Планирование отпуска — важная часть трудовых отношений. От того, насколько своевременно работник подаст заявление, зависит не только его спокойствие, но и законность оформления отдыха, а также своевременная выплата отпускных; Разберёмся, в какие сроки нужно писать заявление на отпуск в разных ситуациях.
Отпуск по графику
Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам в соответствии с графиком отпусков, который утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). График обязателен как для работодателя, так и для работника.
Если отпуск идёт строго по графику, писать заявление формально не требуется — работодатель обязан известить сотрудника о начале отпуска под подпись не позднее чем за две недели до его начала. Однако на практике во многих организациях заявление всё же запрашивают для кадрового учёта.
Отпуск вне графика (внеплановый)
Если работник хочет уйти в отпуск не по графику, заявление подать необходимо. По словам директора по персоналу и организационному развитию сервиса Работа.ру Юлии С* (Юлии Саниной), заявление на внеплановый отпуск рекомендуется подавать минимум за три-четыре дня до его начала. Это позволит избежать конфликтов с работодателем и даст бухгалтерии время на расчёт и выплату отпускных.
Напомним: отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Поэтому слишком поздняя подача заявления создаёт риск нарушения сроков выплаты.
Отпуск за свой счёт (без сохранения зарплаты)
Отпуск без сохранения заработной платы оформляется по соглашению сторон, поэтому срок подачи заявления законом жёстко не установлен. Рекомендуется подавать заявление за 3–7 дней, чтобы работодатель успел оформить приказ.
Однако есть категории случаев, когда работодатель обязан предоставить отпуск за свой счёт:
- рождение ребёнка, регистрация брака, смерть близких родственников — до 5 календарных дней;
- работающим пенсионерам — до 14 календарных дней в году;
- инвалидам — до 60 календарных дней в году;
- родителям и супругам военнослужащих, погибших при исполнении обязанностей, — до 14 календарных дней.
Так, работающие россияне имеют законное право взять до пяти выходных в связи с бракосочетанием. Эти дни не вычитаются из основного ежегодного отпуска, и работодатель не вправе отказать. Заявление в таких случаях можно подать даже накануне, но лучше сделать это заблаговременно.
Отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком
Заявление на отпуск по беременности и родам подаётся на основании больничного листа, обычно на сроке 30 недель (при многоплодной беременности — 28 недель). Заявление на отпуск по уходу за ребёнком рекомендуется подать заранее, до окончания отпуска по беременности и родам.
Учебный отпуск
Заявление на учебный отпуск подаётся вместе со справкой-вызовом из учебного заведения. Оптимально — за 10–14 дней до начала сессии, чтобы работодатель успел оформить приказ и произвести выплаты (если отпуск оплачиваемый).
Перенос отпуска по инициативе работника
Закон не устанавливает подробную процедуру переноса отпуска по инициативе работника. На практике важно учитывать, что перенос возможен только по согласованию с работодателем. Заявление о переносе следует подавать как можно раньше — желательно не менее чем за две недели до запланированной даты, чтобы успеть скорректировать график и кадровые документы.
Полезные рекомендации
- Всегда подавайте заявление в письменной форме и регистрируйте его (входящий номер, отметка секретаря или кадровика).
- Сохраняйте копию заявления с отметкой о принятии.
- Уточняйте внутренние правила организации — в локальных нормативных актах могут быть установлены свои сроки подачи заявлений.
- Помните о сроке выплаты отпускных — за три дня до начала отпуска.
Универсального срока подачи заявления на отпуск закон не устанавливает, но оптимальной практикой считается подача заявления за 3–14 дней в зависимости от вида отпуска. Чем раньше вы уведомите работодателя, тем меньше рисков столкнуться с отказом, задержкой выплат или кадровыми ошибками.