В деловой переписке и поисковых запросах часто встречается опечатка «ГДЗК», однако в 99% случаев речь идет о ГСМ, горюче-смазочных материалах (бензин, дизель, масла, смазки, охлаждающие жидкости). Ниже мы подробно разберем, как правильно составить акт списания ГСМ в 2026 году, какие бланки использовать, кто должен подписать документ и как отразить списание в бухгалтерском учете.

Нормативная база и форма документа

С 2013 года (Приказ Минфина РФ от № 107н) организации имеют право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, включая акты списания, и закреплять их в учетной политике. Однако до сих пор широко используются единые формы Госкомстата (ОКУД), которые являются классическим стандартом и не требуют дополнительного утверждения во внутренних документах.

Основные формы для списания ГСМ:

• Форма ОКУД 0504143 (МБ-8) — «Акт на списание материалов». Универсальная форма для списания любых МЦ, в т.ч. ГСМ.
• Форма ОКУД 0504230 (МБ-8А) — «Акт о списании материальных ценностей». Расширенная форма, часто применяется для списания основных средств или ценных материалов.
• Собственная форма — разработанная организацией, утвержденная приказом руководителя и закрепленная в учетной политике. Обязательно должна содержать реквизиты, предусмотренные ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Важно: Если организация работает на территории Республики Беларусь, действуют свои формы и правила (например, согласно нормативным правовым актам, доступным на Normativka.by). В данной статье рассматривается порядок, действующий на территории РФ.

Порядок оформления акта списания ГСМ: пошаговая инструкция

Процедура списания ГСМ строго регламентирована и состоит из нескольких обязательных этапов. Пропуск любого из них делает документ недействительным для налоговых целей.

1. Приказ о создании комиссии. Руководитель издает приказ (распоряжение) о создании комиссии по списанию ГСМ. В состав комиссии обычно входят: председатель (заместитель директора/главный бухгалтер), члены (автотранспортник, кладовщик, механик, представитель СБ/внутреннего аудита). ФИО членов комиссии в приказах маскируются: *.
2. Инвентаризация / Осмотр. Комиссия проводит фактический осмотр ГСМ: проверяет остатки в баках (замеряет алюметром/уровнемером), сверяет с данными УУТ (устройств учета топлива), накладными и путевыми листами. Составляет акт инвентаризации (если выявлены расхождения) или сразу акт списания (если списание плановое — на производство/продажу).
3. Заполнение акта списания. Документ заполняется в 2-х экземплярах (один, в бухгалтерию, второй — у МОЛ/склада).
4. Подписание. Акт подписывают все члены комиссии и утверждает руководитель организации (или уполномоченное лицо).
5. Фиксация в учете. На основании акта бухгалтер делает проводки списания.

Обязательные реквизиты акта (по ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ)

Независимо от используемой формы (типовая или своя), в акте обязательно должны быть:

• Наименование документа: «Акт на списание ГСМ» (или «Акт о списании материальных ценностей»).
• Дата составления (день, месяц, год).
• Наименование организации (полное или сокращенное).
• Содержание хозяйственной операции: причина списания (естественная убыль, порча, хищение, передача в производство, реализация и т.д.).
• Единицы измерения (литры, тонны, кг).
• Количество списываемых ГСМ (в натуральном и/или стоимостном выражении).
• Стоимость (по учетной цене: ФИФО, средняя взвешенная, по партиям).
• Должности и подписи лиц, составивших документ (членов комиссии), и лица, его утвердившего (руководителя); Расшифровка подписей (ФИО).
• Наименование структурного подразделения (склад, автопарк, ЦЕХ № *).

Образец заполнения акта списания ГСМ (табличная часть)

Ниже приведен пример заполнения табличной части акта (для формы МБ-8 или собственной формы). Данные вымышлены, реальные номера ТС, госномера и ФИО водителей заменены на *.

Подписи (пример оформления нижней части акта):

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ
________________ / * /(подпись) (ФИО полностью)
ЧЛЕНЫ КОМИССИИ:
________________ / * / (Автотранспортник)
________________ / * / (Кладовщик ГСМ)
________________ / * / (Механик АТП)
________________ / * / (Представитель Внутр. аудита)
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Название Организации»
________________ / * /
«___» _____________ 2026 г.
М.П.

Основные причины списания ГСМ (что писать в графе «Причина»)

Правильная формулировка причины критически важна для налогового учета (НДФЛ, налог на прибыль, УСН) и обоснования расходов.

• Естественная убыль (естественная потеря массы): испарение, утечки через соединения, остатки в таре; Обязательно со ссылкой на утвержденные нормы (отраслевые или собственные, закрепленные в учетной политике). Пример: «Естественная убыль при перекачке/хранении за май 2026 г. в пределах нормы 0,3% (Приказ № * от *).»
• Расход на производственные нужды: заправка автомобилей, агрегатов, отопление помещений. Обязательно ссылка на путевые листы, талоны-наряды, лимиты. Пример: «Расход на заправку автотранспорта по путевым листам № * за период 01-».
• Порча / Приход в негодность: попадание воды, примесей, разгерметизация тары, превышение сроков хранения. Требуется акт осмотра/экспертизы.
• Хищение / Утрата: на основании акта инвентаризации, справки полиции, решения суда/прокуратуры; Списание за счет виновных лиц или чистой прибыли.
• Реализация (продажа): если организация торгует ГСМ. Основание — счет-фактура, накладная, договор.
• Передача безвозмездно / в зачет вклада в уставный капитал: акт приема-передачи, договор дарения.

Бухгалтерские проводки по списанию ГСМ

Списание отражается в учете в месяце составления акта. Счета зависят от назначения ГСМ:

Сроки хранения акта списания ГСМ

Согласно Росархиву (Приказ от № 236), акты списания материалов относятся к категории документов со сроком хранения не менее 5 лет после окончания года их составления.

• Если акт подтверждает расходы по налогу на прибыль / УСН — хранить до истечения срока действия налоговой тайны (п. 4 ст. 102 НК РФ) — минимум 4 года после года отчетности, но лучше 5-6 лет.
• Акты, связанные с имуществом, переданным в залог/аренду — дольше.

Типичные ошибки при оформлении (чек-лист для проверки)

1. Отсутствие приказа о комиссии. Акт подписан людьми, не уполномоченными приказом.
2. Неполный состав комиссии. Нет кладовщика (МОЛ) или технического специалиста, подтверждающего факт расхода/потерь.
3. Общая формулировка причины. Просто «Списание» или «Расход» без ссылки на путевые листы, нормы убыли, акты осмотра.
4. Несовпадение данных с УУТ/ГЛОНАСС. В акте списано 100 л, по датчику — 80 л. Нет пояснительной записки.
5. Списание по завышенным ценам. Использование розничных цен вместо учетных (закупочных).
6. Отсутствие подписи руководителя (утверждение). Акт подписан только комиссией.
7. Использование старой формы без закрепления в учетной политике. Если форма отменена (как М-11 для ТМЦ с 2013 г.), а в учетной политике на нее нет ссылки — риск замечаний.

Особенности списания ГСМ в 2026 году (актуальные нюансы)

• Электронный документооборот (ЭДО). Акт можно оформить в ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др.) с ЭЦП. Юридическая сила равна бумажному. В учетной политике должен быть закреплен порядок ЭДО.
• Онлайн-кассы и ЕГАИС (для розницы/оптовиков). При продаже ГСМ списание происходит автоматически через ККМ/ЕГАИС, акт составляется на остатки/потери.
• Контроль ФНС через АСК НП-2/ВАС «НП-3». Инспекторы сверяют объемы закупок, остатки, нормы убыли и расход по путевым листам. Расхождения > 3-5% — повод для вызова/проверки.
• Нормы естественной убыли. Используйте отраслевые нормы (Минтранс, отраслевые ведомства) или собственные, обоснованные лабораторными замерами, закрепленные в УП. В 2026 г. актуальны нормы, утвержденные приказами Минтранса РФ (для автотранспорта) и отраслевыми министерствами.

Где скачать бланк и образец акта списания ГСМ на 2026 год

Готовые бланки (в формате .xlsx, .docx, .pdf) с макросами для автозаполнения сумм и прописи чисел можно найти на профильных бухгалтерских порталах (Клерк, Главубух, КонсультантПлюс, Налог.Налог, Клеверенс) или на сайтах разработчиков 1С.

Рекомендация: Не скачивайте первый попавшийся файл. Проверьте:

• Наличие строки «Утверждено приказом организации № * от *» (если своя форма).
• Соответствие реквизитов ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ.
• Наличие графы «Цена учетная» и «Сумма» (для бухгалтерии).
• Возможность добавления строк под все номенклатурные позиции ГСМ.

Грамотное оформление акта списания ГСМ (часто ошибочно называемого ГДЗК) — это залог безопасности организации при камеральных и выездных проверках. Ключевые правила просты: есть приказ на комиссию, есть обоснованная причина (путевой лимит, норма убыли, акт порчи), заполнены все реквизиты закона, подписаны все члены комиссии и руководитель. Храните акты не менее 5 лет. Используйте типовые формы ОКУД 0504143/0504230 или свою, закрепленную в учетной политике, и своевременно отражайте списание в бухучете (Дт 20/23/25/26/44 — Кт 10).

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов по налоговому и бухгалтерскому учету в вашей организации рекомендуется обратиться к профессиональному бухгалтеру или аудитору. Упомянутые ФИО, номера транспортных средств, номера приказа и контактные данные в примерах заменены на * в соответствии с политикой конфиденциальности.