Справка о средней заработной плате — один из самых востребованных документов в кадровой и бухгалтерской практике. Она требуется для назначения пособий по безработице, расчета больничных и декретных, предоставления в суды, банки или центры социальной защиты. На действуют обновленные требования к оформлению, особенно если документ предназначен для Центра занятости населения (ЦЗН). В этой статье подробно разберем, как правильно заполнить справку, какие бланки использовать и где взять актуальные образцы.

Нормативная база и виды справок на 2026 год

Важно понимать: единого утвержденного бланка для всех случаев жизни не существует (в отличие от формы 2-НДФЛ). Однако есть исключения:

• Для Центра занятости (пособие по безработице): с 2023 года Минтрудом России утверждена обязательная форма «Справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии)». Работодатель обязан использовать именно её.
• Для ФСС/СФР (больничные, декретные): расчет ведется по Приказу Минтруда от № 922 (Инструкция № 47), но справка как такая часто не требуется — данные передаются электронно. Если требуется бумажный вариант, используют свободную форму.
• Для банков, судов, миграционных целей, виз: применяется свободная форма, разработанная самой организацией (в соответствии с ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать справку в течение 3 дней).

Ключевое изменение 2026 года: работодатели обязаны выдавать справку по обновленному образцу для ЦЗН. Для остальных целей рекомендуеться обновить внутренние бланки в соответствии с актуальными реквизитами организации.

Структура справки: обязательные разделы

Независимо от цели, любая корректная справка состоит из двух смысловых блоков (как указано в методических рекомендациях Минтруда на 13 Jan 2026):

Раздел 1. Сведения о работодателе

• Полное наименование организации / ФИО ИП.
• ИНН / КПП.
• Юридический адрес: г. , ул. , д. , пом. (маскировка персональных данных).
• Телефон бухгалтерии/кадров: +7 () -*-.
• Наименование органа, выдавшего справку (если для ЦЗН).

Раздел 2. Данные о работнике

• ФИО полностью: * (в дательном падеже: «Выдана …»).
• СНИЛС: -*- *.
• Табельный номер.
• Должность / профессия (по штатному расписанию).
• Дата приема на работу.
• Период расчета среднего заработка (обычно 12 или 24 календарных месяца предшествующих событию).

Алгоритм расчета среднего заработка (согласно Инструкции № 47)

Расчет производит бухгалтер по зарплате. Общая формула:

Средний дневной заработок = Сумма заработка за расчетный период / Число отработанных дней в расчетном периоде.

Что включается в заработок (база):

1. Оклад, тарифные ставки.
2. Надбавки, доплаты (за выслугу, вредность, сложность, интенсивность).
3. Премиальные, поощрительные выплаты (если они регулярны/системны по локальному акту).
4. Оплачиваемые годовые отпуска (в днях и суммах).

Что ИСКЛЮЧАЕТСЯ из базы и дней:

• Периоды временной нетрудоспособности (больничные).
• Декретные отпуска.
• Отпуска за счет работодателя (доп. отпуска).
• Простои не по вине работника.
• Периоды освобождения от работы с сохранением среднего заработка (командировки, обучение, выборные обязанности) — исключаются и дни, и суммы.
• Материальная помощь, подарки, дивиденды, страховые выплаты.

Нюанс для совместителей: справка о средней зарплате для больничных совместителю заполняется с учетом заработка только у данного работодателя (см. статью «Оплата труда», № 8, Апрель 2025).

Образцы заполнения для основных ситуаций

Ситуация 1: Справка для Центра занятости (ЦЗН) — ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ ФОРМА

Используется бланк, утвержденный Приказом Минтруда. Скачать готовый файл можно по ссылке: Образец заполнения справки для центра занятости.docx (580 загрузок на ресурсах).

Пошаговое заполнение бланка ЦЗН:

1. Шапка: Наименование организации, код по ОКПО, ИНН/КПП.
2. Данные работника: ФИО (* * *), СНИЛС, должность.
3. Таблица расчета: Заполняется по месяцам за последние 24 календарных месяца (или за период работы, если меньше 2 лет).
   • Колонка «Число календарных дней в месяце».
   • Колонка «Число дней, за которые начислен заработок» (исключаем исключенные периоды).
   • Колонка «Начисленный заработок» (руб., коп.).
4. Подписи: Руководитель (подпись, расшифровка: * * *), Главный бухгалтер (подпись, расшифровка). МПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ (при наличии).
5. Дата выдачи: не позднее 3 дней с момента заявления работника.

Ситуация 2: Свободная форма (для банка, суда, визы, пособий малообеспеченным)

Пример текста справки за 3 месяца (актуально для выплат малообеспеченным, упомянуто в источниках от 13 Des 2019 и 5 Okt 2021):

Ситуация 3: Справка для суда (образец от 10 Dec 2024)

Требует максимальной детализации. Обязательно указываются: основание выдачи (номер дела, ФИО истца/ответчика), период расчета, разбивка по видам платежей, ссылка на локальный нормативный акт о премировании.

Порядок оформления и выдачи

1. Заявление работника: Пишется от руки или в свободной форме (ФИО, должность, цель справки, куда предоставить, срок действия).
2. Сроки: Не позднее 3 рабочих дней со дня обращения (ст. 62 ТК РФ). Для ЦЗН — в день обращения или в ближайшее время.
3. Подписание: Две подписи обязательны — руководителя организации (или уполномоченного лица) и главного бухгалтера (лица, ведущего учет зарплаты).
4. Печать: Ставится, если она есть у организации/ИП. Отсутствие печати не делает справку недействительной для ИП и компаний, отменивших печать.
5. Регистрация: В журнале учета выданных справок (форма свободная) или в карточке сотрудника (Т-2).

Типичные ошибки бухгалтеров (чек-лист)

• Использование старого бланка для ЦЗН. С 2023 года действует только новая форма Минтруда.
• Включение в базу исключенных периодов/сумм. (Больничные, декрет, материальная помощь). Это завышает средний заработок и ведет к переплатам/штрафам.
• Неполные ФИО или отсутствие СНИЛС. Критично для ЦЗН и СФР.
• Расчет за 3 месяца вместо 12/24. Для пособий по безработице и больничных — строго 24 месяца (или период работы). Для банков часто просят 3-6 месяцев, уточняйте требование получателя.
• Отсутствие подписи бухгалтера. Справка подписывает только директор — нарушение.

Где взять готовые бланки и образцы (скачать)

На нашем ресурсе и официальных порталах доступны файлы для скачивания:

• Форма справки о среднем заработке для ЦЗН (MS Word, актуальная на 2026 г.) — Скачать бланк.
• Образец заполнения справки для центра занятости.docx — заполненный пример.
• Шаблон свободной формы справки о зарплате за 3/6/12 месяцев — для банков, судов, опеки.
• Журнал учета выданных справок (образец).

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли отказать в выдаче справки?

Нет. Ст. 62 ТК РФ прямо обязывает работодателя выдавать справки о заработной плате по требованию работника. Отказ грозит штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для юрлиц).

Нужна ли справка при увольнении?

С 2026 года (согласно данным от 12 Jun 2026) работодатели должны выдавать справку о заработной плате при увольнении или по заявлению по новой форме. Часто она требуется работнику для оформления в ЦЗН в статусе безработного;

Как заполнить справку, если сотрудник работал неполный месяц?

В расчет берутся только фактически отработанные дни и начисленные за них суммы. Нерабочее время (прогулы, неоплачиваемый отпуск) в дни не включается, заработок за них не начислено, в базу не попадает.

Что делать, если организация ликвидирована?

Справку выдает правопреемник или архив, куда переданы дела (обычно государственный архив региона). Запрос пишется в архив с указанием реквизитов приказа о приеме/увольнении.

Грамотное заполнение справки о средней заработной плате — залог отсутствия претензий со стороны контролирующих органов (СФР, ЦЗН, Прокуратура, Суды) и банков. Главное правило 2026 года: для Центра занятости — только утвержденная форма Минтруда, для остальных случаев — грамотно составленная свободная форма с обязательными реквизитами и правильным расчетом по Инструкции № 47. Используйте приведенные выше образцы и чек-лист для проверки перед выдачей документа работнику.

Статья подготовлена на основе актуальной информации на . Нормативная база может меняться, перед оформлением документов рекомендуется сверить требования получателя справки. Персональные данные в примерах замаскированы (*).