Любая организация в процессе своей деятельности обменивается корреспонденцией: отправляет договоры контрагентам, получает письма из налоговой, банков, судов и госорганов. Однако директор не может лично посещать отделение почтовой связи каждый раз, когда нужно отправить или забрать письмо. Для этих целей компания выдаёт сотруднику доверенность на получение и отправление корреспонденции. Разберёмся, как правильно её оформить.
Когда нужна доверенность на почту от организации
Доверенность требуется в следующих ситуациях:
- сотрудник получает заказные и ценные письма, бандероли и посылки, адресованные организации;
- работник отправляет корреспонденцию от имени юридического лица (особенно заказные и ценные отправления с описью вложения);
- необходимо подписывать уведомления о вручении и почтовые квитанции;
- требуется получать почту, приходящую на абонентский ящик организации.
Если корреспонденцию получает или отправляет сам руководитель, доверенность не нужна — он действует от имени организации на основании устава. Всем остальным сотрудникам (секретарю, офис-менеджеру, курьеру, бухгалтеру) документ обязателен.
Форма и срок действия доверенности
Согласно ст. 185 ГК РФ, доверенность от юридического лица оформляется в простой письменной форме. Нотариальное удостоверение не требуется. Документ подписывается руководителем организации и заверяется печатью (при её наличии).
Обязательные реквизиты:
- наименование организации, ИНН, ОГРН, юридический адрес;
- дата составления (без неё доверенность ничтожна — ст. 186 ГК РФ);
- ФИО, паспортные данные и должность уполномоченного сотрудника;
- перечень полномочий (получение, отправка, подпись документов);
- срок действия;
- подпись руководителя и печать организации.
Срок действия организация устанавливает самостоятельно. Обычно доверенность выдаётся на 1 год, но можно указать и более длительный период — максимальный срок законом не ограничен.
Образец доверенности на отправление и получение писем
ДОВЕРЕННОСТЬ № 12
на получение и отправление почтовой корреспонденции
г. Москва «___» _________ 2026 г.
Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор»), ИНН 77456, ОГРН 117745, юридический адрес: 115, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, оф. 2, в лице генерального директора Иванова Петра Сергеевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает:
Смирнову Анну Владимировну, паспорт: серия 45* № 7834, выдан ОМ УФМС России по г. Москве «___» _________ 20 г., зарегистрированную по адресу: г. Москва, ул. Образцовая, д. 5, кв. 1,
получать и отправлять от имени ООО «Вектор» в отделениях почтовой связи любые почтовые отправления, включая простые, заказные и ценные письма, бандероли, посылки, отправления с описью вложения и наложенным платежом, а также подписывать уведомления о вручении, почтовые квитанции, описи вложения и иные документы, связанные с исполнением настоящей доверенности.
Доверенность выдана без права передоверия сроком до 31 декабря 2026 года.
Образец подписи уполномоченного лица: _____________ /Смирнова А.В./
Генеральный директор ООО «Вектор» _____________ /Иванов П.С./
М.П.
Нюансы оформления
- Дата выдачи обязательна. Без неё доверенность признаётся ничтожной, и сотруднику откажут в выдаче корреспонденции.
- Перечисляйте полномочия максимально полно. Если нужно отправлять ценные письма с описью вложения — прямо укажите это, иначе сотруднику могут отказать.
- Печать не обязательна, если организация отказалась от неё, но на практике почтовые работники часто её запрашивают — лучше поставить.
- Фирменный бланк использовать не обязательно, но желательно — это снижает риск вопросов со стороны почты.
- Доверенность можно оформить сразу на нескольких сотрудников или выдать каждому отдельный документ.
- При увольнении сотрудника доверенность следует отозвать и уведомить об этом отделение почтовой связи.
Доверенность на отправление и получение писем — простой, но необходимый документ для любой организации, где почтой занимается не директор. Оформите её в письменной форме, укажите дату, полные паспортные данные сотрудника, подробный перечень полномочий и срок действия. Такой документ без проблем примут в любом отделении Почты России.