Унифицированная форма ОС-1 («Акт о приеме-передаче объекта основных средств») является основным первичным документом для оформления передачи основных средств (ОС), за исключением зданий, сооружений и передаточных устройств. Для последних применяется форма ОС-1а. Ниже представлено подробное описание процедуры заполнения, правовые основания и практический образец с маскировкой конфиденциальных данных.
Правовая основа и назначение формы
Форма ОС-1 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств». Согласно пункту 2 данного постановления, организации имеют право:
- Использовать унифицированные формы без изменений;
- Разрабатывать собственные формы на основе унифицированных, включив их в учетную политику.
Ключевое назначение: Документ подтверждает факт передачи права собственности (или оперативного управления) на объект основных средств от передающей стороны к принимающей. Он является основанием для:
- Постановки объекта на учет у получателя ( дебет 01 / кредит 08, 31, 60 и др.).
- Списания объекта у передающей стороны (если передача связана с продажей, безвозмездной передачей, вкладом в уставный капитал).
- Расчета амортизации (начало начисления — следующий месяц после принятия к учету).
Важно: Форма ОС-1 не применяется для зданий, сооружений и передаточных устройств — для них обязательна форма ОС-1а.
Когда составляется Акт ОС-1
Документ оформляется в следующих основных бизнес-ситуациях:
- Купля-продажа основных средств (договор купли-продажи, счет-фактура).
- Безвозмездная передача (дарение, грант, гуманитарная помощь).
- Вклад в уставный капитал другой организации.
- Передача в аренду (финансовую/лизинг) с последующим выкупом или переходом собственности.
- Перемещение внутри организации (между структурными подразделениями, ответственными лицами) — по решению руководства, если требуется фиксация ответственности.
- Поступление после завершения строительства/модернизации (принятие от подрядчика/внутреннего цеха).
Структура акта и пошаговое заполнение (с образцом)
Бланк состоит из «шапки», табличной части и подписей. Ниже приведен разбор каждой графы с примером заполнения. Персональные данные, наименования организаций, адреса и номера телефонов в примере заменены на маску (*) в соответствии с политикой конфиденциальности.
«Шапка» документа
| Графа / Реквизит | Что указывается | Пример заполнения (маскировано) |
|---|---|---|
| Код формы | По ОКУД: 0310101 | 0310101 |
| Постановление | Номер и дата утверждения формы | Постановление Госкомстата РФ от № 7 |
| Организация (Передающая) | Полное наименование по Уставу / ИНН / КПП | ООО «» / ИНН / КПП * |
| Организация (Принимающая) | Полное наименование по Уставу / ИНН / КПП | АО «» / ИНН / КПП |
| Номер акта | Порядковый номер с начала года | № |
| Дата составления | Дата фактической передачи (ДД.ММ.ГГГГ) | ..2026 |
| Место составления | Населенный пункт (город/село) | г. |
| Основание | Договор №, дата; Приказ; Акт приема-сдачи работ и т.д. | Договор купли-продажи № от ..2026 |
Табличная часть: Сведения об объекте основных средств
| № гр. | Наименование графы | Пояснения и образец |
|---|---|---|
| 1 | Инвентарный номер | Номер, присвоенный у передающей стороны. Если новый — ставится прочерк или «Новый». Образец: * |
| 2 | Код вида ОС (по ОКОФ) | Код по Общероссийскому классификатору основных фондов (ОК 013-2014 / ОКОФ-2). Образец: 310.28.40.110 (Например, Грузовые автомобили) |
| 3 | Наименование объекта | Полное наименование с указанием модели, марки, типа. Образец: Грузовой автомобиль * (марка *) |
| 4 | Заводской (серийный) номер | По паспорту/техдокументации. Критично для идентификации ТС, станков, приборов. Образец: VIN: * |
| 5 | Год выпуска (постройки) | Год производства изготовителем; Образец: 2024 |
| 6 | Срок полезного использования (лет/мес.) | Устанавливается передающей стороной (для налогового учета — по Классификатору амортизационных групп). Образец: 5 лет (60 мес.) / 3-я амортизационная группа |
| 7 | Первоначальная стоимость | Стоимость на балансе передающей стороны на момент передачи (без НДС, если НДС вычетен). Образец: , руб. |
| 8 | Сумма начисленной амортизации | Накопленная амортизация на дату передачи. Образец: , руб. |
| 9 | Остаточная (балансовая) стоимость | Гр. 7 минус Гр. 8. Именно эта сумма списывается у продавца и учитывается у покупателя (если иная стоимость не установлена договором/оценкой); Образец: *, руб. |
| 10 | Стоимость по договору (оценки) | Цена передачи по договору или отчету об оценке (для покупателя — первоначальная стоимость). Образец: *, руб. (в т.ч. НДС * руб.) |
| 11 | Состояние объекта | Исправен / Требует ремонта / Неисправен. Определяется приемочной комиссией. Образец: Исправен, внешних повреждений нет |
| 12 | Комплектность | Перечень вложений: паспорт, инструкция, ключи, запасные части, документы на регистрацию (ПТС/СТС для ТС). Образец: Паспорт , Ключи (2 компл.), ПТС , СТС *, Набор инструментов |
Приемо-сдаточная комиссия и подписи
Акт подписывается членами приемо-сдаточной комиссии (минимум 2 лица от каждой стороны) и уполномоченными представителями (руководителями/главными бухгалтерами).
| Роль | Кто подписывает | Образец реквизитов (маскировано) |
|---|---|---|
| Председатель комиссии | Руководитель или уполномоченное лицо принимающей стороны | Должность: * / ФИО: * / Подпись: * / Расшифровка: |
| Члены комиссии | Специалисты (бухгалтер, техник, кладовщик, юрист) от обеих сторон | Должность: / ФИО: * / Подпись: |
| Материально ответственное лицо (МОЛ), Принимающая сторона | Лицо, на которое будет оформлен объект (по приказу о назначении МОЛ) | Должность: / ФИО: * / Подпись: / Тел: |
| Руководитель / Гл. бухгалтер (Передающая сторона) | Для подтверждения списания | Директор: * / Гл. бух.: * / М.П. (печать при наличии) |
| Руководитель / Гл. бухгалтер (Принимающая сторона) | Для подтверждения принятия к учету | Директор: * / Гл. бух.: * / М.П. (печать при наличии) |
Особенности заполнения в 2025–2026 годах (актуальные нюансы)
Электронный документооборот (ЭДО)
С 2022 года (ФЗ-374) первичные документы, включая ОС-1, могут оформляться исключительно в электронном виде с использованием ЭЦП (квалифицированной электронной подписи). В этом случае:
- Бумажный оригинал не требуется.
- Файл акта (XML/PDF с ЭЦП) хранится в системе ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др.) или в собственной ИС организации.
- При проверке налоговой инспекции предоставляется распечатка с указанием «Подписано ЭЦП» или доступ к системе.
Единый реестр ОС и ФГИС «Единый реестр»
Для отдельных категорий ОС (автотранспорт, самоходные машины, лесозаготовительная техника) с 2024–2025 гг. вводится обязательная регистрация в ФГИС «Единый реестр основных средств» (приказом Минэкономразвития). Данные из Акта ОС-1 (VIN, стоимость, стороны) должны соответствовать данным, вносимым в реестр.
НДС и налоговый учет
- Продавец: Выпускает счет-фактуру (если не применен упрощенный режим/АУСН). Выручка — по стоимости договора (гр. 10).
- Покупатель: Принимает к учету по стоимости договора (гр. 10). НДС к вычету принимается на основании счета-фактуры продавца и Акта ОС-1.
- Разница стоимостей: Если стоимость договора (гр. 10) > остаточной стоимости (гр. 9) у продавца — разница является доходом продавца (ст. 250 НК РФ). У покупателя первоначальная стоимость = стоимость договора.
Передача транспортных средств (ТС)
При передаче ТС в Акте ОС-1 обязательно указываются:
- VIN (кузов, рама, шасси);
- Номер двигателя;
- Номер ПТС (Паспорт транспортного средства) и СТС (Свидетельство о регистрации);
- Гос. регистрационный знак (госномер).
Без этих данных ГИБДД не зарегистрирует ТС на нового владельца.
Типичные ошибки при заполнении ОС-1
- Использование ОС-1 вместо ОС-1а для зданий/сооружений, документ признается недействительным для целей кадастра/Рострестра.
- Отсутствие основания (договора/приказа) в «шапке» акта.
- Несовпадение стоимостей в акте и в договоре/счете-фактуре.
- Незаполнение графы «Срок полезного использования» — невозможно начать начисление амортизации.
- Подпись лиц, не включенных в приказ о комиссии или не имеющих доверенности.
- Потеря комплектности (нет паспорта, ключей, ПТС) — риск невозможности эксплуатации и регистрации.
Хранение и сроки
Срок хранения Акта ОС-1 — не менее 5 лет после года составления (в соответствии с типовым перечнем Росархива), однако для основных средств рекомендуется хранить в течение всего срока полезного использования объекта плюс 5 лет после списания, так как документ подтверждает первоначальную стоимость и историю владения.
Грамотное заполнение Акта ОС-1 — залог корректного бухгалтерского и налогового учета основных средств, отсутствия претензий со стороны налоговых органов и беспроблемной регистрации имущества (особенно ТС) в госорганах. Используйте актуальные бланки (ОКУД 0310101), проверяйте соответствие данным договора и первички, обязательно фиксируйте комплектность и состояние объекта приемо-сдаточной комиссией.
Примечание: Данная статья носит информационный характер. Для оформления конкретных сделок рекомендуется консультироваться с ведущим бухгалтером или юристом организации с учетом отраслевой специфики и учетной политики.
Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (НК РФ, ФЗ-402, Постановление Госкомстата № 7) и практики применения формы ОС-1 на .