Архивный отдел администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан (далее — Архивный отдел) является ключевым структурным подразделением‚ обеспечивающим сохранность‚ учет и использование документационного фонда местного самоуправления. Данная статья составлена на основе открытых нормативных актов‚ сведений с официального портала администрации города Уфы и типовых регламентов работы муниципаальных архивов на .

Общие сведения и правовой статус

Архивный отдел создан в соответствии с:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Законом Республики Башкортостан от № 291-з «Об архивном деле в Республике Башкортостан»;
• Уставом городского округа город Уфа;
• Положением об Архивном отделе‚ утвержденным распоряжением главы администрации.

Основная миссия отдела — обеспечение сохранности архивных документов‚ составляющих архивный фонд городского округа‚ и предоставление доступа к ним граждан и организаций в порядке‚ установленном законодательством.

Основные функции и полномочия

В соответствии с типовым положением о структурном подразделении архивного дела‚ на Архивный отдел возложены следующие ключевые задачи:

Формирование и учет архивных фондов

• Прием на хранение архивных документов от структурных подразделений администрации‚ муниципальных учреждений и организаций‚ подведомственных администрации.
• Проведение экспертизы документов на предмет их исторической‚ научной‚ практической ценности и определения сроков хранения.
• Государственная регистрация уникальных архивных фондов (присвоение индексов‚ шифров).
• Ведение государственных реестров архивных фондов и описей.

Обеспечение сохранности и консервации

• Организация хранения в условиях‚ соответствующих ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003 (температура‚ влажность‚ освещение‚ пожаротушение).
• Реализация мероприятий по биологической защите‚ обеззараживанию и реставрации поврежденных документов.
• Перевод документов на новые носители (цифровое копирование‚ микрофильмирование) для обеспечения доступа без износа оригиналов.

Информационно-справочное и сервисное обслуживание

• Выдача архивных справок‚ выписок‚ заверенных копий документов гражданам и организациям.
• Организация работы читального зала для работы с описями и документами.
• Предоставление доступа к электронным копиям документов через информационные системы (ЕАИС‚ региональные порталы).
• Консультирование граждан по вопросам архивного дела‚ поиску сведений о трудовом стаже‚ заработной плате‚ награждениях и т.д.

Методическое руководство и контроль

• Методическое сопровождение делопроизводства в структурных подразделениях администрации.
• Проверка состояния делопроизводства и формирования архивов у ведомств и учреждений подведомственности.
• Обучение ответственных за делопроизводство сотрудников (семинары‚ консультации).

Структура отдела (типовая)

Структура утверждается руководителем администрации. Типично для архива города Уфы следующее деление:

1. Сектор приема‚ учета и хранения документов, работа с поступающими фондами‚ комплектование‚ сшивка‚ опись‚ размещение в депо.
2. Сектор научной обработки и информационного обслуживания — составление справочных аппаратов (путеводителей‚ обзоров)‚ работа в читальном зале‚ ответ на запросы.
3. Сектор цифровизации и электронного документооборота — сканирование‚ OCR-распознавание‚ пополнение электронного архива‚ администрирование АИС «Архив».
4. Группа (или сектор) методической работы и контроля — выездные проверки‚ консультации ведомств‚ работа с номенклатурами.

Состав архивного фонда (характеристика)

Архивный фонд администрации городского округа город Уфа формируется с момента образования органа местного самоуправления. На фонд включает документы следующих категорий:

• Документы Советов народных депутатов / Городского Совета / Собрания депутатов (протоколы заседаний‚ решения‚ мандаты депутатов).
• Документы исполнительных органов (распоряжения главы администрации‚ приказы‚ приказы департаментов‚ отчеты о социально-экономическом развитии).
• Документы ликвидированных и реорганизованных предприятий и учреждений (коммунального хозяйства‚ ЖЭКов‚ бытовых служб‚ учебных заведений‚ переданных в подведомственность).
• Персональные фонды выдающихся деятелей города‚ почетных граждан Уфы (по решению Совета).
• Фонды муниципальных выборных органов (избирательные комиссии‚ референдумы).

Примечание: Документы дореволюционного периода и периода 1917–1930-х гг.‚ касающиеся управления Уфой‚ как правило‚ централизованы в Государственном архиве Республики Башкортостан (ГА РБ) (г. Уфа‚ ул. ‚ д. ). Архивный отдел администрации хранит преимущественно фонды от 1990-х гг. (с момента образования современной системы местного самоуправления) и актуальные дела ведомств.

Порядок обращения граждан и организаций

Основания для обращения

• Подтверждение трудового стажа‚ заработной платы (для назначения пенсий‚ льгот).
• Подтверждение факта проживания‚ регистрации на жилплощади (ликвидированные ЖЭК/УК).
• Поиск сведений о награждении орденами и медалями СССР/РФ (если дела хранились в городских архивах).
• Научные‚ исторические‚ генеалогические исследования.
• Правоустанавливающие цели (суды‚ нотариусы‚ органы опеки).

Способы подачи запроса

1. Лично — в читальном зале Архивного отдела по адресу: г. Уфа‚ ул. ‚ д. ‚ пом. (адрес частично скрыт в целях безопасности).
2. Почтой — заказным письмом с вложением на адрес администрации: 450‚ г. Уфа‚ пл. ‚ д. ‚ Архивный отдел администрации ГО г. Уфа.
3. Через портал Госуслуг (ЕПГУ / РПГУ) — услуга «Предоставление архивной справки‚ выписки‚ копии документа» (раздел Министерство культуры / Архивное дело).
4. Через официальный сайт администрации — раздел «Обращения граждан» / «Электронная приемная» / «Архивный отдел».
5. Email — на официальный адрес отдела: arxiv-@ufa. (маска применена к локальной части и домену).

Необходимые документы для получения справки

• Паспорт гражданина РФ (оригинал).
• Документ‚ подтверждающий смену фамилии (свидетельство о браке/разводе) — при необходимости.
• Доверенность (нотариальная или простая письменная‚ заверенная в установленном порядке) — если запрос подает представитель.
• Заявление установленного образца (заполняется на месте или скачивается с сайта).

Сроки исполнения

• Стандартный срок, 30 календарных дней со дня регистрации запроса (ст. 22 ФЗ-125).
• Сложные запросы (требующие поиска в нескольких фондах‚ восстановления документов) — до 60 дней с уведомлением заявителя.
• Срочные запросы (угроза жизни‚ здоровью‚ судебные сроки) — в течение 3 рабочих дней.

Контактная информация (с частичной маскировкой ПДн)

Внимание: Контактные данные (телефоны‚ адреса кабинетов‚ ФИО руководителя‚ email) могут меняться. Актуальную информацию обязательно уточняйте на официальном сайте администрации г. Уфы или по единому справочному телефону администрации +7 (347) *— перед визитом.

Электронные ресурсы и цифровой доступ

На 2026 год Архивный отдел активно интегрирован в цифровую среду:

• ЕАИС (Единая автоматизированная информационная система архивных органов): Поиск по описям и фондам администрации доступен через федеральный портал archives.gov.ru (раздел «Поиск по архивным фондам» -> Выбор субъекта: Республика Башкортостан -> Орган: Администрация ГО г. Уфа).
• Портал «Архивы Республики Башкортостан» (arhiv-rb.ru): Региональный агрегатор‚ позволяющий искать по фондам ГА РБ и муниципальных архивов.
• Электронный архив администрации (Внутренняя АИС «Делопроизводство/Архив»): Обеспечивает электронный документооборот (ЭДО) текущих дел и доступ к сканам архивных документов для сотрудников администрации. Для граждан — через личный кабинет на Госуслугах при заказе справки.
• Проект «Цифровой архив Уфы»: Постепенное опубликование оцифрованных фондов исторической ценности (фотохроника города‚ планы застройки‚ решения исполкома 1990-х) в открытом доступе на сайте администрации.

Особенности работы с частными запросами (FAQ)

Нормативная база деятельности (ключевые акты)

1. ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ред. на 2026 г.).
2. Постановление Правительства РФ от № 1360 «Об утверждении Правил приема архивных документов…».
3. Приказ Минкультуры РФ от № 2360 «Об утверждении типовых номенклатур…».
4. Закон РБ от № 291-з «Об архивном деле в РБ».
5. Постановление Главы администрации г. Уфы «Об утверждении Положения об Архивном отделе…».
6. Распоряжение Главы администрации г. Уфы «О структуре Архивного отдела».
7. ГОСТ Р 7.0.99-2018 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Термины и определения».
8. ГОСТ Р 54989-2012 «Информация и документация. Условия хранения архивных документов».

Перспективы развития (план на 2026–2028 гг.)

• Завершение ретроспективного сканирования фондов 1990–2010 гг. (приоритет: кадровые дела учреждений образования и здравоохранения).
• Внедрение технологии блокчейн/хеширования для подтверждения подлинности выдаваемых электронных копий справок.
• Интеграция с Единой биометрической системой (ЕБС) для удаленной идентификации заявителей при заказе справок через Госуслуги.
• Ремонт и модернизация депо хранения по адресу ул. ‚ д. с установкой систем инертного пожаротушения.
• Публикация Путеводителя по фондам Архивного отдела администрации ГО г. Уфа (электронная версия).

Архивный отдел администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан выполняет системообразующую функцию по сохранению документной памяти города. Для граждан он является основным точкой доступа к подтверждению социально-правовых фактов (стаж‚ зарплата‚ жилье)‚ а для администрации, инструментом управления документооборотом и правовым обеспечением деятельности. Рекомендуется максимально использовать электронные каналы обращения (Госуслуги‚ сайт администрации) для сокращения времени ожидания и минимизации визитов в ведомство.

Статья подготовлена на основе открытых данных на . Данные о контактах‚ режиме работы и тарифах носят справочный характер и требуют верификации на официальных источниках в день обращения.