Увольнение сотрудника — это ответственный HR-процесс, завершающийся оформлением записей в трудовой книжке. Ошибки в этом документе могут привести к штрафам для организации, судебным искам со стороны бывшего работника и проблемам при начислении его будущей пенсии. В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий, нормативную базу, частые ошибки и предоставим наглядный образец заполнения трудовой книжки при увольнении.

Нормативная база: на чем основываемся

Главный документ, регулирующий правила ведения трудовых книжек — Постановление Правительства РФ от № 645 «О трудовых книжках» (Правила ведения и хранения трудовых книжек). Также необходимо руководствоваться:

• ТК РФ (ст. 84.1) — сроки выдачи трудовой книжки при увольнении.
• Приказ Минтруда России от № 69 — инструкция по заполнению.
• ФЗ-276 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» — в части передачи данных в СФР (бывший ПФР).

Сроки оформления и выдачи (Ст. 84.1 ТК РФ)

Это критически важный момент. Работодатель обязан:

1. В день увольнения (последний рабочий день) — сделать запись в трудовой книжке, выдать её работнику под роспись в книге учета движения трудовых книжек (формы Т-3) и произвести полный расчет.
2. Если работник не явился за книжкой в последний день — работодатель в тот же день направляет письменное уведомление (почтой с уведомлением о вручении) с предложением получить её или дать согласие на отправку почтой.
3. При передаче почтой, отправить в течение 3 рабочих дней после получения письменного согласия работника.

Важно: Нарушение сроков влечет за собой ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф на должностных лиц до 20 000 руб., на юрлиц — до 100 000 руб.).

Подготовка к заполнению: проверка данных

Перед тем как делать запись об увольнении, HR-специалист должен проверить:

• Соответствие ФИО на обложке и на ьном листе паспорту работника.
• Наличие записи о приеме на работу (если её нет — нужно сначала сделать запись о приеме со ссылкой на приказ).
• Правильность предыдущих записей (нет ли пропусков номеров, стертостей, неразборчивого почерка).
• Наличие свободных строк в разделе «Сведения о работе». Если строк нет — оформляется вкладыш.

Алгоритм заполнения раздела «Сведения о работе»

Запись об увольнении вносится строго чернилами черного, синего или фиолетового цвета (гелевая или шариковая ручка). Использование красного, зеленого, карандаша — недопустимо.

Колонка 1: Порядковый номер записи

Ставится следующий по порядку арабский цифрами. Нумерация сквозная за все время ведения книжки. Пропускать номера нельзя.

Колонка 2: Дата записи

Указывается дата увольнения (последний рабочий день) в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ). Дата записи в книжке и дата приказа об увольнении должны совпадать.

Колонка 3: Текст записи (Самое важное)

Формула записи: «Уволен(а) по собственному желанию» / «Уволен(а) по соглашению сторон» / «Уволен(а) по п. X ч. X ст. 83 ТК РФ» (и т.д.).

Обязательно указывается ссылка на основание — приказ (распоряжение) работодателя:

«Уволена по собственному желанию в соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ на основании приказа № 125-ОД от г.»

Требования к формулировкам:

• Точная ссылка на статью, часть, пункт ТК РФ (или иной федеральный закон).
• Номер и дата приказа об увольнении.
• Нельзя писать просто «Уволен» или «Уволен по статье 83» — это грубая ошибка.

Колонка 4: Основание записи (Документ-основание)

Здесь указываются реквизиты приказа (распоряжения) об увольнении:

• Наименование документа: Приказ (или Распоряжение).
• Номер приказа: № 125-ОД.
• Дата приказа: .

Пример заполнения колонки 4: Приказ № 125-ОД от .

Образец заполнения (Визуальная схема)

Ниже приведен условный образец фрагмента разворота трудовой книжки. Персональные данные замаскированы.

Особенности заполнения по разным основаниям (Примеры формулировок для колонки 3)

А) По собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

«Уволен(а) по собственному желанию в соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ на основании приказа № * от .. г.»

Нюанс: Если работник отозвал заявление до истечения срока уведомления (14 дней) и работодатель согласился, увольнение не происходит, запись не делается. Если не согласился — увольняют по истечении 14 дней.

Б) По соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

«Уволен(а) по соглашению сторон в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ на основании приказа № * от .. г.»

Нюанс: Дата увольнения = дата, указанная в соглашении/приказе. Может быть любой (даже в выходной/больничный, если так написано в соглашении, но лучше избегать больничных).

В) За прогулы / систематические нарушения (п. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

«Уволен(а) за прогул в соответствии с п. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ на основании приказа № * от .. г.»

Нюанс: Обязательно наличие акта о прогуле, объяснительной записки, решения о наложении взыскания (если требуется по локальным актам).

Г) За несоответствие занимаемой должности (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

«Уволен(а) в связи с несоответствием занимаемой должности в соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ на основании приказа № * от .. г.»

Нюанс: Требуется заключение аттестационной комиссии и предложение другой работы (если есть вакансии).

Д) В связи с ликвидацией организации / штата (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

«Уволен(а) в связи с ликвидацией организации (сокращением численности/штата) в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ на основании приказа № * от .. г.»

Нюанс: Обязательно уведомление о предстоящем увольнении за 2 месяца, выплаты выходного пособия, среднего заработка.

Е) Истечение срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

«Уволен(а) в связи с истечением срока трудового договора в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ на основании приказа № * от .. г.»

Заполнение раздела «Сведения о награждениях» (при необходимости)

Если при увольнении работнику вручается награда организации (по локальному акту), запись вносится в раздел «Сведения о награждениях» по тем же правилам (номер, дата, текст награждения, основание, приказ о поощрении). В разделе «Сведения о работе» об этом не пишут.

Оформление вкладыша (если нет места)

Если в разделе «Сведения о работе» закончились строки:

1. Получаем вкладыш (бланк строгой отчетности, серия, номер).
2. На обложке трудовой книжки в поле «Вкладыш» ставим печать организации, пишем серию и номер вкладыша, дату выдачи, подпись ответственного лица, М.П.
3. В самом вкладыше на ьной странице заполняем ФИО работника (как в паспорте), дату заполнения, подпись работника, подпись и печать HR.
4. Запись об увольнении делается уже на первой строке вкладыша.

Действия при ошибках: как исправить правильно

Стирать, зачеркивать, использовать корректор, наклеивать бумажку, КАТЕГОРИЧЕСКИ ЗАПРЕЩЕНО (п. 18 Правил № 645).

Правильный алгоритм исправления ошибки в записи об увольнении (или любой другой):

1. Сделать новую запись со следующим порядковым номером.
2. Текст: «Запись № [номер ошибочной записи] недействительна».
3. В колонке 4: «Акт о недействительности записи № [номер] от [дата акта]».
4. Сделать еще одну запись (следующий номер) — уже правильную запись об увольнении.
5. В колонке 4 правильной записи: Приказ № * от .. г.

Акт о недействительности записи составляется комиссией (минимум 2 человека: руководитель и HR) в свободной форме в 2 экземплярах (один к книжке, второй в личное дело).

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и СЭДМ

С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная ТК (по желанию работника) и ЭТК (для всех). При увольнении:

• Бумажная ТК: Заполняется по правилам выше, выдается в руки.
• ЭТК: Работодатель формирует и отправляет в СФР сведения о прекращении трудового договора (формы СЗВ-ТД / СЗВ-СТАЖ) в течение следующего рабочего дня после дня увольнения (п. 6 ст. 14 ФЗ-276).
• В СЭДМ (система электронного документооборота) формируется уведомление СЗВ-ТД с кодом основания увольнения (например, 31 — по собственному желанию, 33 — по соглашению сторон, 40, за прогул и т.д.).

Важно: Данные в бумажной ТК и в СЗВ-ТД (ЭТК) обязаны совпадать (дата, основание, номер приказа). Расхождения — повод для проверки ГИТ и СФР.

Чек-лист HR перед выдачей трудовой книжки

• [ ] Запись сделана в день увольнения (последний рабочий день).
• [ ] Дата в колонке 2 = Дата приказа = Последний рабочий день.
• [ ] Текст в колонке 3: Точная статья ТК РФ + номер/дата приказа.
• [ ] Колонка 4: Приказ № [номер] от [дата].
• [ ] Подпись ответственного лица (HR/руководителя) и М.П. (печать организации) на записи (печать ставится на запись о приеме/увольнении/переводе, если это предусмотрено локальными актами, но по общему правилу печать ставится на запись о приеме и увольнении).
• [ ] Работник ознакомлен с записью под роспись в книге учета Т-3 (колонка «Подпись работника»).
• [ ] В книге учета Т-3 заполнены все колонки: дата выдачи, основание (увольнение), подпись выдавшего, подпись получившего.
• [ ] СЗВ-ТД (СЗВ-СТАЖ) отправлен в СФР в срок.
• [ ] Полный расчет произведен (зарплата, компенсация за неисп. отпуск, выходное пособие — если положено).

Частые ошибки и штрафы за них

Грамотное заполнение трудовой книжки при увольнении, это не просто бюрократия, а юридическая защита как компании, так и работника. Ключевые принципы: своевременность (день увольнения), точность формулировок (статья ТК РФ + приказ), читабельность и соблюдение процедуры выдачи (книга учета Т-3, роспись).

Рекомендуется хранить у себя в отделе кадров образец правильно заполненной страницы (как в п. 5 данной статьи) и чек-лист (п. 11) для контроля новичками. При переходе на ЭТК не забывайте про синхронность данных бумажного и электронного носителей.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций (увольнение руководителя, совместители, внешние работники, работа в вредных условиях с досрочной пенсией) рекомендуется консультироватся со специалистом по трудовому праву или инспекцией ГИТ.