График отпусков — это обязательный локальный нормативный акт (ЛНА), который должен быть у каждой организации и индивидуального предпринимателя, нанимающего работников. С 2026 года требования к его ведению остаются строгими, а ошибки в составлении или несвоевременное утверждение могут привести к штрафам и трудовым спорам. В этой статье подробно разберем, как правильно составить график отпусков, какой образец заполнения использовать актуально на сегодня и какие дедлайны соблюдать.

Нормативная база и обязательность документа

Основанием для составления графика служат:

• Ст. 123 ТК РФ, обязанность работодателя составлять и утверждать график ежегодно.
• Постановление Госстата РФ от № 1, утверждает унифицированную форму Т-7 (для основных отпусков) и форму Т-7а (для дополнительных отпусков). Использование этих форм рекомендуется, но организации могут разработать свои формы, закрепив их в учетной политике или локальном акте.
• Внутренний трудовой распорядок и коллективный договор (при наличии).

Важно: Даже если в организации работает 1 сотрудник (кроме самого работодателя-ИП), график отпусков составлять обязательно. Исключение — только если у ИП нет наемных работников.

Сроки утверждения на 2026–2027 годы

Согласно общему правилу (ч. 3 ст. 123 ТК РФ), график на следующий календарный год должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала года, то есть до 17 декабря текущего года.

Этапы подготовки графика отпусков

1. Сбор заявлений от сотрудников. За 2–3 месяца до утверждения (октябрь–ноябрь) разослать служебную записку или опросники с просьбой указать желательные даты отпуска на следующий год.
2. Согласование с выборным органом профсоюза. Если в организации есть профсоюз, проект графика согласовывается с ним (ст. 372 ТК РФ). Срок согласования — обычно 5 рабочих дней, если иное не установлено коллективным договором.
3. Формирование проекта в форме Т-7. Заполнение табличной части с учетом пожеланий сотрудников и производственной необходимости.
4. Утверждение приказом (распоряжением). Директор подписывает приказ об утверждении графика. На приказе ставится дата — не позднее 17 декабря.
5. Ознакомление сотрудников под роспись. Каждый работник должен подписаться в самом графике (колонка 8 формы Т-7) или в отдельном листе ознакомления не позднее чем за 2 недели до начала своего отпуска.

Образец заполнения формы Т-7 (пошагово)

Рассмотрим заполнение основных колонок унифицированной формы Т-7 «График рабочих отпусков».

Шапка документа

• Наименование организации: Полное наименование согласно Уставу (например, ООО «Ромашка» или ИП Иванов И.И.).
• Код по ОКПО: Статистический код (если есть).
• Год: Календарный год, на который составляется график (например, 2027).
• Дата составления: Фактическая дата заполнения проекта.

Табличная часть (по колонкам)

Типичные ошибки и как их избежать

• Нарушение срока утверждения. График подписан 20 декабря или в январе следующего года. Риск: штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (для юрлиц 30–50 тыс. руб., для должностных лиц 1–5 тыс. руб.).
• Отсутствие ознакомления под роспись (колонка 8 пуста). Работник не знал о датах. Риск: признание отпуска неиспользованным вовремя, выплата компенсации, моральный вред.
• Игнорирование гарантированных категорий. Не учтены приоритетное право на выбор времени отпуска у: беременных, несовершеннолетних, работников до 18 лет, ветеранов труда, родителей многих детей и др. (ст. 123, 267 ТК РФ).
• Нарушение правила разделения отпуска. Основной отпуск (28 к.д.) можно разделить на части только по письменному заявлению работника. При этом хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Нельзя разбить на 3 части по 9 дней без согласия сторон на каждую часть.
• Перенос отпуска без заявления и приказа. Устная договоренность с начальником отдела не имеет юридической силы. Нужен приказ и запись в колонке 9.
• Несвоевременная выплата отпускных. Не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Нарушение — штрафы и компенсация за задержку.

Электронный документооборот и График отпусков

С 2026 года большинство организаций перешли на электронный документооборот (ЭДО) внутри компании (СЭД — система электронного документооборота).

• График отпусков (форма Т-7) может формироваться и храниться в электронном виде.
• Приказ об утверждении подписывается руководителем усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Ознакомление сотрудников происходит через личный кабинет в СЭД (подписание ЭП ОЭП/УКЭП или подтверждение по СМС/пуш-коду, если регламентировано локальным актом).
• Важно: Порядок ознакомления через СЭД должен быть закреплен в локальном акте (Положении об ЭДО или Политике конфиденциальности/обработки ПДн).

Изменения в графике в течение года

Жизнь вносит коррективы: болезнь, производственная необходимость, желание работника. Алгоритм действий:

1. Получить письменное заявление от работника (или служебную записку от руководителя подразделения).
2. Издать приказ о переносе/разделении/отзыве из отпуска.
3. Внести изменения в саму форму Т-7 (колонка 7 — новые даты, колонка 9 — основание/№ приказа).
4. Ознакомить работника с изменениями под роспись (в колонке 8 ставится новая дата и подпись, либо делается отдельный лист ознакомления с изменениями).
5. Согласовать изменения с профсоюзом (если требуется коллективным договором).

Ответственность за нарушения в 2026 году

Государственная инспекция труда (ГИТ) при проверках уделяет особое внимание:

• Наличию графика на текущий год.
• Своевременности утверждения (до 17 декабря).
• Наличию подписей работников в колонке 8 (факт ознакомления).
• Соответствию фактических дат отпусков (по приказам и табелям учета рабочего времени — формы Т-12/Т-13) утвержденному графику.

Штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ):

• На должностных лиц (директоров, HR), от 1 000 до 5 000 руб. (повторно — дисквалификация до 3 лет или штраф 10–20 тыс. руб.).
• На юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб. (повторно, 50–70 тыс. руб. или приостановка деятельности до 90 дней).
• На ИП, от 1 000 до 5 000 руб. (повторно — 10–20 тыс. руб. или приостановка до 90 дней).

Чек-лист для HR перед сдачей отчетности/проверкой

1. [ ] График на текущий год утвержден приказом до 17 декабря прошлого года?
2. [ ] Все сотрудники (в т.ч. уволенные в текущем году, если их отпуск пришелся на период работы) ознакомлены под роспись?
3. [ ] Даты в приказе об отпуске (ф. Т-6/Т-6а) совпадают с графиком (ф. Т-7)?
4. [ ] Есть ли приказ о переносе для каждого случая несоответствия?
5. [ ] Учтено право на нераздельный 14-дневный отдых при разбивке отпуска?
6. [ ] Оплачены отпускные не позднее 3 дней до начала?
7. [ ] График на следующий год подготовлен, согласован с профсоюзом и готов к подписи директора к 17 декабря?

График отпусков — не просто формальность для инспектора труда, а инструмент планирования кадров и финансов организации. Грамотное заполнение формы Т-7, соблюдение сроков утверждения (до 17 декабря) и обязательное ознакомление сотрудников под роспись — залог отсутствия штрафов и спокойных отношений с коллективом. Используйте приведенный выше образец заполнения как чек-лист при подготовке документа на 2027 год уже сейчас.

Данная статья носит информационный характер. При составлении документов рекомендуется обращаться к актуальному тексту ТК РФ и консультироваться с трудовым юристом с учетом специфики вашей организации. Персональные данные в примерах замаскированы (*).