Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска — это стандартная кадровая процедура, однако ситуации, когда ключевой сотрудник уходит на отдых, а его функции не могут быть приостановлены, требуют дополнительного документирования. В таких случаях работник пишет заявление на отпуск с возложением обязанностей на другого сотрудника. В данной статье мы подробно разберем правовую базу, порядок оформления, обязательные реквизиты и предоставим актуальные образцы документов на .

Правовая основа: что говорит ТК РФ?

Согласно статье 60.2 Трудового кодекса РФ, возложение дополнительных обязанностей на работника (в т.ч. в период отсутствия основного сотрудника) возможно только при соблюдении следующих условий:

Письменное согласие работника: Сотрудник, на которого перекладываются функции, должен дать согласие в письменной форме.
Дополнительная оплата: Размер доплаты устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ст. 151 ТК РФ). Обычно это фиксированная сумма или процент от тарифной ставки замещаемого работника.
Ограничение сроков: Возложение обязанностей допускается на срок до возвращения основного работника.

Важно: Нельзя просто написать в заявлении «мои дела будет делать Иван Иванович». Необходимо оформить отдельное соглашение (дополнительное соглашение к трудовому договору) с замещающим лицом и приказами (распоряжениями) о возложении обязанностей и о доплате.

Пакет документов: что готовит HR и сотрудник

Процесс оформления отпуска с передачей полномочий включает подготовку нескольких взаимосвязанных бумаг:

Заявление от основного работника — на предоставление отпуска с просьбой возложить обязанности на конкретное лицо.
Согласие замещающего сотрудника — заявление от второго работника о готовности выполнить дополнительную работу.
Дополнительное соглашение к трудовому договору — с замещающим лицом (обязательно, если доплата не зафиксирована в ТД/ЛНА).
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска, единая форма Т-6 или своя форма.
Приказ (распоряжение) о возложении обязанностей и установлении доплаты — форма Т-5 или своя.
Приказ о прекращении возложения обязанностей, по возвращении основного сотрудника.

Структура и реквизиты заявления (Образец №1)

Заявление пишется от имени уходящего в отпуск сотрудника адресовано руководителю организации. Ниже приведен универсальный образец.

Образец заявления на отпуск с возложением обязанностей

Кому: Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И. от (ФИО полностью) Должность: Телефон: * ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск за 2025 рабочий год в период с по (включительно), продолжительностью 28 календарных дней. В связи с необходимостью обеспечения бесперебойной работы отдела продаж в период моего отсутствия, прошу возложить исполнение моих трудовых обязанностей (ведение клиентской базы, согласование договоров, контроль отгрузок) на менеджера отдела продаж Петрова Петра Петровича (Табельный номер: ) на срок моего отпуска с по . Согласие Петра Петровича Петрова на выполнение данных обязанностей и получение соответствующей доплаты приложено.

Ключевые моменты заполнения:

Период отпуска: Укажите точные даты «с» и «по». Помните, что календарные дни включают выходные и праздники.
Рабочий год: Укажите за какой период предоставляется отдых (например, за 2025 год, если отпуск береться в 2026).
Перечень обязанностей: Не пишите «все обязанности». Перечислите ключевые функции (ст. 57 ТК РФ — трудовая функция), чтобы избежать споров о объеме работы.
Данные замещающего: Обязательно укажите ФИО, должность и табельный номер.
Ссылка на согласие: Фраза «Согласие приложено» обязательна, иначе приказ не подпишут.

Заявление-согласие замещающего сотрудника (Образец №2)

Этот документ пишется от имени того, кто будет работать за двоих. Без него инспекция труда может расценить возложение обязанностей как нарушение ст. 60.2 ТК РФ.

Образец согласия на выполнение дополнительных обязанностей

Кому: Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И; от менеджера отдела продаж Петрова П.П. Табельный номер: ЗАЯВЛЕНИЕ Я, Петров Петр Петрович, работающий в ООО «Ромашка» на должности менеджера отдела продаж (трудовой договор № от ), выражаю свое добровольное письменное согласие на временное исполнение трудовых обязанностей менеджера старшего звена (ФИО уходящего в отпуск) в период его ежегодного оплачиваемого отпуска с по . Обязанности, на исполнение которых даю согласие: Ведение и актуализация клиентской базы в CRM-системе. Подготовка и согласование коммерческих предложений и договоров. Контроль сроков отгрузки товаров и сопровождение накладной. Участие в ежедневных планерках отдела (в 09:30). Прошу установить мне доплату в размере 50% от тарифной ставки (оклада) замещаемого работника за фактически отработанное время исполнения указанных обязанностей в соответствии с п. * Положения о заработной плате / коллективным договором / трудовым договором.

Дополнительное соглашение к трудовому договору (Образец №3)

Хотя ст. 60.2 ТК РФ позволяет возлагать обязанности на основании приказа и письменного согласия, лучшей практикой (и требованием многих судов) является заключение дополнительного соглашения. Оно фиксирует размер доплаты, сроки и перечень функций детально.

Образец дополнительного соглашения

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору № от

г. Москва «09» июня 2026 г.

ООО «Ромашка», в лице Генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, именуемое в дальнейшем «Работодатель», и Петров Петр Петрович, паспорт выдан , с другой стороны, именуемый в дальнейшем «Работник», совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее Дополнительное соглашение о нижеследующем:

ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ
В период отсутствия на работе основного работника — менеджера старшего звена * (ФИО), находящегося в ежегодном оплачиваемом отпуске с по , Работнику временно возлагаются следующие дополнительные трудовые обязанности:
— Ведение клиентской базы в CRM Bitrix24;
— Подписание первичной документации (накладные, акты) в пределах полномочий;
— Контроль дебиторской задолженности по сегменту «Ключевые клиенты».

Работник продолжает выполнять свои основные трудовые обязанности менеджера отдела продаж в совмещении.

СРОК ДЕЙСТВИЯ
Настоящее Соглашение вступает в силу с и действует до включительно (до выхода на работу основного работника).

ОПЛАТА ТРУДА
За исполнение дополнительных обязанностей Работнику устанавливается доплата в размере 15 000 (Пятнадцать тысяч) рублей 00 копеек в месяц (или 50% от оклада замещаемого работника), выплачиваемая пропорционально отработанному времени.
Доплата производится одновременно с выплатой заработной платы за соответствующий расчетный период.

ПОРЯДОК РАСЧЕТА ПРИ НЕПОЛНОМ ОТРАБОТАННОМ ПЕРИОДЕ
Если Работник не отработал полный период возложения обязанностей (болезнь, отгул и т.д.), доплата производится пропорционально отработанным дням.

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
По истечении срока действия настоящего Соглашения Работник освобождается от исполнения дополнительных обязанностей, доплата прекращается.
Во всем остальном условия трудового договора № остаются без изменений.

АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН:
Работодатель: ООО «Ромашка», ИНН , КПП , адрес: г. Москва, ул. , д. .
Работник: Петров П.П., адрес регистрации: г. , ул. , кв. , тел.: *.

ПОДПИСИ СТОРОН:
Работодатель: _____________ / Иванов И.И. / М.П.
Работник: _____________ / Петров П.П. /

Приказы (Распоряжения) работодателя

На основании двух заявлений и доп. соглашения кадровый специалист готовит приказа. Обычно это два отдельных документа или один комплексный.

Приказ о предоставлении отпуска (Форма Т-6 / своя форма)

Основание: Заявление работника от .
Текст приказа: «Предоставить (должность, ФИО) ежегодный основной оплачиваемый отпуск за 2025 рабочий год с по (28 календарных дней)».
Ответственное лицо: Начальник кадровика / бухгалтер для расчета отпускных.

Приказ о возложении обязанностей (Форма Т-5 / своя форма)

Основание: Заявление от ; Заявление-согласие Петрова П.П. от ; Доп. соглашение №1 от .
Текст приказа: «Во исполнение ст. 60.2 ТК РФ возложить на Петрова П.П; (таб. № ) временное исполнение обязанностей * (перечень) в период с по . Установить доплату в размере 50% от оклада замещаемого / 15 000 руб. в мес.».
Согласование: Обязательно проставляются визы бухгалтера (на доплату) и начальника структурного подразделения.

Типичные ошибки и риски (Чек-лист для HR)

Ошибка	Последствие	Как избежать
Нет письменного согласия замещающего	Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для юрлиц), признание приказа недействительным	Обязательно берем заявление-согласие ДО подписания приказа
Доплата не установлена или установлена «по желанию»	Нарушение ст. 151 ТК РФ, долги по зарплате, суды	Фиксируем сумму/процент в приказе И в доп. соглашении
Срок возложения не совпадает с сроком отпуска	Путаница в расчетах, риск переплаты или недоплаты	Даты в приказе об отпуске и приказе о возложении должны быть идентичны
Возложение обязанностей на беременную / несовершеннолетнего / работника вредного производства	Прямое нарушение ТК РФ (ст. 254, 268, 96)	Проверяем категорию работника перед подписанием согласия
Отсутствие приказа о прекращении возложения	Доплата продолжает начисляться бесконечно	Автоматически или отдельным приказом прекращаем доплату в день выхода основного сотрудника

Особенности расчета отпускных и доплаты (Нюансы 2026 года)

Отпускные у основного работника

Рассчитываются стандартным образом: Средний заработок за 12 месяцев × Количество дней отпуска. Период расчета — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (для отпуска с — период с по ). Выплата не позднее 3 дней до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Доплата замещающему

Основа начисления: Оклад замещаемого (если % от оклада) или фиксированная сумма.
Пропорциональность: Если замещающий заболел или сам был в отгуле — доплата уменьшается пропорционально отработанным дням возложения.
Налоги: Доплата подлежит удержанию НДФЛ (13% / 15% / 30%) и страховым взносам (30%/15.1% для работодателя) — это полноценная часть заработной платы.
Средний заработок в будущем: Доплата включается в средний заработок замещающего при расчете его собственных отпускных и больничных в будущем.

Электронный документооборот (ЭДО) и удаленка

В 2026 году большинство компаний используют ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО). Процедура оформления не меняется, меняется только форма подписания:

Сотрудник создает заявление в личном кабинете / HR-портале.
Система маршрутизирует на согласование замещающему (он ставит ЭЦП/СМС-код).
Руководитель утверждает ЭЦП.
Кадровый специалист формирует приказа, подписывает ЭЦП руководителя.
Приказы направляются на ознакомление под роспись (ЭЦП) обоим сотрудникам.

Важно: Для работников, оформленных по ГПХ (гражданско-правовым договорам), данная схема не применяется. У них нет «обязанностей по ТД», есть «работы/услуги по договору». Замещение оформляется доп. соглашением к ГПХ с изменением предмета/срока/цены.

Резюме: пошаговый алгоритм действий

За 2 недели до отпуска (или по срокам ЛНА) уходящий сотрудник пишет Заявление (Образец №1).
HR согласовывает с руководителем подразделения кандидата на замещение.
Кандидат пишет Заявление-согласие (Образец №2).
Юрист/HR готовит Дополнительное соглашение (Образец №3) в 2 экземплярах.
Стороны подписывают доп. соглашение (или обмениваются сканами/ЭЦП).
Кадровый специалист готовит Приказ об отпуске (Т-6) и Приказ о возложении (Т-5).
Руководитель подписывает приказа.
Сотрудники ознакомляются с приказами под роспись (лично или ЭЦП) до начала отпуска.
Бухгалтерия рассчитывает отпускные (выдает за 3 дня) и закладывает доплату в расчетный лист.
В день выхода на работу основного сотрудника — приказ о прекращении возложения обязанностей и доплаты.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Трудовое законодательство меняется, локальные нормативные акты вашей организации могут устанавливать более благоприятные условия. Перед оформлением документов рекомендуется согласовать их с юристом или профильным HR-специалистом вашей компании.

Актуальность проверена на . Персональные данные в образцах заменены на маску * в соответствии с требованиями 152-ФЗ.