Получение трудовой книжки на руки — это право работника‚ закрепленное ст․ 66․1 ТК РФ․ Ситуации‚ когда это требуется‚ бывают разными: увольнение‚ переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)‚ получение дубликата взамен утерянной или просто необходимость предъявить документ новому работодателю․ В этой статье мы разберем‚ как правильно составить заявление‚ какие нюансы учитывать в 2026 году и какие документы могут понадобиться․

Основные основания для выдачи трудовой книжки

Согласно Трудовому кодексу и судебной практике (в т․ч․ материалам (Погорельская М․Л․‚ Аминов В․Л․) (АйСи Групп‚ 2019))‚ работодатель обязан выдать трудовую книжку в следующих случаях:

• При увольнении — в день прекращения трудового договора (п․ 4‚ 5 ст․ 65 ТК РФ)․
• При переходе на ЭТК — работник пишет заявление об отказе от бумажного носителя․
• При выдаче дубликата, взамен утерянной или испорченной книжки (записи вносятся только в титульный лист дубликата)․
• По требованию работника — например‚ для предъявления в банк‚ ПФР (СФР) или новому работодателю (хотя при приеме на работу оригинал обычно оставляют у себя)․

Образец заявления: структура и обязательные реквизиты

Единой утвержденной формы заявления на получение трудовой книжки не существует‚ оно пишется в свободной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты‚ установленные ст․ 65 ТК РФ и правилами делопроизводства․

Шапка документа

1. Кому: Должность руководителя организации (Директору ООО «»‚ ИП )․
2. От кого: ФИО работника полностью‚ должность‚ структурное подразделение (если есть)․
3. Адрес организации: г․ ‚ ул․ ‚ д․ * (частично скрыто)․

Основная часть

Текст заявления зависит от ситуации․ Ниже приведены самые частые варианты․

Вариант 1: При увольнении (стандартный)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Директору ООО «»
Иванову И․И․ (ФИО руководителя)
от менеджера отдела продаж
Петрова П․П; (ФИО работника)
О выдаче трудовой книжки

Прошу выдать мне трудовую книжку (серия ‚ номер ) в связи с увольнением по собственному желанию (п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ) от  г․ (дата увольнения по приказу № )․

С уведомлением о необходимости получения трудовой книжки ознакомлен(а)‚ подпись поставлена․

Вариант 2: Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2020 года работники могут перейти на ЭТК в любой момент․ Для этого нужно написать заявление работодателю․ После получения заявления компания обязана отчитаться в Соцфонд (СФР) формой ЕФС-1․

ЗАЯВЛЕНИЕ

Директору ООО «»
Иванову И․И․
от бухгалтера
Сидоровой С․С․
О переходе на электронную трудовую книжку

На основании ст․ 66․1 ТК РФ прошу перевести мою трудовую книжку в электронный вид․ Бумажную трудовую книжку (серия ‚ номер *) прошу выдать мне на руки для хранения․

Вариант 3: Получение дубликата (взамен утерянной/испорченной)

В этом случае заявление пишется в том же месте работы (или последнем месте работы‚ если организация ликвидирована — тогда в архив)․ В книжке дубликата делается отметка о выдаче взамен утраченной․

Порядок подачи и получения: пошаговый процесс

1. Подготовка копий․ Рекомендуется сделать копии всех страниц трудовой книжки (титульный лист‚ записи о приеме‚ переводах‚ увольнении) перед тем‚ как отдавать оригинал или получать его на руки․ Это актуально на для личного архива․
2. Подача заявления․ Заявление пишется в 2 экземплярах․ Один остается у работодателя (в личном деле)‚ второй — с отметкой о принятии (входящий номер‚ дата‚ подпись HR-специалиста) остается у вас․
3. Оформление в книге учета․ Кадровик делает запись в книге учета движения трудовых книжек (колонка 11 — порядковый номер записи‚ Дата — г․ или текущая дата выдачи‚ Сведения о работе — «Подано письменное заявление о выдаче․․․»)․
4. Выдача и расписка․ Работодатель выдает книжку под расписку․ Важно: расписку лучше писать от руки (для возможности графиологической экспертизы при спорах)․ В расписке указываются реквизиты книжки (серия‚ номер)‚ дата получения‚ ФИО полностью․

Если работник не пришел за книжкой: действия работодателя

Если в день увольнения работник не явился за документом‚ работодатель обязан уведомить его письменно о необходимости забрать трудовую книжку (п․ 4 ст․ 84․1 ТК РФ)․

• Уведомление направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении на адрес регистрации/проживания работника (адрес скрыт: г․ ‚ ул․ ‚ кв․ *)․
• В уведомлении указывается срок‚ в течение которого книжка будет храниться у работодателя․
• Копия уведомления и почтовый чек сохраняются в деле как доказательство исполнения обязанности․

Особенности 2026 года: бланки и электронные выписки

На текущий момент () действуют два образца бланков трудовой книжки:

• Образец 2004 года (Постановление Правительства РФ от № 225)․
• Образец 2023 года (Постановление Правительства РФ от № 1393)․

Оформить новую или дубликат можно на любом из этих бланков․ При этом‚ если работник перешел на ЭТК‚ бумажная книжка выдается ему на руки для хранения‚ а ведение ведется только в электронном виде․ При необходимости можно получить бумажную выписку из ЭТК у нынешнего или бывшего работодателя или через Госуслуги/СФР․

Частые ошибки и риски

Резюме: чек-лист для работника

• [ ] Написал(а) заявление в 2 экземплярах (на имя директора/ИП)․
• [ ] Указал(а) правильное основание (увольнение‚ переход на ЭТК‚ дубликат)․
• [ ] Поставил(а) личную подпись и дату ()․
• [ ] Получил(а) второй экземпляр с отметкой о принятии (вх․ номер‚ дата‚ подпись HR)․
• [ ] Сделал(а) копии всех страниц ТК перед выдачей/получением․
• [ ] Получил(а) ТК на руки‚ написал(а) расписку от руки в книге учета или на отдельном листе․
• [ ] Проверил(а) правильность последней записи (увольнение/перевод/переход на ЭТК) — дата‚ основание‚ ссылка на приказ․

Статья подготовлена на основании действующего Трудового кодекса РФ‚ Постановлений Правительства РФ‚ Приказов Минтруда и судебной практики на ․ Персональные данные (ФИО‚ адреса‚ телефоны‚ номера документов) частично заменены на * в целях конфиденциальности․