Архивный отдел является важным структурным подразделением Администрации Окуловского муниципального района, обеспечивающим сохранность документационного фонда муниципального образования, а также доступ к архивной информации для граждан и организаций. Деятельность отдела регулируется федеральным законодательством в области архивного дела, нормативными правовыми актами Новгородской области и локальными актами Администрации района.

Общие сведения и правовая основа

Окуловский муниципальный район входит в состав Новгородской области и состоит из 3 городских и 4 сельских поселений. Архивный отдел формируется для обеспечения исполнения Администрацией своих полномочий в области управления документацией и архивным делом.

Основные нормативные акты, регулирующие деятельность:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Закон Новгородской области об архивном деле;
• Устав Окуловского муниципального района;
• Положение об Архивном отделе (утверждается распоряжением Главы Администрации);
• Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в части доступа к информации).

Основные функции и задачи

В компетенцию Архивного отдела входит широкий спектр задач, направленных на системную работу с документами:

1. Прием и учет документов: обеспечение приема на хранение дел от структурных подразделений Администрации, муниципальных учреждений и организаций, подлежащих ликвидации или реорганизации.
2. Формирование архивных фондов: экспертиза документов по срокам хранения, составление описей, инвентарей и справочных приборов.
3. Обеспечение сохранности: создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), защита от несанкционированного доступа, порчи и утраты.
4. Информационно-справочное обслуживание: выдача архивных справок, выписок, копий документов гражданам и юридическим лицам (пенсионное, жилищное, земельное право и др.).
5. Методическое руководство: консультации структурных подразделений Администрации и муниципальных учреждений по вопросам делопроизводства, номенклатур дела и сроков хранения.
6. Цифровизация: участие в проектах по электронному документообороту и оцифровке ценных архивных фондов для дистанционного доступа.

Контактная информация и режим работы

Архивный отдел, как правило, размещается в здании Администрации Окуловского муниципального района. Ниже приведены актуальные реквизиты на .

Структура и руководство

Архивный отдел возглавляется Начальником архивного отдела (или Руководителем сектора/группы архивного дела в зависимости от штатного расписания на текущий год).

ФИО руководителя: * * * (данные о конкретном должностном лице являются персональными и публикуются на официальном сайте в разделе «Структура и руководство» или в приказе о назначении).

Штат отдела, как правило, включает:

• Начальника отдела;
• Старших архивистов / архивистов (ответственных за фонды: административно-хозяйственные, кадровые, земельные, градостроительные и т.д.);
• Специалиста по информационно-справочной работе (выдача справок гражданам);
• Технического персонала (хранители, санитары для обеспечения режима хранения).

Порядок обращения за архивной справкой

Гражданам и организациям для получения архивных документов или справок необходимо:

1. Подготовить пакет документов:
   • Заявление установленного образца (можно заполнить на месте или скачать с сайта Администрации);
   • Паспорт гражданина РФ (оригинал);
   • Документы, подтверждающие родственные связи (если запрос касается архивов реорганизованных/ликвидированных предприятий, колхозов, совхозов — например, справки о стаже, заработной плате);
   • Доверенность (если обращается представитель), нотариально заверенная или простая письменная (в зависимости от требований отдела).
2. Подать запрос:
   • Лично в часы приема посетителей (по адресу: г. Окуловка, ул. К, д. );
   • По почте: 174350, Новгородская обл., г. Окуловка, ул. К, д. , Администрация Окуловского мун. района, Архивный отдел;
   • Через портал Госуслуг (ЕПГУ) / Региональный портал Госуслуг Новгородской области (раздел «Архивные справки»);
   • На электронную почту Администрации (со сканами документов и подписью ЭЦП или в соответствии с правилами приема электронных обращений).
3. Сроки исполнения: Согласно ст. 22 Закона № 125-ФЗ, архивные справки выдаются в течение 30 календарных дней со дня поступления запроса (в сложных случаях срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя).

Состав архивных фондов (основные категории)

В Архивном отделе Окуловского района формируются фонды следующих категорий:

• Фонды Администрации Окуловского муниципального района (постоянное хранение): решения Думы, распоряжения Главы, приказы Администрации, дела по экономике, социальной сфере, градостроительству.
• Фонды ликвидированных и реорганизованных муниципальных учреждений и предприятий: школы, больницы, дома культуры, ЖЭК, РЭС, сельхозпредприятия (колхозы, совхозы — Кулотинское, Угловское, Боровенковское, Котовское, Турбинное, Березовикское поселения). Именно эти фонды наиболее востребованы для подтверждения трудового стажа и заработной платы.
• Кадровые фонды: личные дела, табели учета рабочего времени, наряд-заказы (хранятся 75 лет).
• Земельные и градостроительные фонды: дела по предоставлению земельных участков, планы межевания, проекты планировки поселений.
• Фонды Думы Окуловского муниципального района (протоколы заседаний, нормативные правовые акты).

Особенности работы с архивами сельских поселений

Учитывая структуру района (Окуловское, Кулотинское, Угловское городские поселения и Березовикское, Боровенковское, Котовское, Турбинное сельские поселения), архивы бывших сельских советов и администраций поселений, ликвидированных в ходе муниципальной реформы, централизованы в Архивном отделе Администрации района.

Важно: Если вы ищете документы по конкретному поселению (например, справку из архива бывшего Боровенковского сельсовета), запрос все равно направляется в Центральный Архивный отдел Администрации района по адресу: г. Окуловка, ул. К, д. .

Платные услуги и тарифы

Выдача архивных справок гражданам по вопросам, касающимся их личных прав (пенсия, жилье, земля, реабилитация), осуществляется бесплатно (ст. 22 ФЗ № 125-ФЗ).

Платные услуги могут предоставляться за:

• Изготовление копий документов (ксерокопия, сканирование) по тарифам, утвержденным Администрацией;
• Выдачу справок юридическим лицам (нотариусам, адвокатам, банкам, строительным компаниям) по гражданско-правовым договорам;
• Проведение тематического поиска информации по запросам коммерческих организаций.

Актуальный перечень платных услуг и тарифы публикуются на официальном сайте okuladm.ru в разделе «Муниципальные услуги» -> «Платные услуги».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Архивный отдел Администрации Окуловского муниципального района играет ключевую роль в сохранении исторической памяти района и защите прав граждан. При обращении в архив рекомендуеться заранее подготовить все необходимые документы и, при возможности, связаться по телефону (81657) -1-* для уточнения часов приема и списка требуемых бумаг, что сэкономит ваше время.