Смена кассира — это ответственный момент, требующий строгого соблюдения кассовой дисциплины. Главный документ, фиксирующий передачу материальной ответственности от одного лица к другому,, это Акт приема-передачи денежных средств. Без правильно оформленного акта организация рискует получить претензии от налоговой инспекции, проблем при инвентаризации и споры между сотрудниками. В этой статье мы подробно разберем, как составить документ, какие реквизиты обязательны и предоставим актуальный образец на .
Зачем нужен акт приема-передачи?
Согласно Приказу Минфина РФ от № 174н (утвердившему Порядок ведения кассовых операций) и Направлению ЦБ РФ от № 3210-У, кассир несет материальную ответственность за ные ему ценности. Акт приема-передачи выполняет несколько ключевых функций:
- Фиксация факта передачи: Документ подтверждает, что уходящий кассир передал, а входящий принял деньги.
- Разделение ответственности: Четко определяет границу ответственности: до подписания акта — за уходящим, после — за входящим.
- Основание для бухучета: На основании акта делаются проводки по дебету/кредиту счета 50 «Касса».
- Защита в спорных ситуациях: Если обнаружится нехватка или излишек, акт служит главным доказательством в суде или при внутреннем расследовании.
Когда составляется акт?
Акт составляется в следующих случаях:
- Полная смена кассира (увольнение, перевод на другую должность).
- Временная смена (отпуск, больничный, командировка уходящего кассира) — оформляется на период отсутствия.
- Смена кассира-операциониста в банке или крупной организации с несколькими кассовыми местами.
- Ежедневная сдача выручки (если кассир сдает деньги старшему кассиру/главному кассиру в конце смены) — в этом случае часто используется форма КМ-6 или внутренний акт.
Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»)
Единой утвержденной государством формы для акта приема-передачи при смене кассира не существует (форма КМ-3 используется для инвентаризации). Организация разрабатывает свой бланк в Учетной политике или Положении о кассовом хозяйстве. Однако документ недействителен без следующих реквизитов:
- Наименование документа («Акт приема-передачи денежных средств»).
- Дата составления (день, месяц, год).
- Наименование организации (ИП).
- Основание составления (приказ о назначении, приказ об отпуске, заявление об увольнении).
- ФИО и должность уходящего кассира (ФИО ).
- ФИО и должность входящего кассира (ФИО ).
- ФИО и должности членов комиссии (минимум 3 человека: председатель, члены комиссии, часто включают главного бухгалтера/руководителя).
- Результаты пересчета: сумма наличных по кассовой книге (учетная) и фактическая сумма в кассе.
- Валюта (рубли, иностранная валюта — отдельно).
- Наличие/отсутствие расхождений (нехватка, излишек).
- Подписи всех участников с расшифровкой.
- Печать организации (если используется).
Пошаговая процедура оформления
Шаг 1: Издание приказа (распоряжения)
Руководитель издает приказ о создании комиссии по приему-передаче кассовых ценностей.
Пример: «Приказ № * от г. Об образовании комиссии по приему-передаче кассовых ценностей в связи с увольнением кассира *».
Шаг 2: Подготовка к пересчету
- Уходящий кассир предоставляет: кассовую книгу (формы КМ-4), журнал учета ККМ, чеки З-отчетов, пакеты с деньгами, строгую отчетность (если есть).
- Комиссия проверяет целостность пломб/переплетов кассовой книги.
Шаг 3: Пересчет наличных
Пересчет производится в присутствии всех членов комиссии и обоих кассиров. Деньги пересчитываются по номиналам. Результаты заносятся в таблицу акта.
Шаг 4: Сравнение с данными кассовой книги
Фактическая сумма сверяется с остатком по кассовой книге на конец предыдущего рабочего дня (после проведения всех ПКО/РКО).
- Совпало: В акте пишут: «Расхождений не выявлено».
- Нехватка: Составляется отдельное служебное записка, вопрос взыскания решается по ст. 238 ТК РФ (не более средней заработной платы).
- Излишек: Оформляется акт инвентаризации (ф. ИНВ-15) и порядок зачисления (обычно, прочие доходы).
Шаг 5: Подписание и распределение экземпляров
Акт составляется минимум в 3 экземплярах:
- Уходящий кассир.
- Входящий кассир.
- Бухгалтерия (для учета).
При необходимости — 4-й экземпляр для архива или внутреннего аудита.
Образец заполнения Акта приема-передачи (на 2026 год)
Ниже приведен рекомендуемый бланк. Вы можете скопировать его в Word/Excel, добавить реквизиты своей организации и утвердить в Учетной политике.
УТВЕРЖДЕН
Приказом Генерального директора ООО «Ромашка»
от «09» июля 2026 г. №
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ КАССЫ
г.
«09» июля 2026 г.
Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: Директор ООО «Ромашка» Иванов И.И. (ФИО, должность), действующий на основании Устава,
Члены комиссии:
Главный бухгалтер Петрова П.П.
Начальник отдела внутреннего аудита Сидоров С.С.
Уходящий кассир: Смирнова А.В. (ФИО),
Входящий кассир: Козлова Е.К. (ФИО),
составили настоящий Акт о приеме-передаче денежных средств кассы ООО «Ромашка» (ИНН , КПП ) в связи с увольнением по собственному желанию / предоставлением ежегодного оплачиваемого отпуска / переводом на другую работу (подчеркнуть необходимое) уходящего кассира на основании Приказа № от «09» июля 2026 г.
ПЕРЕСЧЕТ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ (РУБЛИ РФ)
| Номинал (руб.) | Количество (шт.) | Сумма (руб.) |
|---|---|---|
| 5000 | ||
| 2000 | ||
| 1000 | ||
| 500 | ||
| 200 | ||
| 100 | ||
| 50 | ||
| 10 | ||
| Монеты | — | * |
| ИТОГО ФАКТИЧЕСКАЯ СУММА: | * руб. 00 коп. | |
СВЕРКА С ДАННЫМИ КАССОВОЙ КНИГИ (ф. КМ-4)
| Остаток по кассовой книге на конец г. (после проведения всех операций): | * руб. 00 коп. |
| Фактическая наличность в кассе по результатам пересчета: | * руб. 00 коп. |
| РАСХОЖДЕНИЕ (Излишек / Нехватка / Отсутствует): | * руб. 00 коп. |
ПЕРЕДАЧА ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЫ (ЕСЛИ ЕСТЬ)
По результатам пересчета иностранной валюты расхождений не выявлено / выявлен излишек / выявлена нехватка (подчеркнуть необходимое). Подробности см. в Приложении № 1 к настоящему Акту.
ПЕРЕДАЧА КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ И СРЕДСТВ ККМ
Уходящий кассир передал, а входящий кассир принял следующие документы и предметы:
- Кассовая книга (ф. КМ-4) — л., пронумерована, перешита, запечатана, последняя запись № от г.
- Журнал учета кассовых операций с применением ККМ — л.
- Журнал регистрации кассовых чеков (если ведется) — л.
- ККМ (фискальный накопитель № , РНМ ), пломба № * цел(а/ы).
- Ключи от кассы / сейфа, комплект(ов).
- Чековые ленты (ролики), шт. (новые), * шт. (используемые).
- Строгая отчетность (билеты, талоны), по отдельной ведомости (Приложение № 2).
ЗАКЛЮЧЕНИЕ КОМИССИИ
Комиссия установила, что фактическое наличие денежных средств в кассе ООО «Ромашка» на момент приема-передачи СООТВЕТСТВУЕТ / НЕ СООТВЕТСТВУЕТ (подчеркнуть необходимое) данным кассовой книги. Расхождений (нехватки/излишков) НЕ ВЫЯВЛЕНО / ВЫЯВЛЕНО.
В случае выявления нехватки: сумма нехватки * руб. подлежит взысканию с уходящего кассира Смирновой А.В. * в порядке, установленном ст. 238 ТК РФ и Положением о материальной ответственности. Составлена служебная записка № * от г.
Акт составлен в 3 (трех) экземплярах: 1-й — уходящему кассиру, 2-й — входящему кассиру, 3-й — в бухгалтерию.
| Председатель комиссии Директор ООО «Ромашка» ________________ /Иванов И.И. / | Член комиссии Главный бухгалтер ________________ /Петрова П.П. / | Член комиссии Нач. отд. внутр. аудита ________________ /Сидоров С.С. / |
| Уходящий кассир ________________ /Смирнова А.В. / | Входящий кассир ________________ /Козлова Е.К. */ |
Особенности оформления в 2026 году (ККМ, ФФД-1.2, ФН)
С переходом на ФФД-1.2 и обязательным использованием фискальных накопителей (ФН) процедура передачи ККМ имеет нюансы:
- Фискальный накопитель (ФН): Передается вместе с ККМ. В акте обязательно указывается заводской номер ФН и его срок действия (обычно 15 или 36 месяцев). Проверяется, что ФН не заблокирован и не переполнен.
- Регистрационный номер ККМ: Должен совпадать с данными в личном кабинете налогоплательщика (ЛК ФНС).
- Чековые ленты: Передаются новые и используемые ролики. Используемые ролики хранятся в бухгалтерии в течение 5 лет (или срока действия ФН + 1 год).
- З-отчет (Отчет о закрытии смены): Уходящий кассир обязан пробить З-отчет с гашением ФН (если смена не закрыта) или просто З-отчет перед передачей. Входящий кассир пробивает З-отчет при открытии смены (если ККМ передается в рабочем состоянии).
- Электронный документооборот (ЭДО): Если организация ведет учет в 1С или облачном сервисе (МойСклад, Контур.Эльба и др.), акт можно оформить в электронном виде с ЭЦП (усиленной/квалифицированной) в соответствии со ст. 6 Закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Бумажный дубликат при этом не обязателен, но рекомендуется для архива.
Типичные ошибки и риски
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие приказа о комиссии | Акт может быть признан недействительным судом/НИ. | Всегда издавайте приказ ДО начала пересчета. |
| Пересчет без входящего кассира | Входящий кассир не несет ответственность за прошлое. | Оба кассира должны быть физически присутствовать и подписать акт. |
| Не указаны номера ФН/ККМ | Проблемы при проверке ФНС, невозможность определить привязку выручки. | Обязательный пункт в таблице передачи имущества. |
| Исправления/помарки в акте | Недопустимы в первичных документах (ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ). | При ошибке — составлять новый акт. Зачеркивания запрещены. |
| Несвоевременная сдача кассовой книги | Нарушение сроков хранения, штрафы по ст. 15.11 КоАП РФ. | Книга сдается в архив/бухгалтерию сразу после заполнения последней строки. |
Хранение акта
Срок хранения акта приема-передачи — не менее 5 лет (согласно типовым перечням Росархива и ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» — срок хранения первичных учетных документов). Хранятся в бухгалтерии или архиве организации вместе с кассовой книгой и журналами ККМ.
Грамотное оформление акта приема-передачи кассы, это не просто бюрократия, а единственный способ защитить интересы организации, уходящего и входящего кассиров. Используйте предложенный выше образец как основу, адаптируйте его под структуру своей компании (добавьте разделы по безналичному расчету, платежным терминалам, строгой отчетности, если это актуально) и обязательно утвердите форму локальным нормативным актом (Положением о кассовом хозяйстве или Учетной политикой).
Важно: Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций (крупная нехватка, отказ подписывать акт, действия при отсутствии уходящего кассира) рекомендуется консультироваться с трудовой инспекцией или юристом, специализирующимся на трудовом и финансовом праве.
Статья подготовлена на основании действующего на законодательства РФ (ФЗ-402, ФЗ-54, Приказ Минфина 174н, Направление ЦБ 3210-У, ТК РФ). Все персональные данные, реквизиты организаций и суммы в образце скрыты маской (*) в целях безопасности.