Автоматизированная информационная система «ЭЛАР» (АИС «ЭЛАР») стала ключевым инструментом модернизации архивного дела в Республике Саха (Якутия). Внедрение данного программного комплекса в государственные архивы региона, включая Главный архив Республики Саха (Якутия) и его территориальные органы, ознаменовало переход от традиционных бумажных технологий к современным цифровым процессам управления документальным фондом.

Основные цели и задачи внедрения

Главной целью внедрения АИС «ЭЛАР» в якутских архивах стало создание единого электронного каталога фондов, обеспечение сохранности уникальных документов за счет минимизации их физического износа, а также радикальное повышение доступности архивной информации для граждан и организаций.

• Цифровое сохранение: Создание электронных копий документов высокого разрешения для долгосрочного хранения.
• Поисковый доступ: Обеспечение полнотекстового и атрибутного поиска по описям и делам.
• Удаленное обслуживание: Возможность заказа и получения архивных справок и копий документов через интернет-порталы (например, через ЕПГУ/РПГУ).
• Учет и контроль: Автоматизация процессов учета хранения, выдачи, использования и комплектации фондов.

Новое оборудование как драйвер изменений (Новости 2026 года)

Согласно актуальной информации на 09 июля 2026 года, архивное ведомство Республики получило значительное техническое обновление. Поступление современного сканирующего и серверного оборудования стало важнейшим этапом масштабирования работы в АИС «ЭЛАР».

«Сотрудники архива смогут оцифровывать документы на новом оборудовании для дальнейшей загрузки их в АИС, что значительно упростит доступ к информации и повысит качество обслуживания пользователей».

Это обновление позволяет решить несколько критических задач одновременно:

1. Ускорение оцифровки: Новые планшетные и проходные сканеры с функцией автоматического подачи документов и распознавания текста (OCR) позволяют обрабатывать тысячи листов в смену, что в разы сокращает сроки ввода массивов в систему.
2. Качество изображений: Профессиональное оборудование обеспечивает соответствие стандартам ФАР (Федерального архивного агентства) по разрешению (не менее 300-600 dpi) и цветопередаче, что критично для документов XIX–XX веков, метрических книг и дел личного состава.
3. Безопасность оригиналов: Бесконтактное сканирование и специальные держатели для поврежденных документов исключают механическое воздействие на ценные оригиналы.

Функционал АИС «ЭЛАР» для пользователей и архивистов

Для архивистов (внутренний контур)

• Ведение государственных описей (ф. 1-инв, ф; 2-инв и др.) в электронном виде.
• Формирование пакетов электронных документов для передачи в Федеральный архивный фонд или межведомственное взаимодействие.
• Управление процессами реставрации, санитарной обработки и переплетки с привязкой к конкретным единицам хранения.
• Автоматизированное формирование отчетности (форма № 1-арх, отчеты о предоставлении услуг).

Для граждан и организаций (внешний контур / Портал)

Благодаря загрузке данных в АИС «ЭЛАР» и их публикации на портале архивных фондов (например, archives.sakha.gov.ru или федеральном портале archives.gov.ru), пользователи получили доступ к:

• Электронным описям фондов (описание дел, даты, шифры).
• Цифровым копиям документов (при отсутствии ограничений доступа — закон об архивах, закон о персональных данных).
• Электронной очереди и записи в читальный зал (адрес читального зала: г. Якутск, ул. , д. , тел. —*).
• Подаче заявок на архивные справки (свидетельства о зарплате, стаже, репрессированных родственниках и др.) в личном кабинете Госуслуг.

Ключевые фонды, оцифрованные в приоритетном порядке

С учетом нового оборудования, в 2026 году основной акцент делается на вводе в АИС «ЭЛАР» наиболее востребованных и уязвимых фондов:

Как пользоваться системой удаленно

Для работы с АИС «ЭЛАР» Якутского архива не требуется специальное ПО. Достаточно перейти на официальный портал архивов Республики Саха (Якутия) или федеральный ресурс.

1. Выбрать раздел «Поиск по фондам» или «Электронные описи».
2. Ввести известные реквизиты: номер фонда, описи, дела, даты, ключевые слова (название организации, ФИО — *)
3. При наличии цифровой копии — просмотреть документ в просмотрщике (зум, поворот, скачивание в PDF/JPG при разрешенном доступе).
4. При отсутствии копии — оформить заявку на оцифровку или выдачу справки через личный кабинет (требуется авторизация через ЕСИА).

Контакты и реквизиты для обращений

Главный архив Республики Саха (Якутия) — главный оператор АИС «ЭЛАР» в регионе.

• Адрес: г. Якутск, пр. * , д. (точный адрес уточняйте на официальном сайте)
• Телефон приемной / справочного бюро: +7 (*) —*
• E-mail для обращений: archive@*.ru (официальный домен)
• Официальный сайт/Портал АИС: archives.sakha.gov.ru (примерный адрес, проверьте актуальность)
• Режим работы читального зала: Пн-Пт: 09:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00), Сб-Вс: выходной. Запись обязательна через портал или по телефону.

Перспективы развития: 2026–2027 годы

Планы по развитию АИС «ЭЛАР» в Якутии включают:

• Внедрение модуля «Электронный архив» (ЭДО): Перевод ведомств региона на передачу дел в архив исключительно в электронном виде с электронной подписью (КЭП).
• ИИ-технологии: Пилотные проекты по автоматическому распознаванию рукописного текста (HTR) для метрических книг и дел XIX века.
• Мобильное приложение: Запуск удобного интерфейса для поиска по фондам с телефона.
• Расширение МФЦ: Интеграция терминалов самообслуживания в центрах «Мой Документ» для заказа архивных справок без визита в архив (адреса МФЦ: г. Якутск, ул. *, д. и др.).

Статья подготовлена на основе открытых данных и новостных сообщений от . Контактные данные (телефоны, адреса, e-mail, ФИО руководителей) частично замаскированы (*) в целях информационной безопасности. Для получения актуальных реквизитов обращайтесь на официальный портал Архивного управления Республики Саха (Якутия).