Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую историю гражданина․ Несмотря на массовый переход на электронный вид (ЭТК), бумажный оригинал по-прежнему хранится у работодателя и может потребоваться сотруднику на руки временно․ В этой статье подробно разберем, когда работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки, как правильно написать заявление, предоставим актуальные образцы на 2026 год и объясним процедуру возврата документа․

Правовые основания выдачи трудовой книжки на руки

Согласно ст․ 66 ТК РФ и Постановлению Правительства РФ от № 640 (Правила ведения и хранения трудовых книжек), работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику только в строго определенных случаях․ Произвольная выдача «просто по просьбе» без законных оснований недопустима, так как нарушает правила хранения документа строгой отчетности․

Основные основания для выдачи на руки (ст․ 66 ТК РФ, п․ 44 Постановления № 640):

• Увольнение работника — выдача в последний рабочий день (п․ 4 ст․ 84․1 ТК РФ)․ В этом случае заявление не требуется, но составляется акт передачи․
• Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) — при подаче работником заявления о переходе на ЭТК бумажный оригинал выдается на руки (ч․ 4 ст․ 66 ТК РФ)․
• Предоставление сведений о трудовой деятельности (формы СТД-Р) — если работнику нужны выписки для Пенсионного фонда (СФР), банка, нотариуса и т․д․, работодатель выдает сведения по форме СТД-Р, а не саму книжку (ст․ 62 ТК РФ)․ Срок — не позднее 3 рабочих дней․
• Смерть работника — выдача наследникам или иным уполномоченным лицам․

Когда работник пишет заявление на выдачу «на время»?

Фраза «на время» в заявлении используется в двух контекстах:

1. Переход на ЭТК: Работник пишет заявление о переходе на электронный вид․ В ответ работодатель выдает бумажную книжку на руки без срока возврата (она остается у работника навсегда)․
2. Исключительные случаи (спорные): Иногда работники просят выдать книжку «на пару дней» для нотариуса/банка․ Закон не предусматривает выдачу оригинала во временное пользование для этих целей․ Однако на практике некоторые работодатели идут навстречу, оформляя это через получение расписки с указанием срока возврата․ Риск утери документа лежит на работодателе․

Образец заявления на выдачу трудовой книжки (на 2026 год)

Ниже приведен универсальный образец․ Текст можно скопировать в Word, заполнить данные и распечатать в двух экземплярах (один остается у работодателя с отметкой о принятии)․

Образец заявления при увольнении (если не выдали в срок или забирает доверенное лицо)

Кому: Генеральному директору ООО «»
от: Иванова Ивана Ивановича
должность: менеджер по продажам
телефон: +7 () --*

ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче трудовой книжки

Прошу выдать мне трудовую книжку № * серия * в связи с увольнением по собственному желанию (приказ № * от ․․2026 г․) в последний рабочий день ․․2026 г․

С правилами хранения трудовой книжки ознакомлен(а)․ Обязуюсь при получении поставить подпись в журнале учета движения трудовых книжек (форма Т-3)․

Приложение: копия паспорта (при получении доверенным лицом, доверенность и копия паспорта доверенного лица)․

;․2026 г․ _____________ /Иванов И․И․/

Образец заявления при переходе на ЭТК (бумажная выдается навсегда)

Кому: Генеральному директору ООО «*»
от: Петрова Петра Петровича
должность: главный бухгалтер

ЗАЯВЛЕНИЕ
о переходе на электронную трудовую книжку и выдаче бумажной трудовой книжки на руки

На основании ч․ 4 ст․ 66 ТК РФ прошу:
Перевести мою трудовую книжку в электронный вид (ЭТК)․
Выдать мне на руки бумажную трудовую книжку № * серия * (или: «мою бумажную трудовую книжку») для личного хранения․

О том, что я информирован(а) о порядке ведения ЭТК и моих правах, подтверждаю своей подписью ниже․

․․2026 г․ _____________ /Петров П․П․/

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки (альтернатива выдаче оригинала)

Чаще всего это именно то, что нужно работнику для банка/СФР․

Кому: Начальнику кадра ООО «»
от: Сидорова Сидора Сидоровича
должность: инженер

ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче заверенной копии трудовой книжки

Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (всех заполненных разворотов) для предоставления в  (название банка / СФР / нотариуса)․

Копию прошу подготовить в срок, не превышающий 3 рабочих дней (ст․ 62 ТК РФ)․

․․2026 г․ _____________ /Сидоров С․С․/

Порядок оформления выдачи: пошаговая инструкция для HR

Если основание законное (увольнение или переход на ЭТК), процедура выглядит так:

1. Получение заявления: Работник пишет заявление (образцы выше)․ На втором экземпляре HR ставит отметку о принятии (дата, подпись, ФИО)․
2. Подготовка документа: В трудовой книжке на последней странице раздела «Сведения о работе» ставится запись о выдаче (только при увольнении или переходе на ЭТК)․ Пример записи: «Трудовая книжка выдана на руки в связи с увольнением (переходом на ЭТК) по приказу № * от ․․2026 г․»․ Подпись ответственного лица, печать (есть), дата․
3. Журнал учета (форма Т-3): Обязательное заполнение граф: дата выдачи, номер и серия ТК, ФИО работника, основание (приказ/заявление), подпись получившего․
4. Передача под роспись: Работник ставит подпись в журнале Т-3 и на своем экземпляре заявления (в графе «Получил(а)» с датой)․
5. Сведения в СФР (СЗВ-ТД): При увольнении или переходе на ЭТК в течение следующего рабочего дня отправляется отчет СЗВ-ТД с кодом основания «3» (увольнение) или «5» (переход на ЭТК)․

Особенности 2026 года: ЭТК и СЗВ-ТД

На актуальны следующие нюансы:

• Обязательность ЭТК: Для всех, кто трудоустроился впервые после , ведется только ЭТК․ Бумажная книжка у них отсутствует․
• СЗВ-ТД вместо разворотов: При увольнении работодатель не делает запись в бумажной ТК о причине увольнения (ст․ 84․1 ТК РФ), а выдает СТД-Р и отправляет СЗВ-ТД․ Запись в ТК ставится только о факте выдачи документа на руки․
• Электронное заявление: Заявление на переход на ЭТК можно подать через Госуслуги или личный кабинет СФР, но большинство компаний до сих пор требуют бумажный дубль для архива․

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли получить трудовую книжку на руки «на пару дней» для банка?

Законом — нет․ Работодатель обязан выдать сведения по форме СТД-Р (заверенные копии разворотов) в течение 3 дней․ Выдача оригинала создает риск утери документа строгой отчетности, за которую отвечает работодатель (штрафы до 50 000 руб․ по ст․ 5;27 КоАП РФ)․

Что делать, если работодатель отказывает в выдаче при увольнении?

Это грубое нарушение ст․ 84․1 ТК РФ․ Нужно написать претензию, жалобу в ГИТ (Государственная инспекция труда) или в суд․ За задержку выплачивается средний заработок за каждый день задержки (ст; 236 ТК РФ)․

Нужно ли заверять копию трудовой книжки нотариусом?

Для СФР и банков достаточно заверения копии работодателем (подпись директора/кадровца, печать, надпись «Верно», дата)․ Нотариус нужен редко (например, для судебных исков за границей или по требованию конкретного нотариуса при сделках)․

Как получить трудовую книжку, если фирма ликвидирована?

Обращайтесь в архивную службу региона (государственный архив), куда переданы дела ликвидированной организации․ Пишется заявление к главархиву с прикреплением копии паспорта․

Скачать бланки (ссылки на ресурсы)

Готовые бланки в формате ․docx (Word) и ․pdf для 2025–2026 годов можно найти на профильных кадровик-сайтах (КонсультантПлюс, Гарант, «Мое дело», Кадровый ресерв) по запросам:

• «Бланк заявления на выдачу трудовой книжки при увольнении 2026»
• «Образец заявления на переход на ЭТК и выдачу бумажной ТК 2026»
• «Заявление на выдачу сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) -026»

Примечание: В статье не публикуются прямые ссылки на скачивание файлов, так как они могут устареть․ Используйте проверенные правовые системы (КонсультантПлюс, Гарант) или официальный сайт СФР (sf․gov․ru) для получения актуальных форм․

Краткая шпаргалка для работника