Ситуация, когда сотрудник уходит в очередной оплачиваемый отпуск, а его обязанности распределяются среди оставшихся коллег,, стандартная практика для любого предприятия․ Однако незнание нюансов Трудового кодекса РФ (ТК РФ) часто приводит к нарушениям: отсутствию доплаты, неправильному оформлению приказа или игнорированию письменного согласия работника․ В этой статье подробно разберем алгоритм действий, размеры доплат и предоставим актуальные образцы документов на 2026 год․
Правовая база: что говорит ТК РФ?
Ключевыми нормами, регулирующими данный процесс, являются:
- Часть 3 статьи 60․2 ТК РФ, определяет порядок выполнения работы по совместительству (исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы)․
- Часть 2 статьи 151 ТК РФ — устанавливает обязательность установления доплаты за такую работу․
- Статья 72․2 ТК РФ — регулирует временный перевод (если замещение оформляется как перевод, а не совместительство — это важное различие)․
Важный момент: Исполнение обязанностей отпускника не является временным переводом на другую должность (ст․ 72․2 ТК РФ), если работник продолжает выполнять свою работу․ Это именно совместительство (совмещение) по ст․ 60․2 ТК РФ․ Соответственно, трудовой договор не меняется, а заключается дополнительное соглашение или пишется заявление, а основным документом становится приказ․
Можно ли возложить обязанности на двух и более сотрудников?
Да, законодательство не запрещает распределить функции отсутствующего коллеги между несколькими людьми․ Согласно разъяснениям Роструда и судебной практике (отражено в источниках типа КонсультантПлюс, «Главная книга» за 2024–2026 гг․), возложение обязанностей сразу на двух сотрудников возможно и законодательству не противоречит․
В таком случае для каждого замещающего сотрудника необходимо оформить отдельный пакет документов:
- Приказ (распоряжение) о поручении дополнительной работы (ч․ 3 ст․ 60․2 ТК РФ)․
- Приказ об установлении доплаты (ч․ 2 ст․ 151 ТК РФ)․
- Дополнительное соглашение к трудовому договору (или заявление сотрудника)․
Алгоритм оформления замещения на время отпуска (пошагово)
Шаг 1․ Инициатива и письменное согласие
Работодатель не может заставить сотрудника выполнять чужую работу бесплатно или без согласия․ Необходимо получить письменное согласие работника․ Оно может быть оформлено двумя способами:
- Заявление от работника с просьбой поручить ему обязанности коллеги на время отпуска с указанием размера доплаты․
- Дополнительное соглашение к трудовому договору (наиболее правозащищенный вариант), где фиксируются: перечень дополнительных обязанностей, срок действия (даты отпуска основного сотрудника), размер доплаты, порядок оплаты․
Совет: В заявлении/соглашении обязательно укажите ФИО отпускника, номер и дату приказа об отпуске, конкретный период замещения․
Шаг 2․ Определение размера доплаты
Закон (ч․ 2 ст․ 151 ТК РФ) говорит: доплата устанавливается по соглашению сторон, но не может быть ниже минимального размера, установленного коллективным договором, локальным нормативным актом (ЛНА) или трудовым договором․
Практика расчета (образцы из КонсультантПлюс, Налог-налог․ру):
- Процент от тарифной ставки (оклада) отпускника: чаще всего 50–100% от ставки отсутствующего за фактически отработанное время․
- Фиксированная сумма: конкретная цифра за весь период замещения или за месяц․
- Процент от заработной платы замещающего: реже, но допустимо, если зафиксировано в ЛНА․
Важно: Размер доплаты должен быть пропорционален объему переданных обязанностей․ Если передаете не полный объем, а часть, доплата должна быть соответствующей (частичной)․
Шаг 3․ Издание приказа (распоряжения)
На основании заявления/соглашения издается приказ․ Часто объединяют в один документ два момента: возложение обязанностей И установление доплаты․ Образец такого приказа часто называют «Приказ о временном возложении обязанностей на время отпуска и доплате»․
Шаг 4․ Ознакомление под роспись и табельный учет
Сотрудник ознакомляется с приказом под роспись․ В табеле учета рабочего времени (ф․ Т-12 или Т-13) коды не меняются (работает по основному графику), но в расчетном листе отражается доплата отдельной строкой․
Образец приказа о возложении обязанностей и доплате (на 2026 год)
Ниже приведен универсальный образец приказа, объединяющего два действия․ Чувствительные данные замаскированы․
г․ «___» _________ 2026 г․
О ВРЕМЕННОМ ВОЗЛОЖЕНИИ ОБЯЗАННОСТЕЙ НА ВРЕМЯ ОТПУСКА И УСТАНОВЛЕНИИ ДОПЛАТЫ
В связи с уходом в очередной оплачиваемый трудовой отпуск (на основании приказа № * от «___» ________ 2026 г․) сотрудника ФИО отпускника * (должность ) с «___» ________ 2026 г․ по «___» ________ 2026 г․ (___ календарных дней),
ПРИКАЗЫВАЮ:
Временно возложить исполнение трудовых обязанностей ФИО отпускника на ФИО замещающего (таб․ № , должность , структурное подразделение ) в период с «___» ________ 2026 г․ по «___» ________ 2026 г․ без освобождения от исполнения своих трудовых обязанностей (совмещение) на основании заявления от «___» ________ 2026 г․ / дополнительного соглашения № * к трудовому договору № * от «___» ________ 2026 г․
Установить ФИО замещающего за временное исполнение обязанностей ФИО отпускника в период с «___» ________ 2026 г; по «___» ________ 2026 г․ доплату в размере: ___ % от тарифной ставки (оклада) замещаемого сотрудника за фактически отработанное время / фиксированную сумму ___ руб․ в месяц / иной размер: _________________________ (выбрать нужное, зафиксированное в ЛНА/соглашении)․
Оплата доплаты производить ежемесячно одновременно с выплатой заработной платы за отработанное время․
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров ФИО и главного бухгалтера ФИО ․
Настоящий приказ вступает в силу с «___» ________ 2026 г․
Генеральный директор / Индивидуальный предприниматель _______________ / ФИО /
С приказом ознакомлен(а):
_______________ / ФИО замещающего / «___» ________ 2026 г․
_______________ / ФИО отпускника (для информирования) * / «___» ________ 2026 г․
Образец дополнительного соглашения к трудовому договору
Хотя ТК РФ позволяет обойтись заявлением и приказом, инспекторы ГИТ и суды рекомендуют оформлять дополнительное соглашение (ч․ 3 ст․ 60․2 ТК РФ прямо ссылается на соглашение сторон)․
к трудовому договору № от «___» ________ 20__ г․
г․ * «___» ________ 2026 г․
ООО «» / ИП (далее — «Работодатель»), в лице ФИО директора *, действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин(ка) ФИО замещающего * (далее — «Работник»), с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее Дополнительное соглашение о нижеследующем:
Предмет соглашения
В период с «___» ________ 2026 г․ по «___» ________ 2026 г․ (включительно) Работник без освобождения от выполнения своих трудовых обязанностей по должности (структурное подразделение ) будет временно исполнять трудовые обязанности ФИО отпускника (должность ) в связи с нахождением последнего в очередном оплачиваемом трудовом отпуске (приказ № * от «___» ________ 2026 г․)․
Перечень временно исполняемых обязанностей: перечислить конкретные функции или сослаться на должностную инструкцию отпускника, приложенную к соглашению․
Оплата труда
За временное исполнение обязанностей временно отсутствующего работника Работнику устанавливается доплата в размере: ___ % от оклада (тарифной ставки) замещаемого работника за фактически отработанное время / фиксированная сумма ___ руб․ за весь период / ___ руб․ в месяц․
Доплата выплачивается ежемесячно в сроки, установленные для выплаты заработной платы, одновременно с заработной платой по основному месту работы․
Срок действия
Настоящее соглашение вступает в силу с «___» ________ 2026 г․ и действует до «___» ________ 2026 г․ (дня выхода на работу основного работника)․
В случае досрочного выхода на работу основного работника или прекращения трудового договора с замещающим, настоящее соглашение прекращает свое действие со дня указанного события по приказу Работодателя․
Прочие условия
Во всем остальном, не урегулированном настоящим соглашением, Стороны руководствуются условиями трудового договора № , коллективным договором, локальными нормативными актами и действующим законодательством РФ․
Адреса и реквизиты сторон
Работодатель: ООО «», ИНН , КПП , адрес: г․ , ул․ , д․ , офис ․
Р/с * в банке , БИК , к/с ․
Работник: ФИО , паспорт серия * № , выдан , код подразделения *․
Адрес регистрации: г․ , ул․ , д․ , кв․ ․
ПОДПИСИ СТОРОН:
РАБОТОДАТЕЛЬ: _______________ / ФИО * / М․П․
РАБОТНИК: _______________ / ФИО * /
Образец заявления от работника (альтернатива соглашению)
Если в организации не принято заключать соглашения, используется заявление․ Оно служит основанием для приказа․
К генеральному директору ООО «»
ФИО директора
от ФИО замещающего
должность , таб․ №
Прошу поручить мне временно исполнение трудовых обязанностей ФИО отпускника (должность ) в период его нахождения в очередном оплачиваемом трудовом отпуске (с «___» ________ 2026 г․ по «___» ________ 2026 г․, на основании приказа № от «___» ________ 2026 г․) без освобождения от моих основных трудовых обязанностей (совмещение)․
Прошу установить мне за данный период доплату в размере: ___ % от тарифной ставки (оклада) замещаемого сотрудника / фиксированную сумму ___ руб․ в месяц (в соответствии с Положением о доплатах / коллективным договором / нашей устной договоренностью)․
«___» ________ 2026 г․ _______________ / ФИО * /
Нюансы расчета и налогообложения (актуально на 2026 год)
НДФЛ и страховые взносы
- НДФЛ: Доплата — это доход в виде вознаграждения по трудовому договору․ Удерживается НДФЛ по общему правилу (13% / 15% / 30% в зависимости от статуса налогоплательщика и суммы накопленного дохода с начала года)․
- Страховые взносы: Подлежат начислению страховые взносы в Пенсионный и Социальный фонды РФ (СФР) по общим тарифам (30% в совокупности или дифференцированные), так как доплата входит в базу взносов (п․ 1 ст․ 422 НК РФ)․
Отражение в отчетности
- Форма 6-НДФЛ: Доплата отражается как доход по коду 2000 (заработная плата)․
- СВЕДЕНИЯ О ДОХОДАХ (для СФР): Включается в объект налогообложения взносов․
- Бухгалтерия: Дт 20/26/44, Кт 70 (начисление), Дт 70 — Кт 68 (НДФЛ), Дт 20/26/44 — Кт 69 (взносы)․
Типичные ошибки и риски (чек-лист для проверки)
- Отсутствие письменного согласия․ Устная договоренность не защитит в суде/ГИТ․ Штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ (до 50 тыс․ руб․ для юрлиц за нарушение порядка оплаты)․
- Доплата «в конверте» или невыплата вовсе․ Грубое нарушение ч․ 2 ст․ 151 ТК РФ․ Риск восстановления справедливости через суд с выплатой просрочки (ст․ 236 ТК РФ) и компенсации морального вреда․
- Оформление как «временный перевод» (ст․ 72․2 ТК РФ)․ Если работник не освобожден от своей работы, это не перевод․ Оформление перевода приведет к необходимости согласия на изменение трудовой функции, оформлению в трудовой книжке (если бумажная) / СТД-Р и сложностям с возвращением․
- Неопределенный срок действия приказа․ Фраза «до выхода сотрудника из отпуска» без конкретных дат недопустима․ Даты должны быть календарными․
- Игнорирование ЛНА․ Если в Положении о доплатах/оплате труда зафиксирован минимальный процент (например, «не менее 50%»), установить 10% нельзя — будет нарушение локального акта․
- Замещение руководителя организации․ Возложение обязанностей директора/гендиректора требует особого внимания: решение принимает учредитель/совет директоров, оформляется протокол заседания, уведомляется налоговая (ЕГРЮЛ) только если меняется лицо, уполномоченное действовать без доверенности (ст․ 53 ГК РФ, ст․ 40 ФЗ-129)․ Просто приказ директора самому себе недействителен․
Особенности замещения Генерального директора
Это отдельная тема, часто встречающаяся в запросах («Приказ о возложении обязанностей директора на время отпуска»)․
- Решение о временном исполнении обязанностей единоличного исполнительного органа принимает общее собрание участников / совет директоров / наблюдательный совет (протокол заседания)․
- Приказ издает уполномоченное органом лицо (председатель совета, нотариус на собрании и т․д․)․
- Если временный исполнитель действует на основании Устава/протокола без доверенности (п․ 2 ст․ 53 ГК РФ), в ЕГРЮЛ вносить изменения не нужно (пояснение ФНС)․ Если выдается доверенность — изменения в ЕГРЮЛ не вносятся, но доверенность должна быть нотариальной․
- Доплата устанавливается тем же порядком (соглашение сторон/приказ)․
Резюме: чек-лист документов для HR и бухгалтерии
Для чистого оформления замещения на время отпуска в 2026 году в папке сотрудника-заместителя должны быть:
- [ ] Приказ об отпуске основного сотрудника (копия)․
- [ ] Заявление замещающего ИЛИ Дополнительное соглашение к ТД (подписанное 2 экз․)․
- [ ] Приказ о возложении обязанностей и установлении доплаты (один документ или два: на возложение и на доплату)․
- [ ] Роспись замещающего на приказе․
- [ ] Расчетный лист с начисленной доплатой (отдельной строкой)․
- [ ] Платежка/ведомость на выплату зарплаты с доплатой․
Дата актуальности информации: ․ Статья подготовлена на основе Трудового кодекса РФ, НК РФ, разъяснений Роструда, ФНС, судебной практики и типовых форм из справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант) изданий 2024–2026 гг․
Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией; При оформлении конкретных кадровых ситуаций рекомендуется обращаться к трудовому юристу или проверять актуальность нормативных актов на дату подписания документов․