Грамотно составленный запрос на коммерческое предложение (КП) — это первый шаг к выгодному сотрудничеству. В сфере заправки картриджей и обслуживания оргтехники, где цены и условия варьируются значительно, четкий запрос позволяет быстро отсеять нерелевантные предложения и получить точные расчеты. В этой статье мы разберем структуру идеального запроса, дадим готовый шаблон и поделимся советами по работе с поставщиками.
Зачем нужен официальный запрос на КП?
Многие менеджеры пренебрегают формальным письмом, предпочитая звонок или сообщение в мессенджере. Однако письменный запрос решает сразу несколько задач:
- Фиксация требований: Вы четко прописываете модели картриджей, объемы и сроки, исключая устные недопонимания.
- Сравнение «яблок с яблоками»: Все поставщики получают одинаковые входные данные, что упрощает сравнительную таблицу.
- Юридическая значимость: Письмо с подписью и печатью (или ЭЦП) фиксирует дату обращения и условия, что полезно при спорах.
- Профессиональный имидж: Структурированный запрос показывает серьезность намерений, мотивируя подрядчика дать максимальную скидку.
Структура эффективного запроса
Идеальное письмо состоит из следующих блоков:
- Шапка: Данные отправителя (название ООО/ИП, ИНН, КПП, юр. адрес, контактное лицо, телефон, email).
- Реквизиты получателя: Название компании-поставщика (если известно) или общий адрес «Руководителю ООО «Название»».
- Тема письма: Четкая и емкая (например: «Запрос коммерческого предложения на заправку и восстановление картриджей»).
- Спецификация (Приложение): Таблица с моделями картриджей, текущим парком принтеров, прогнозным объемом в месяц/квартал.
- Требования к КП: Что именно должно быть в ответе (цены, сроки, условия оплаты, гарантии, сервис).
- Условия сотрудничества: Ваши пожелания (отсрочка платежа, выезд мастера, договор ГПХ/подряда).
- Дедлайн: Дата, до которой ждете ответ.
- Контакты и подпись: ФИО ответственного лица, должность, подпись, печать.
Готовый образец запроса (Шаблон)
Ниже приведен универсальный шаблон. Данные в квадратных скобках […] необходимо заменить на свои. Конфиденциальная информация в примерах замаскирована.
Исх. № [Ваш_Номер_Документа] от [ДД.ММ.ГГГГ]
Кому: Генеральному директору
ООО «[Название компании поставщика]»
[ФИО Директора, если известно]
Юр. адрес: [Город, Улица, Дом, Офис ]
От: Генерального директора
ООО «[Название вашей компании]»
ИНН [] КПП []
Юр. адрес: [Город, Улица, Дом, Офис ]
Тел.: +7 () —*
Email: [email@domain.*]
Контактное лицо: [ФИО Менеджера/Зав. IT/Офис-менеджера]
ЗАПРОС КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ
на оказание услуг по заправке, восстановлению и обслуживанию картриджей лазерных принтеров/МФУ
Уважаемый [Имя Отчество ЛПР или «Господин Директор»]!
ООО «[Название вашей компании]» (далее — Заказчик) рассматривает возможность заключения договора на оказание услуг по заправке, восстановлению (ремонту) картриджей и профилактическому обслуживанию печатающих устройств.
В связи с вышеизложенным, просим предоставить Ваше коммерческое предложение на следующие условия:
Перечень оборудования и прогнозные объемы (Спецификация — Приложение № 1)
В приложении к настоящему письму направляем реестр используемого парка оргтехники с указанием моделей картриджей и плановой потребности в заправке на [квартал/год].
Пример заполнения реестра см. ниже.
Требования к составу Коммерческого предложения
Просим включить в КП следующую информацию:
- Ценообразование: Цена за заправку (без НДС и с НДС [ставка %]) для каждой модели картриджа из реестра. Отдельно укажите стоимость восстановления (замена фото барабана, вала, магнита, чипа) и стоимость новых оригинальных/совместимых картриджей.
- Сроки выполнения: Стандартное время выполнения заказа (в рабочих часах/днях) и возможность срочной заправки (SLA).
- Логистика: Условия забора/доставки картриджей (самостоятельно, курьером Вашей компании, почтой). Наличие бесплатной доставки при достижении минимального суммы заказа. Адрес забора: [Город, Улица, Дом, Офис *].
- Гарантии и качество: Гарантийный срок на заправленный картридж. Условия бесплатной перезаправки/замены при браке (пятна, полосы, фон). Используемые расходники (тонер: бренд, класс, оригинал/премиум/эконом).
- Дополнительные услуги: Чистка/профилактика принтеров, замена расходников (термопленка, валы захвата), утилизация негодных картриджей (есть ли акт утилизации).
- Финансовые условия: Форма оплаты (безнал/нал), возможность отсрочки платежа (дефолт: [14/30] календарных дней после подписания Акта выполненных работ), работа по 1С-ЭДО/СБИС/Диадок.
- Документооборот: Порядок подписания УПД/Актов/Накладных. Использование ЭЦП.
Ключевые условия сотрудничества (пожелания Заказчика)
- Ежемесячное сверка взаиморасчетов до [число] каждого месяца.
- Наличие у Исполнителя лицензии ФСТЭК/ФСБ (если актуально для защищенных объектов) или сертификатов качества ISO.
- Назначение персонального менеджера для нашего аккаунта.
Сроки и порядок ответа
Просим направить Коммерческое предложение в электронном виде (PDF + Excel с прайсом) на email: [email@domain.*] не позднее [ДД.ММ.ГГГГ].
По вопросам уточнения ТЗ и согласования встречи для аудита парка обращайтесь к ответственному лицу:
[ФИО Ответственного лица]
Должность: [Например, Системный администратор / Офис-менеджер]
Тел.: +7 (*) —* (WhatsApp/Telegram)
Email: [email@domain.*]
В случае, если Вы не заинтересованы в участии в закупке, просим уведомить нас ответным письмом.
С уважением,
Генеральный директор
ООО «[Название вашей компании]»
________________ / [ФИО Директора] /
М.П.
Приложение № 1 к Запросу № [Ваш_Номер] от [ДД.ММ.ГГГГ]
РЕЕСТР ОРГТЕХНИКИ И ПОТРЕБНОСТЬ В ЗАПРАВКЕ
| № | Модель принтера / МФУ | Модель картриджа (OEM номер) | Тип (ЧБ / Цвет) | Кол-во устр-в | Прогноз заправок в мес. | Примечание (чип, счетчик) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | HP LaserJet Pro MFP M428fdw | W2010A (HP 201A) / W2010X (HP 201X) | ЧБ | 5 | 10 | Требуется сброс чипа / замена чипа |
| 2 | Canon iR C3025i | C-EXV 54 (Black, Cyan, Magenta, Yellow) | Цвет | 2 | 8 (суммарно по цветам) | Только оригинальный тонер / совместимый Premium |
| 3 | Xerox WorkCentre 3225 | 106R02777 / 106R02778 | ЧБ | 3 | 5 | Возможна замена фото барабана каждые 3 заправки |
Примечание: Данные модели и объемы приведены для примера. Замените их на актуальные данные вашего парка.
Ключевые нюансы для сферы заправки картриджей
При составлении запроса именно для этой ниши обратите внимание на следующие моменты, которые сильно влияют на итоговую стоимость и качество:
Тип тонера и расходников
В КП поставщик обязан указать, какой тонер используется. Требуйте указать бренд (например, Mitsubishi Chemical, Tomoegawa, Static Control, PrintRite или «китайский нетопроизводитель»). Цена за заправку может отличаться в 2-3 раза в зависимости от класса тонера. Укажите в запросе: «Принимается только тонер класса Premium/Original. Эконом-класс не рассматривается» — это сразу отсеет «гаражных» мастеров.
Восстановление vs Простая заправка
Разделяйте в реестре позиции:
- Простая заправка: разборка, чистка, наполнение тонером, сборка. Подходит для картриджей с ресурсом фото барабана > 2-3 циклов.
- Восстановление (Реконструкция): замена фото барабана (OPC), зарядного вала, магнитного вала, лезвия (ракла), чипа. Обязательно для картриджей Canon (серия 7xx, 5xx), HP (с интегрированным барабаном), Samsung/Xerox.
Просите дать отдельные цены на «Заправку» и «Полное восстановление».
Проблема чипов и счетчиков
Многие современные картриджи (HP, Canon, Lexmark, Brother) имеют чипы-счетчики. Уточните в КП:
- Входит ли замена чипа в стоимость заправки/восстановления?
- Используются ли оригинальные чипы или совместимые?
- Есть ли гарантия, что принтер не выдаст ошибку «Non-HP Chip» / «Cartridge Low» после установки?
SLA (Service Level Agreement) и логистика
Для офиса критично время простоя принтера. Пропишите в требованиях:
- Время реакции менеджера (например, 1 час).
- Время доставки пустого/заполненного картриджа (например, в течение 4 рабочих часов / следующий рабочий день).
- Наличие «сервисной пары» (замена картриджа на восстановленный из стока поставщика без ожидания заправки своего) — это лучший вариант для бизнеса.
Утилизация и экология
Если у вас накапливаются негодные картриджи (с трещинами на корпусе, сбитыми резьбами), спросите, забирает ли поставщик их на утилизацию бесплатно и выдает ли Акт утилизации / Экологическую справку (важно для отчетности перед Росприроднадзором/управляющей компанией).
Чек-лист перед отправкой запроса
Проверьте письмо по этому списку перед нажатием кнопки «Отправить»:
- [ ] Правильно указан ИНН/КПП обеих сторон (для ЭДО).
- [ ] Приложен актуальный реестр парка (Excel/CSV) — менеджеры любят считать в таблицах.
- [ ] Четко прописан адрес забора/доставки (если несколько офисов — укажите все).
- [ ] Указан предпочтительный способ обмена документами (ЭДО: СБИС, Диадок, 1С-ЭДО, Контур);
- [ ] Поставлена конкретная дата дедлайна ответа (не «в ближайшее время», а «до 15:00 »).
- [ ] Указано контактное лицо с прямым телефоном и мессенджером для быстрой связи.
- [ ] Письмо подписано руководителем или уполномоченным лицом (скан с печатью или ЭЦП).
Как анализировать полученные КП?
- Цена за 1 заправку / 1 восстановление (в валюте договора, с НДС/без НДС).
- Стоимость расходников (барабан, вал, чип, лезвие) — часто в них скрытая маржа.
- Минимальный чек для бесплатной доставки.
- Условия оплаты (предоплата 100% / постоплата 14-30-60 дней). Постоплата выгоднее для денежного потока.
- Гарантия (напечатанные страницы / календарные дни / до следующей заправки).
- Наличие тестовой страницы в комплекте с картриджем (подтверждение качества печати).
- Отзывы и кейсы (попросите контакты 2-3 текущих клиентов с парком аналогичного объема).
Качественный запрос на коммерческое предложение — это не бюрократия, а инструмент управления затратами и рисками. Используя приведенный выше шаблон и чек-лист, вы сэкономите время на переговорах, получите сравнимые предложения и сможете выбрать партнера, который обеспечит бесперебойную печать в офисе по адекватной цене.
Совет: Даже если у вас уже есть проверенный поставщик, проводите такую процедуру раз в год (или при расширении парка). Рынок меняется, появляются новые технологии заправки и игроки с лучшими условиями. Регулярный аудит рынка — залог финансовой эффективности вашего офиса.
Данная статья носит информационный характер. Юридические реквизиты, адреса и контакты в шаблоне являются примером и требуют замены на реальные данные вашей организации. Перед подписанием договора рекомендуется проконсультироваться с юристом.