Дата актуализации информации:
Общие сведения и статус учреждения
Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив документов по личному составу Сахалинской области» (ГБУ ГАДЛС СО) — это профильное архивное учреждение субъекта РФ, входящее в систему органов архивного дела Сахалинской области. Архив осуществляет государственную регистрацию, учет, хранение, научную обработку и использование архивных документов, относящихся к фондам по личному составу.
Согласно открытым источникам, учреждение было образовано в марте 2010 года, однако свою историю оно ведет с момента создания объединенного межведомственного архива при производственном управлении сельского хозяйства Сахалинской области. Это означает, что в его фондах концентрируются документы за длительный исторический период, охватывающий советское и современное время.
Адресное размещение и контактная информация
Архив расположен в административном центре области — г. Южно-Сахалинск. Важно отличать его от Государственного исторического архива Сахалинской области (ГБУ ГИАСО), который находится по другому адресу (ул. Дзержинского, 72). Архив по личному составу имеет отдельное здание.
Реквизиты местонахождения:
Адрес: г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, д. (по данным справочников: д. 33)
Телефон справочно-информационной службы / приемной: +7 (4242) — (указан в источниках как 72-78-48)
Режим работы читального зала и приема посетителей: уточняется по телефону или на официальных ресурсах (обычно будни, за исключением субботы, воскресенья и последней пятницы месяца, санитарный день).
Важно: Персональные данные сотрудников (фамилии руководителей, архивистов, контактные телефоны прямых линий) в соответствии с политикой конфиденциальности в данной статье маскируются символами *. Для связи с конкретным специалистом рекомендуется использовать общий справочный телефон или официальный сайт/почту учреждения.
Состав и объем архивных фондов
Фонды архива формируются за счет документов организаций Сахалинской области, подлежащих хранению в государственных архивах по личному составу. Основные категории документов:
- Документы личного происхождения: метрические книги (до 1917 г.), акты гражданского состояния (ЗАГС) — книги регистрации рождений, браков, смертей (после 1917 г.), документы об усыновлении, изменении имени и т.д.
- Документы по личному составу (трудовые, служебные, кадровые): личные дела, служебные списки, личные карточки, трудовые книжки, заказные листы, ведомости к зарплатам, приказы о приеме/увольнении/переводе, листы учета рабочего времени.
- Документы пенсионного обеспечения и социального страхования: дела личного учета застрахованных лиц, документы о назначении пенсий (до перехода к Пенсионному фонду/СФР).
- Документы образовательных и медицинских учреждений: личные дела учащихся, медицинские карты (по срокам хранения), документы о присвоении квалификаций.
По данным официального портала «Архивы России» и отчетов за прошлые годы, на хранении в архиве находится более 56 тыс. единиц хранения управленческой, научно-технической документации, а также документов личного происхождения и личного состава. (Для сравнения: в ГБУ ГИАСО фонд составляет более 661 тыс. единиц хранения, включая кинодокументы и фотофонд).
Предоставляемые услуги и порядок обращения
ГБУ ГАДЛС СО оказывает информационные услуги на основе архивных документов. Основные направления работы с пользователями:
- Социально-правовые запросы: выдача справок, выписок, копий документов для подтверждения стажа, зарплаты, факта рождения/брака/смерти, присвоения званий/наград, получения пенсии, жилья и т.д. Это наиболее востребованный вид услуг.
- Генеалогические и исторические запросы: поиск сведений о предках, восстановление родословных (в пределах сроков хранения и доступа к фондам).
- Научно-справочное обслуживание в читальном зале: возможность самостоятельной работы с описями и делом (при наличии допуска).
- Цифровые услуги: сканирование документов, предоставление копий на электронных носителях или по почте.
Порядок подачи запроса:
- Лично: в читальном зале по адресу: Коммунистический проспект, д. * (предъявление паспорта РФ).
- Почтой: заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес архива.
- Электронно: через официальный сайт Администрации Сахалинской области (раздел «Архивы»), портал «Госуслуги» (региональный раздел) или электронную почту учреждения (адрес маскируется: @.ru).
Сроки рассмотрения: согласно законодательству, архивные справки выдаются в течение 30 календарных дней с момента регистрации запроса (в сложных случаях срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя).
Особенности работы и актуальные проекты
Виртуальные выставки и просвещение
Архив активно ведет просветительскую деятельность. На портале «Архивы России» и в социальных сетях (в частности, группа на «Одноклассниках») регулярно публикуются виртуальные выставки, приуроченные к памятным датам (например, 100-летие архивной службы России, 80-летие архивной службы Сахалинской области, Год Победителя и т.д.). Экспозиции демонстрируют уникальные документы из фондов: личные дела фронтовиков, документы о строительстве объектов народного хозяйства, метрические записи ранних периодов освоения Сахалина и Курильских островов.
Цифровизация фондов
Ведется систематическая работа по цифровизации наиболее востребованных и изношенных фондов (метрические книги, личные дела крупных предприятий). Это позволяет удаленно предоставлять копии документов, снижая нагрузку на оригиналы и ускоряя выдачу справок.
Отличие от ГБУ «Государственный исторический архив Сахалинской области» (ГИАСО)
Пользователи часто путают два крупных государственных архива в Южно-Сахалинске. Ниже приведена сравнительная таблица для ориентировки:
| Характеристика | ГБУ ГАДЛС СО (Архив по личному составу) | ГБУ ГИАСО (Исторический архив) |
|---|---|---|
| Адрес | Коммунистический проспект, д. * | ул. Дзержинского, д. 72 |
| Основной профиль фондов | Документы по личному составу (кадры, ЗАГС, труд, пенсии), метрические книги | Документы органов власти, управления, предприятий, общественных организаций (фонды губез, облисполкома, краисполкома, заводов, газет, кинодокументы, фотофонд) |
| Объем фондов (ед. хр.) | ~ 56 000+ | ~ 661 000+ |
| Типичные запросы | Подтверждение стажа, зарплаты, родственных связей, фактов ЗАГС | История регионов, предприятий, репрессированных, топонимика, научные исследования |
Практическая рекомендация для пользователей
Перед обращением в архив рекомендуется:
- Собрать максимально полные входные данные: ФИО (включая прежние фамилии), точные/примерные даты рождения/смерти/работы, наименование организации (колхоза, совхоза, завода, учреждения), название населенного пункта.
- Уточнить сроки хранения: Документы ЗАГС (рождение — 100 лет, брак/смерть — 75 лет) становятся открытыми для широкого круга лиц после истечения сроков конфиденциальности. До этого срока справки выдаются только заинтересованным лицам (самому гражданину, супругу, детям, родителям, нотариусу, суду) по документам, удостоверяющим личность и родственные связи.
- Связаться по телефону +7 (4242) *— заранее для уточнения режима работы читального зала, стоимости услуг (платные/бесплатные категории) и необходимого пакета документов для личного визита.
Примечание: Данная статья составлена на основе открытых данных интернета (справочники Cataloxy, 2ГИС, портал «Архивы России», официальный сайт Администрации Южно-Сахалинска, соцсети) по состоянию на . Реквизиты и режимы работы могут меняться; актуальную информацию необходимо подтверждать непосредственно в учреждении.