное от основной работы время (ст․ 60․1 ТК РФ)․
От выбранного варианта зависит содержание заявления и последующего приказа․
Структура и правила составления заявления
Унифицированной формы заявления не существует, поэтому оно пишется в свободной форме, но с соблюдением делового стиля․ Документ должен содержать:
Шапку (правый верхний угол)
- адресат, должность и Ф․И․О․ руководителя (например: «Генеральному директору ООО «*» Иванову И․И․»);
- от кого, должность, структурное подразделение и Ф․И․О․ заявителя (например: «от ведущего специалиста отдела продаж Петровой А․С․»)․
Название документа
По центру — слово «Заявление» (или «Согласие», если документ оформляется как согласие на замещение)․
Основной текст
Здесь указывается:
- согласие (или просьба) на исполнение обязанностей временно отсутствующего работника;
- Ф․И․О․ и должность замещаемого сотрудника;
- причина отсутствия (ежегодный оплачиваемый отпуск);
- точный период замещения (даты начала и окончания);
- условия оплаты — размер доплаты, если она предусмотрена;
- при необходимости — перечень передаваемых полномочий (например, право подписи документов)․
Дата и подпись
В конце ставится дата составления и подпись заявителя с расшифровкой․
Образец заявления
Генеральному директору
ООО «*»
Сидорову С․С․
от менеджера отдела логистики
Кузнецовой Е․В․
Заявление
Прошу возложить на меня исполнение обязанностей начальника отдела логистики Смирнова Д․А․ на время его ежегодного оплачиваемого отпуска в период с по без освобождения от выполнения обязанностей по основной должности․
С условиями доплаты в размере 30% от оклада по замещаемой должности согласна․
Кузнецова Е․В․ Кузнецова
Что происходит после подачи заявления
- Руководитель рассматривает заявление и ставит резолюцию․
- Кадровая служба готовит приказ о возложении обязанностей временно отсутствующего работника․ В нём указываются: основание (отпуск), Ф․И․О․ замещающего и замещаемого, срок, объём полномочий, размер доплаты․
- С приказом работника знакомят под подпись․
- При необходимости заключается дополнительное соглашение к трудовому договору (особенно при временном переводе)․
Частые ошибки и рекомендации
- Отсутствие письменного согласия․ Устная договорённость не защищает ни работника, ни работодателя․ Всегда оформляйте документы письменно․
- Не указан размер доплаты․ По ст․ 151 ТК РФ доплата обязательна, а её размер определяется соглашением сторон; Зафиксируйте сумму в заявлении или приказе․
- Размытые сроки․ Всегда указывайте конкретные даты начала и окончания замещения․
- Передача права подписи без оформления․ Если замещающий будет подписывать финансовые или кадровые документы, это нужно прямо прописать в приказе, а при необходимости — оформить доверенность․
- Замещение руководителя․ На время отпуска директора приказ о возложении обязанностей особенно важен: без него заместитель не сможет законно подписывать документы и представлять интересы компании․
Можно ли отказаться от замещения
Да․ Дополнительная работа по ст․ 60․2 ТК РФ выполняется только с согласия работника․ Если согласие уже дано, работник вправе досрочно отказаться от выполнения дополнительных обязанностей, предупредив работодателя в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня․ Для этого подаётся соответствующее заявление об отказе от исполнения обязанностей․
Заявление на исполнение обязанностей на время отпуска, простой, но юридически значимый документ․ Он защищает интересы обеих сторон: работник получает гарантированную доплату и чётко очерченный круг задач, а работодатель — письменное согласие, необходимое по ТК РФ․ Составьте заявление по приведённому образцу, согласуйте условия и убедитесь, что на его основе издан приказ — тогда период отпуска коллеги пройдёт без кадровых и юридических проблем․