Акт приёма-передачи паспорта — это документ, который фиксирует факт передачи паспорта гражданина от одного лица (организации) другому. Такой документ может потребоваться в самых разных ситуациях: при сдаче загранпаспорта на хранение, при передаче документов работодателю, при увольнении сотрудника или смене руководителя компании, при оформлении доверенности на получение документов.
Когда составляется акт передачи паспорта
- При передаче загранпаспорта на хранение в уполномоченный орган (например, работникам силовых ведомств, имеющим допуск к гостайне).
- При приёме документов сотрудника кадровой службой организации;
- При увольнении работника и возврате ему личных документов.
- При смене руководителя или главного бухгалтера, когда передаются дела и документы.
- При передаче паспорта третьему лицу по доверенности (например, для оформления визы).
Законодательная основа
Единой унифицированной формы акта приёма-передачи паспорта законодательством РФ не установлено, за исключением специальных случаев. Так, существует Приложение № 1 к Правилам передачи на хранение, приёма, учёта и хранения паспорта гражданина РФ, удостоверяющего личность за пределами территории РФ — официальная форма акта приёма-передачи загранпаспорта (в т.ч. содержащего электронный носитель информации). В остальных случаях акт составляется в свободной форме с соблюдением общих требований к первичным документам.
Обязательные реквизиты акта
Чтобы документ имел юридическую силу, в нём необходимо указать:
- Наименование документа — «Акт приёма-передачи паспорта».
- Дату и место составления.
- ФИО и паспортные данные передающей и принимающей сторон.
- Реквизиты передаваемого паспорта: серия, номер, кем и когда выдан.
- Основание передачи (трудовой договор, доверенность, приказ и т.д.).
- Состояние документа (отсутствие повреждений, наличие отметок).
- Подписи обеих сторон с расшифровкой.
Образец акта приёма-передачи паспорта
АКТ № ___
приёма-передачи паспорта гражданина РФ
г. Москва