Ведение журнала учета машинных носителей информации — это обязательное требование для организаций, обрабатывающих информацию, составляющую государственную тайну, служебную информацию ограниченного распространения (СОД), а также персональные данные (в соответствии с 152-ФЗ и требованиями ФСТЭК). На 2026 год актуальны несколько утвержденных форм и рекомендательных образцов, выбор которых зависит от категории защищаемой информации и отраслевой принадлежности организации.
Нормативная правовая база и виды журналов
Перед заведением журнала необходимо определить, какая именно информация обрабатывается на носителях:
- Государственная тайна: Ведется по форме, утвержденной ФСТЭК (часто Форма № 25 или отраслевые формы).
- Служебная информация ограниченного распространения (СОД): Пример — Приложение № 2 к Приказу Рослесхоза от № 116 «Порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям».
- Персональные данные (ПДн): Единой обязательной формы на федеральном уровне нет (согласно письмам Роскомнадзора), используется типовая форма, разработанная самостоятельно или взятая из рекомендательных источников (ГАРАНТ, КонсультантПлюс, FreshDoc, Контур.Норматив).
- Машинные документы (общего назначения): Форма № 25 (утв. Постановлением Госстата РФ / Госкомистата), применяется для учета машинных документов и носителей в архивах и делопроизводстве.
Основные реквизиты журнала (структура таблицы)
Независимо от формы, любой журнал должен содержать минимальный набор столбцов, обеспечивающих прослеживаемость жизненного цикла носителя. Ниже приведен универсальный набор граф (на примере Формы 25 и типовых форм для ПДн/СОД):
- Дата регистрации / Дата поступления (выдачи).
- Регистрационный номер / Порядковый номер. Сквозная нумерация за год.
- Гриф секретности / Категория информации. (Напр.: «СОД», «Конфиденциально», «Персональные данные», «ДСП», «Несекретно»).
- Наименование носителя / Тип носителя. (USB Flash, HDD/SSD внешний, DVD-R, Лента LTO, Карта памяти и т.д.).
- Инвентарный / Заводской номер носителя. Уникальный идентификатор физического устройства.
- Объем информации / Емкость носителя.
- Откуда поступил / Кому выдан (ФИО, подразделение). Примечание: реальные ФИО в примерах маскируются, напр.: Иванов И.И. → Иванов *.
- Цель передачи / Основание (приказ, заявка, акт).
- Подпись выдавшего / принявшего.
- Дата возврата / уничтожения / списания.
- Подпись ответственного за возврат / уничтожение.
- Примечание. (Напр.: «Уничтожен Актом № 12 от », «Утерян», «Передан в архив»).
Пример заполнения журнала (Наглядная таблица)
Ниже приведен пример заполнения строки журнала для съемного носителя (USB Flash) с персональными данными. Данные условны, чувствительные реквизиты замаскированы.
| № п/п | Дата | Гриф / Категория | Тип носителя | Зав. № / Инв. № | ФИО получателя / Отправителя | Подразделение | Основание (Док-мент) | Подпись получ. | Дата возврата | Подпись возвр. | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Персональные данные (СПДн) | USB Flash 3.0, 64 Гб | INV-2026-045 / SN: * * | Петров (маска) | Отдел кадров | Заявка № 45 от | подпись | подпись | Возвращен после переноса данных в ИС. Акт уничтожения копии № 12. | ||
| 2 | СОД (Приказ Рослесхоза № 116) | Внешний HDD 1 Тб | INV-2025-012 / SN: * * | Сидоров (маска) | Лесной участок № 3 | Приказ № 101 от | подпись | — | — | Выдан для выездной работы. Срок действия до . |
Пошаговая инструкция по заполнению
Шаг 1: Оформление титульного листа (обложки)
На обложке или первом листе журнала обязательно указываются (согласно рекомендациям Контур.Норматив, FreshDoc, ГАРАНТ):
- Полное наименование организации: ООО «Ромашка» / ФГБУ «Лесничество № *».
- Наименование журнала: «Журнал учета съемных машинных носителей персональных данных» или «Журнал регистрации машинных носителей СОД».
- Дата начала ведения: ___ _______________ 20__ г. (например, «01 января 2026 г.»).
- Дата окончания ведения: ___ _______________ 20__ г.
- ФИО ответственного лица, ведущего журнал: Ответственный: Смирнов * (маска).
- Подпись руководителя организации и печать (при необходимости).
- Номер журнала (если их несколько): «Журнал № 1», «Журнал № 2».
Шаг 2: Пронумеровать и перешить журнал
Журнал должен быть прошит, пронумерован (каждая страница), на последней странице ставится печать организации и подпись руководителя с указанием числа прошитых и пронумерованных листов: «В журнале прошито и пронумеровано 50 (пятьдесят) листов».
Шаг 3: Регистрация каждого факта движения носителя
Запись вносится в момент фактической передачи/получения носителя. Не допускается заполнение «заранее» или «позже».
- Выдача: Заполняются графы 1–9. Подпись ставит получатель.
- Возврат: Заполняются графы 10–11. Подпись ставит выдавший (ответственный за учет).
- Уничтожение/Списание: В графе «Примечание» указывается номер и дата Акта уничтожения/списания. Журнал не зачеркивается, строка остается заполненной;
Шаг 4: Контроль сроков
Рекомендуется вести отдельный контрольный лист или использовать колонку «Срок возврата» для отслеживания носителей, выданных во временное пользование (особенно актуально для СОД по Приказу Рослесхоза № 116).
Особенности ведения для разных категорий информации
Персональные данные (152-ФЗ, ФСТЭК)
- Журнал ведется на съемные носители (флешки, внешние диски). Внутренние диски серверов/рабочих станций в этот журнал обычно не вносятся (учет ведется через ИТ-инвентаризацию и журнал учета СКЗИ).
- Обязательно наличие графы «Категория ПДн» (Общие, Биометрические, Специальные и т.д.) для оценки рисков.
- Срок хранения журнала: не менее 3 лет после последней записи (или по срокам хранения документов организации).
Служебная информация ограниченного распространения (СОД)
- Строгое соблюдение формы Приложения № 2 к Приказу Рослесхоза № 116 от (если организация в ведении Рослесхоза) или иных отраслевых приказов (Минобороны, МВД, ФСБ и т.д.).
- Обязателен учет грифа «СОД» и номера документа, зафиксированного на носителе.
- Передача носителей СОД сторонним организациям требует оформления Акта передачи (Приложение № 1 к тому же Приказу).
Форма № 25 (Машинные документы и носители)
- Применяется в архивах и для учета машинных документов, подлежащих длительному хранению.
- Имеет специфические графы: «Шифр заказа», «Задачи», «Учетный номер», «Тип машинного документа».
- Часто ведется параллельно с журналом учета носителей ПДн/СОД, если организация совмещает функции.
Типичные ошибки и штрафы
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие журнала | Штраф по ст. 13.11 КоАП РФ (для должностных лиц 5–10 тыс. руб., для юрлиц 15–75 тыс. руб.) | |
| Несвоевременное заполнение (пропуски строк, заполнение от памяти) | Признание учета несоответствующим требованиям, предписание устранить нарушения | |
| Отсутствие прошивки, нумерации, подписей на обложке | Журнал не имеет юридической силы | |
| Учет только флешек, игнорирование внешних HDD, карт памяти, DVD | Неполный охват объектов защиты | |
| Потеря носителя без отражения в журнале (Акта об утере) | Инцидент безопасности утечки ПДн/СОД, проверка Роскомнадзора/ФСТЭК |
Электронный журнал: можно ли вести в Excel/1С?
Согласно разъяснениям Роскомнадзора и ФСТЭК, электронная форма ведения допускается, при условии обеспечения:
- Защиты от несанкционированного изменения записей (Цифровая подпись, хэш-суммы, права доступа «только добавление»).
- Возможности распечатки любой страницы за любой период для предъявления инспектору.
- Наличия АЭП (усиленной/неквалифицированной ЭП) у ответственного лица для подтверждения авторства записей.
Рекомендация: На практике наиболее надежным и не вызывающим вопросов у проверяющих органов остается бумажный журнал, прошитый и пронумерованный. Электронный журнал удобен вести параллельно для внутренней аналитики и поиска.
Где скачать актуальные бланки (2024–2026)
- КонсультантПлюс / ГАРАНТ: Разделы «Формы документов» -> «Защита информации» -> «Журналы учета». Там актуальны: Приложение № 2 к Приказу Рослесхоза № 116 (2025), Форма № 25, Типовые формы для ПДн (редакции 2023–2024 гг.).
- Сайт ФСТЭК (fstec.ru): Методические документы по защите ПДн (Приказ ФСТЭК № 21, № 17).
- Контур.Норматив, FreshDoc, ПроБланк.ру: Готовые бланки в Word/Excel/PDF для скачивания и печати.
- Отраслевые порталы: Для лесного хозяйства — сайт Рослесхоза (раздел «Нормативные акты» -> «СОД»).
Чек-лист ответственного за журнал (на каждый день/смену)
- [ ] Все выданные сегодня носители занесены в журнал?
- [ ] Все возвращенные носители отмечены датой возврата и подписью?
- [ ] Соответствуют ли заводские номера в журнале реальным наклейкам на носителях?
- [ ] Есть ли носители с истекшим сроком возврата? (Взять под контроль).
- [ ] Сохранен ли журнал в месте с ограниченным доступом (сейф, запертый шкаф)?
Правильно оформленный журнал учета машинных носителей информации, это не просто формальность для проверки, а ключевой инструмент управления рисками утечки информации. Выбор формы (Приложение № 2 к Приказу Рослесхоза № 116, Форма № 25, или самостоятельно разработанная форма для ПДн) должен быть закреплен во Внутреннем нормативном акте организации (Политике безопасности, Положении об учете носителей). Регулярный аудит журнала ответственным лицом и службой безопасности (если есть) гарантирует готовность к проверкам Роскомнадзора, ФСТЭК или профильных ведомств.
Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов по защите информации в вашей организации рекомендуется обратиться к актуализированным версиям нормативных актов на правовых системах (КонсультантПлюс, ГАРАНТ) или консультироваться со специалистом по защите информации / ДСП.