Нотариальная деятельность в Украине имеет особый статус: она сочетает в себе функции официального удостоверения, сохранения и передачи юридически значимых документов. Одной из важнейших составляющих нотариального процесса является нотариальный архив – место, где хранятся оригиналы и дубликаты нотариальных актов, специальные бланки, а также документы, подлежащие публичному доступу.

Правовая база, регулирующая деятельность нотариальных архивов

Основными нормативными актами, определяющими порядок создания, функционирования и ликвидации нотариальных архивов, являются:

1. Закон Украины «О нотариате» – устанавливает принципы организации нотариального дела, перечень документов, подлежащих архивированию, и сроки их хранения.
2. Закон Украины «Об архивных документах и архивном деле» – регламентирует порядок создания архивных фондов, их классификацию и обеспечение доступа.
3. Постановления Министерства юстиции Украины – определяют штатную численность, финансовое обеспечение и территориальное расположение государственных нотариальных контор и архивов.
4. Приказы Министерства юстиции о порядке выдачи дубликатов нотариальных актов и о переходе архивных материалов в Национальный архивный фонд.

Согласно Статье 34 Закона о нотариате, тексты дубликатов нотариальных документов должны излагаться на специальных бланках, которые также подлежат хранению в архиве.

Организационная подчинённость

• Государственные нотариальные конторы и их архивы созданы и могут быть ликвидированы только Министерством юстиции Украины.
• Штаты государственных нотариальных контор утверждаются территориальными органами Минюста в рамках установленной штатной численности и фонда заработной платы.
• В областных центрах (Киев, Львов, Одесса, Днепропетровск и т.д.) и в городах с особым статусом (Симферополь, Севастополь) учреждения государственных нотариальных архивов являются составной частью Национального архивного фонда.

Что хранится в нотариальном архиве?

Нотариальный архив предназначен для длительного (до 75 лет) сохранения следующих категорий документов:

• Оригиналы нотариальных актов: завещания, доверенности, договоры купли‑продажи недвижимости, брачные контракты, акты о признании совершеннолетия, протоколы собраний и др.
• Дубликаты и копии, оформленные на специальных бланках.
• Специальные бланки: формы для составления актов, образцы печатей, регистрационные книги.
• Документы, подлежащие публичному доступу: нотариальные акты, зарегистрированные в реестре, но не содержащие сведений о тайне личной жизни.
• Электронные версии нотариальных актов, хранящиеся в электронных архивных системах (Archium, ЭЦП‑системы).

Сроки и порядок хранения

Согласно действующему законодательству:

• Нотариальные акты хранятся не менее 75 лет после их составления. По истечении этого срока они могут быть уничтожены с согласия сторон или в порядке, предусмотренном архивным законодательством.
• В случае прекращения деятельности частного нотариуса его архивные материалы передаются в государственный нотариальный архив по месту нахождения.
• Для государственных нотариальных контор установлены обязательные минимальные сроки удержания оригиналов – 10 лет, а дубликаты могут храниться до 75 лет.

Доступ к архивным материалам

Кто может запросить документы?

1. Субъекты права – лица, указанные в самом нотариальном акте (супруги, наследники, доверенные лица).
2. Юридические лица – компании, которым нужен оригинал или дубликат договора.
3. Государственные органы – суды, прокуратура, службы регистрации, если требуется документ в рамках судебного разбирательства.
4. Исследователи и генеалогисты – в случае, когда предоставление информации не нарушает персональные права.

Какие документы необходимо предоставить?

Для получения доступа или дубликата обычно требуется следующий пакет:

• Паспорт с проверкой наличия вклеённого фото (при необходимости – дополнительный документ, подтверждающий личность).
• Заявление о выдаче дубликата (образец предоставляется в архиве).
• Копии документов, подтверждающих право интереса (например, выписка из реестра прав собственности).
• Оплата госпошлины (размер зависит от типа документа и количества выдаваемых копий).

Порядок выдачи дубликатов

До передачи документов в архив дубликат выдаётся нотариусом по месту их хранения. В случае прекращения деятельности частного нотариуса дубликаты выдают назначенный государственный нотариус.

Электронный нотариат и цифровой архив

С 2019 года в Украине активно развиваются электронные сервисы нотариата:

• Электронный реестр нотариальных действий (e-Notary) – база данных всех зарегистрированных актов, доступ к которой имеет уполномоченный персонал.
• Система Archium – обеспечивает хранение и поиск электронных копий архивных документов в едином электронном виде.
• Электронная подпись (ЭЦП) – обязательна для всех электронных актов, что гарантирует их юридическую силу.

Преимущества цифрового архива:

1. Быстрый поиск по ключевым полям (имя, номер акта, дата).
2. Постоянный контроль целостности и аутентичности документов.
3. Сокращение сроков выдачи дубликатов – от нескольких дней до нескольких часов.

Практические рекомендации для граждан и юридических лиц

Как подготовиться к запросу в нотариальный архив?

• Соберите пакет документов заранее: паспорт, заявление, подтверждающие бумаги.
• Уточните реквизиты архивного подразделения (адрес, телефон, часы приёма) – информация доступна на сайте Министерства юстиции.
• Проверьте, требуется ли электронная форма заявления – многие архивы принимают заявки онлайн через портал e-portal.
• Определитесь, нужен ли вам оригинал (в редких случаях) или достаточно дубликата с нотариальной печатью.

Как ускорить процесс получения дубликата?

1. Подайте заявление заранее (за 10‑14 дней до планируемой даты).
2. Оплатите госпошли онлайн – это избавит от необходимости дополнительного визита.
3. Укажите точный номер акта и дату его составления (если известны).
4. В случае необходимости электронного дубликата, укажите требуемый формат (PDF с ЭЦП).

Что делать, если архивный документ утерян?

• Сначала уточните у нотариуса‑владельца (если он ещё работает), возможно, документ находится в его личных бумагах.
• Если нотариус уже прекратил деятельность, подайте запрос в государственный нотариальный архив – они обязаны вести реестр всех выданных актов.
• В случае невозможности восстановления оригинала, обратитесь к нотариальному суду за выдачей нотариального сертификата утраты, который может быть использован в суде.

Особенности архивов в разных регионах Украины

Хотя общие правила едины, в некоторых областных центрах предусмотрены дополнительные услуги:

Перспективы развития нотариального архивного дела в Украине

1. Полная цифровизация – планируется миграция всех бумажных актов в электронный реестр до 2030 года.
2. Интеграция с реестром прав собственности – автоматическое связывание нотариальных договоров с Государственным реестром недвижимости.
3. Улучшение доступа – развитие открытых API для юридических фирм и государственных органов, что ускорит процесс проверки и выдачи дубликатов.
4. Сохранение исторического наследия – создание специальных фондов в национальном архиве для «золотого фонда» старинных нотариальных актов (XIX‑начало XX века).

Нотариальный архив в Украине – важный элемент юридической системы, обеспечивающий сохранность и достоверность документов, которые могут влиять на имущественные права, наследственные споры и многие другие правовые отношения. Понимание правовых основ, порядка доступа и современных электронных возможностей позволяет гражданам и организациям эффективно решать вопросы, связанные с хранением и получением нотариальных актов.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к профессиональному нотариусу или в государственный нотариальный архив соответствующего региона; Специалисты помогут собрать нужные документы, оформить запрос и получить дубликат либо электронную копию в кратчайшие сроки.

Статья актуальна на дату публикации: . Все сведения взяты из официальных источников Министерства юстиции Украины и нормативных актов, регулирующих нотариальную деятельность.