Заявление — один из самых распространённых документов в деловом обороте․ Нередко возникает ситуация, когда заявление подаётся не в оригинале, а в виде копии, либо к нему прилагаются копии других документов․ В этой статье разберём, как правильно оформить шапку заявления, как указать, что подаётся копия, и каких ошибок следует избегать․
Что такое шапка заявления
Шапка — это верхняя часть документа, которая содержит сведения об адресате и заявителе․ Она располагается в правом верхнем углу листа формата А4․ Стандартная шапка включает:
- должность и Ф․И․О․ адресата (в дательном падеже — кому);
- наименование организации или учреждения;
- должность и Ф․И․О․ заявителя (в родительном падеже — от кого);
- адрес и контактные данные заявителя (при необходимости)․
Как указать в шапке, что подаётся копия
Существует несколько ситуаций, когда требуется отметка о копии:
Заявление подаётся в несколько инстанций
Если один и тот же документ направляется нескольким адресатам, в шапке после основного адресата указывается строка «Копия:» с перечислением остальных получателей․ Например:
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И․ И․
от менеджера отдела продаж
Петрова П․ П․
Копия: начальнику отдела кадров
Сидоровой С․ С․
К заявлению прилагаются копии документов
В этом случае в шапке ничего дополнительно писать не нужно — перечень копий указывается в конце заявления в разделе «Приложение»․ Например:
Приложение:
- Копия паспорта — на 1 л․ в 1 экз․
- Копия трудовой книжки — на 3 л․ в 1 экз․
Подаётся копия ранее поданного заявления
Если вы подаёте копию заявления (например, повторно или в другой орган), в шапке или под ней делается отметка «Копия» либо «Копия верна»; На копии также желательно указать дату и подпись лица, заверившего копию․
Образец шапки заявления с отметкой о копии
Руководителю Управления социальной защиты
г․ Новосибирска
Кузнецову А․ В․
от Смирновой Елены Дмитриевны,
проживающей по адресу:
г․ Новосибирск, ул․ Ленина, д․ , кв․
тел․: +7 () —
Копия: в архив отдела пособий
Правила оформления: важные нюансы
- Падежи․ Адресат указывается в дательном падеже (кому?), заявитель, в родительном (от кого?)․
- ․ Слово «Заявление» пишется по центру после шапки, с прописной буквы, без точки в конце․
- Дата и подпись․ Ставятся в конце документа: дата слева, подпись справа․
- Заверение копий․ Если требуется заверенная копия, на ней проставляется надпись «Верно», должность, подпись и Ф․И․О․ заверителя, дата и печать (при наличии)․
- Индекс․ При подаче заявления в суд или госорганы обязательно указывайте почтовый индекс адресата и заявителя (например, 630*) — это требование ст․ 131 ГПК РФ․
Частые ошибки
- указание адресата в неправильном падеже;
- отсутствие отметки «Копия» при направлении документа нескольким лицам;
- пропуск перечня приложений, когда к заявлению прилагаются копии;
- точка после слова «Заявление»;
- отсутствие даты и подписи на копии документа․
Оформить шапку заявления с указанием копии несложно: достаточно добавить строку «Копия:» с данными дополнительного адресата либо проставить отметку «Копия верна» при заверении․ Главное — соблюдать стандартную структуру документа, правильные падежи и не забывать о дате и подписи․ Корректно оформленное заявление быстрее принимается к рассмотрению и не возвращается на доработку․