Акт АТЗ (Акт передачи закрепленного имущества) — это первичный учетный документ, который оформляется при передаче основных средств, нематериальных активов или материальных ценностей в безвозмездное пользование (закрепление) за конкретным работником или структурным подразделением. Грамотное оформление этого документа защищает организацию от налоговых рисков, споров с сотрудниками и потери имущества.

В данной статье мы подробно разберем структуру акта, предоставим актуальный образец заполнения, объясним различия с иными актами приема-передачи и укажем на частые ошибки бухгалтерии.

Правовая база и назначение документа

Единой обязательной формы акта АТЗ на федеральном уровне не существует (с 2013 года организации имеют право разрабатывать свои формы самостоятельно в соответствии со ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако в качестве базы часто используются:

• Форма ОС-1 (утв. Постановлением Госкомстата от № 7), для передачи основных средств в эксплуатацию.
• Форма МА-1 — для передачи материально-ответственным лицам (МОЛ).
• Внутренняя форма организации, утвержденная приказом руководителя и закрепленная в Учетной политике.

Основные цели акта АТЗ:

1. Фиксация факта передачи имущества за конкретным лицом (МОЛ).
2. Определение границ материальной ответственности сотрудника.
3. Основание для отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете (амортизация, движение ОС).
4. Документальное подтверждение сохранности имущества при инвентаризациях и проверках.

Структура акта: обязательные реквизиты

Согласно ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ, любой первичный документ (в т.ч. АТЗ) должен содержать:

• Наименование документа («Акт приема-передачи закрепленного имущества»).
• Дата составления.
• Наименование организации (полное/сокращенное);
• Содержание хозяйственной операции (перечень имущества).
• Единицы измерения и количества (в натуральном и стоимостном выражении).
• Должности лиц, совершивших операцию и ответственных за ее оформление (передавшего, принявшего, бухгалтера).
• Подписи указанных лиц с расшифровкой (ФИО).

Важно: Если организация использует электронный документооборот, подписи заменяются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в соответствии с 63-ФЗ.

Детальный разбор разделов акта (по пунктам)

Шапка документа

Указываются:

• Полное наименование юрлица / ФИО ИП: ООО «Ромашка» / ИП Иванов И.И.
• Структурное подразделение (если есть): Отдел логистики / Склад №3.
• Номер документа и дата: № 15-ОС от г.
• Место составления: г. Москва (или * для маскировки адреса).

Стороны акта (Комиссия / Ответственные лица)

Обязательно присутствие минимум двух сторон:

1. Передающая сторона: Обычно — представитель администрации (директор, зам. директора, кладовщик, ответственный за ОС).
   Пример: Начальник отдела материально-технического обеспечения Петров П.П. (действует на основании Приказа № 45 от ).
2. Принимающая сторона (МОЛ): Сотрудник, за которым закрепляется имущество.
   Пример: Менеджер по продажам Сидоров С.С. (Трудовой договор № 123 от ).
3. Члены комиссии (при необходимости): Бухгалтер, представитель профсоюза, ИТ-специалист (для техники).

Табличная часть: Перечень имущества (Самый важный блок)

Рекомендуемые колонки таблицы:

Ключевые моменты заполнения таблицы:

• Инвентарный номер — обязателен для ОС. Если его нет — ставим прочерк, но указываем заводской серийный номер.
• Заводской номер — критически важен для идентификации техники (ноутбуки, телефоны, станки). Частично маскируем в открытых образцах (*)
• Состояние — описываем честно: «исправное», «требует ремонта», «есть скол на корпусе», «батарея держит 2 часа». Это снимает ответственность с МОЛ за предсуществующие дефекты.
• Комплектация — лучше вынести в приложение или доп; колонку: зарядка, мышь, чехол, кабели, документация.

Заключительная часть: Подписи и печать

Текст стандартной фразы:

«Имущество указанное в акте, принято мною в безвозмездное пользование (закрепление) в надлежащем состоянии, комплектность и сохранность гарантирую. Обязательства по эксплуатации в соответствии с инструкциями и правилами безопасности принимаю на себя».

Подписи:

• Передал: Должность, Подпись / ФИО (расшифровка) / Дата.
• Принял: Должность, Подпись / ФИО (расшифровка) / Дата.
• Бухгалтер (виза): Подпись / ФИО / Дата.

Печать организации ставится по желанию (не обязательна для ИП и юрлиц, если не предусмотрено Уставом/Учетной политикой).

Образец заполнения Акта АТЗ (Текстовый шаблон для копирования)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ЗАКРЕПЛЕННОГО ИМУЩЕСТВА
№ ___ «___» _________ 20__ г. г. *

Мы, нижеподписавшиеся:
_________________________________________________ (Должность, ФИО передающего — Директор/Зав.складом/Бухгалтер)
 действующий на основании ________________________ (Приказ/Устав/Доверенность № ___ от ___),
 с одной стороны (далее — «Передающая сторона»),
и
_________________________________________________ (Должность, ФИО принимающего — МОЛ)
 действующий на основании Трудового договора № ___ от ___,
 с другой стороны (далее — «Принимающая сторона»),
составили настоящий Акт о нижеследующем:

ПЕРЕЧЕНЬ ПЕРЕДАВАЕМОГО ИМУЩЕСТВА:

┌──┬──────────────────────┬──────────┬────────────┬───────────┬────────────┬───────────┬────────────────────┬──────────────────┐
│№ │ Наименование │ Инв. № │ Зав. № │ Год вып. │ Перв.стоим.│ Носимост. │ Состояние, дефекты │ Место хранения │
├──┼──────────────────────┼──────────┼────────────┼───────────┼────────────┼───────────┼────────────────────┼──────────────────┤
│1 │ ____________________ │ ________ │ __________ │ _________ │ __________ │ _________ │ __________________ │ Каб. ___, адр: * │
│2 │ ____________________ │ ________ │ __________ │ _________ │ __________ │ _________ │ __________________ │ Каб. ___, адр: * │
└──┴──────────────────────┴──────────┴────────────┴───────────┴────────────┴───────────┴────────────────────┴──────────────────┘

Остаточная (носимая) стоимость: ____________ руб. (________________________ руб. 00 коп.)

Имущество принято в безвозмездное пользование (закрепление) в указанном выше состоянии и комплектности.
Претензий по комплектности, внешнему виду и техническому состоянию не имею.
Обязуюсь обеспечивать сохранность, надлежащую эксплуатацию и своевременно сообщать о неисправностях.

ПЕРЕДАЛ: ПРИНЯЛ:
Подпись ___________ Подпись ___________
(____________________) (____________________)
ВИЗА БУХГАЛТЕРИИ:
Главный бухгалтер ___________ / __________________ / Дата ____

Разновидности АТЗ и отличия от похожих документов

АТЗ vs Акт приема-передачи (Форма ОС-1 / ОС-1а)

• ОС-1 / ОС-1а, оформляется при перемещении ОС между подразделениями, при списании, продаже, передаче в аренду/лизинг. Это движение актива на балансе.
• АТЗ (Внутренняя форма) — оформляется при закреплении ОС за конкретным физлицом (МОЛ) внутри одного подразделения. Балансовая стоимость ОС не меняется, меняется только ответственное лицо в карточке ОС (ф. ОС-6).

АТЗ vs Акт инвентаризации (Форма ИНВ-3, ИНВ-5)

Акт инвентаризации фиксирует фактическое наличие имущества на дату проверки. АТЗ фиксирует юридическое событие передачи ответственности. По результатам инвентаризации могут выявлятся расхождения с данными АТЗ (утеря, порча), что повлечет составление новых документов (списание, взыскание).

АТЗ для МОЛ (Материально-ответственных лиц)

Если сотрудник является МОЛ (кладовик, кассир, водитель со своим авто), АТЗ является основанием для заключения Договора о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 243 ТК РФ). Без договора и акта взыскать ущерб со сотрудника в полной величине крайне сложно.

Бухгалтерский и налоговый учет: Проводки и риски

Типовые проводки при оформлении АТЗ

Сам по себе АТЗ не генерирует проводок по перемещению между счетами (Дебет 01 — Кредит 01 не делается, так как баланс не меняется). Проводки делаются по приходу имущества (покупка, поступление безвозмездно) и при списании/возврате.

Однако АТЗ является основанием для:

• Заполнения инвентарной карточки ОС (ф. ОС-6), графа «Ответственное лицо», «Место нахождения».
• Начала начисления амортизации (если ОС новый и вводится в экспл. одновременно с закреплением): Дт 20/26/44 — Кт 02.
• Учета затрат на обслуживание (ТО, ремонт, расходники) на закрепленном имуществе: Дт 20/26/44 — Кт 10/60/76.

Налог на имущество организаций

Закрепление имущества за сотрудником не меняет плательщика налога на имущество, плательщиком остается организация-владелец. Важно: если имущество передано в пользование другой организации (не сотруднику), это может быть арендой (договор аренды + Акт приема-передачи ОС-1), что влечет НДС и налог на имущество у арендатора (если переданы права владения/распоряжения).

Сроки хранения и электронный документооборот

• Срок хранения: Не менее 5 лет после года составления (для первичных документов по ОС — часто хранят до списания актива + 5 лет). Утверждается в Перечне стандартных сроков хранения документов организации.
• Электронный вид: Допускается хранение только в ЭДО (СБИС, Диадок, 1С-ЭДО, Контур) с УКЭП. Бумажный оригинал при этом не обязателен, если обеспечена юридическая значимость ЭДО (соглашение сторон, УКЭП).

Типичные ошибки и как их избежать

1. Отсутствие заводского номера; При списании или краже ноутбука без С/Н доказать, что это именно тот актив, что в ОС-6, невозможно. Решение: Обязательное поле «Зав. номер» в таблице.
2. Неуказание дефектов. Сотрудник сдает технику с разбитым экраном через год, ссылаясь: «Так было при получении». Решение: Детальное описание состояния в акте (+ фото в приложении).
3. Заполнение «завтрашним числом» или задним числом. Риск признания расходов недокументированными (Налоговая). Решение: Дата акта = дата фактической передачи.
4. Нет приказа о назначении МОЛ. Акт подписан человеком, не закрепленным за складом/участком приказом. Решение: Ссылка на приказ в шапке акта.
5. Потеря акта при увольнении. Сотрудник уволился, имущество на месте, акта нет — списать или перезакрепить сложно. Решение: Жесткий контроль возврата АТЗ при кадровых перемещениях (приложение к приказу об увольнении).

Особенности закрепления отдельных видов имущества

Автотранспорт (ТС)

Кроме АТЗ обязательны:

• Доверенность на водителя (МЧД или нотариальная).
• Маршрутный лист (ежедневно).
• Договор ГПХ или доп. соглашение к ТД (если водитель не штатный).
• В акте указываются: Гос. номер, VIN, номер кузова/двигателя, пробег на момент передачи.

IT-оборудование и лицензии

• Указываются: MAC-адреса, ключи лицензий (Windows, Office, 1С, Антивирус) — частично маскируются (*).
• Обязательно приложение: «Акт приема-передачи доступа к информационным системам» (логины/пароли от почты, CRM, VPN, 1С).
• Настройка MDM (Mobile Device Management) для удаленного стирания данных при утере.

Одежда СИЗ, спецодежда, спецобувь

Оформляется по форме МБ-7 (Ведомость выдачи СИЗ) или внутренней ведомости, а не АТЗ на ОС, так как СИЗ, это материалы (счет 10), а не ОС (счет 01). Сроки носки указываются в ведомости.

Чек-лист для бухгалтера/HR при проверке АТЗ

• [ ] Наименование формы утверждено в Учетной политике?
• [ ] Все обязательные реквизиты ст. 9 ФЗ-402 присутствуют?
• [ ] Есть приказ на МОЛ (принимающую сторону)?
• [ ] Соответствуют ли инв. номера в Акте карточкам ОС-6?
• [ ] Указаны заводские номера техники?
• [ ] Описано состояние (дефекты, комплектация)?
• [ ] Подписи сторон расшифрованы (ФИО)?
• [ ] Дата акта соответствует реальности?
• [ ] Данные внесены в карточки ОС-6 (графа «Ответственное лицо», «Место нахождения»)?
• [ ] Экземпляр акта передан МОЛ (под роспись в журнале учета АТЗ)?

Акт АТЗ — это не просто бюрократическая формальность, а ключевой инструмент управления имущественными рисками организации. От качества его заполнения зависит возможность взыскать ущерб с виновного сотрудника, корректность начисления амортизации и отсутствие претензий со стороны налоговых органов при камеральных и выездных проверках.

Рекомендация: Внедрите в организации единый стандарт (шаблон) АТЗ с обязательными полями «Заводской номер», «Состояние/Дефекты», «Комплектация» и «Место нахождения (кабинет/адрес)». Автоматизируйте процесс через 1С:ЗУП/КА/ERP или ЭДО — это исключит ошибки ручного заполнения и потерю документов.

---

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При оформлении документов рекомендуется опираться на актуальное законодательство РФ, Учетную политику организации и консультации со специалистами по трудовому и налоговому праву.