Организация вправе выдать своему сотруднику заём — как беспроцентный, так и под проценты. Один из удобных способов возврата такого займа, удержание сумм из заработной платы работника. Однако у этой процедуры есть важные юридические нюансы, которые необходимо учитывать, чтобы избежать претензий со стороны трудовой инспекции и судов. Рассмотрим, как правильно составить договор займа с сотрудником и оформить возврат из зарплаты.
Правовые основы займа работнику
Отношения по займу регулируются главой 42 Гражданского кодекса РФ (ст. 807–818 ГК РФ). Договор займа между организацией и физическим лицом должен быть заключён в письменной форме независимо от суммы.
Работодатель может заключить с сотрудником:
- беспроцентный заём — в договоре обязательно указывается, что заём является беспроцентным;
- заём под проценты, указывается размер ставки и порядок начисления процентов.
Сумма займа законодательно не ограничена, организация может выдать любую сумму, исходя из своих финансовых возможностей и целесообразности.
Способы возврата займа
Сотрудник может вернуть заём несколькими способами:
- внесением наличных в кассу предприятия;
- перечислением на банковский счёт организации;
- удержанием из заработной платы — в конце срока весь долг целиком или по частям.
Также имеет смысл обозначить в договоре порядок возврата денежных средств в случае увольнения сотрудника из компании.
Важное ограничение: удержание из зарплаты
Это ключевой момент, на котором «спотыкаются» многие работодатели. Согласно ст. 137 ТК РФ, удержания из заработной платы допускаются только в случаях, прямо предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами. Погашение долга по договору займа к таким случаям не относиться.
Суды неоднократно указывали: работодатель не вправе удерживать сумму займа из зарплаты работника даже при наличии соответствующего условия в договоре займа. Если работнику выплачена зарплата за минусом задолженности по займу, это будет признано незаконным удержанием (см., например, решение Советского районного суда г. *).
Как оформить правильно
Чтобы избежать претензий при проверках, рекомендуется:
- получить от работника письменное заявление об удержании суммы займа и процентов из заработной платы;
- при необходимости заключить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий выплаты зарплаты;
- помнить, что общий размер удержаний не должен превышать 20% от суммы зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Структура договора займа с сотрудником
Типовой договор займа с работником должен содержать следующие разделы:
Преамбула
Указываются стороны: организация-заимодавец (наименование, в лице генерального директора Иванова И. И. *, действующего на основании Устава) и работник-заёмщик (Ф.И.О., паспортные данные: серия № , адрес регистрации: г. *, ул. *, д. ).
Предмет договора
Заимодавец передаёт заёмщику денежные средства в размере ______ руб. (сумма прописью), а заёмщик обязуется вернуть сумму займа и уплатить проценты (либо указывается, что заём беспроцентный).
Порядок выдачи займа
Способ передачи денег: наличными из кассы по расходному кассовому ордеру или перечислением на банковскую карту/счёт работника (реквизиты: р/с 40702810 в ПАО «», к/с 30101810).
Срок и порядок возврата
Указывается срок возврата и способ погашения. Пример формулировки:
«Возврат суммы займа и уплата процентов производятся путём ежемесячных удержаний из заработной платы Заёмщика на основании его письменного заявления в размере 6 000 (шесть тысяч) рублей, начиная с месяца, следующего за месяцем предоставления займа».
Проценты по займу
Размер ставки, дата начала начисления процентов (как правило, со дня, следующего за днём предоставления займа) и порядок их уплаты.
Ответственность сторон
Неустойка за просрочку возврата, порядок взыскания долга при увольнении работника.
Заключительные положения и реквизиты
Реквизиты сторон, подписи. Договор составляется в двух экземплярах.
Образец заявления об удержании из зарплаты
Генеральному директору ООО «»
Иванову И. И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П. П. *
Заявление
В соответствии с договором займа от «__» ______ 20__ г. № ___ прошу производить ежемесячные удержания из причитающейся мне заработной платы в размере 6 000 (шесть тысяч) рублей в счёт погашения суммы займа и процентов по нему до полного погашения задолженности.
Дата, подпись: ____________ /Петров П. П. */
Бухгалтерский и налоговый учёт
При выдаче процентного займа организация отражает операции на счёте 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» (субсчёт 73-1 «Расчёты по предоставленным займам»):
- Дт 73-1 — Кт 50 (51), выдан заём сотруднику;
- Дт 73-1, Кт 91-1 — начислены проценты по займу;
- Дт 70 — Кт 73-1 — удержаны суммы займа и процентов из заработной платы (на основании заявления работника).
При беспроцентном займе у сотрудника возникает материальная выгода от экономии на процентах, с которой удерживается НДФЛ по ставке 35% (п. 2 ст. 224 НК РФ). Организация как налоговый агент обязана исчислить и удержать этот налог.
Пошаговый алгоритм оформления займа
- Оцените условия: проверьте платёжеспособность работника и целесообразность выдачи займа.
- Подготовьте договор: используйте шаблон договора беспроцентного займа или займа под проценты.
- Получите заявление работника об удержании сумм из заработной платы.
- Выдайте деньги: через кассу по РКО или перечислением на счёт работника.
- Отражайте операции в учёте и контролируйте соблюдение лимита удержаний (не более 20% от зарплаты).
- Предусмотрите порядок возврата при увольнении — внесением долга в кассу или на расчётный счёт.
Договор займа с сотрудником, удобный инструмент поддержки работников, но требует внимательного оформления. Главное правило: удержание долга из заработной платы возможно только на основании письменного заявления работника и в пределах 20% от зарплаты. Условие договора займа само по себе не даёт работодателю права удерживать деньги из зарплаты. Грамотно составленные договор и заявление защитят обе стороны от споров и претензий контролирующих органов.