Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Прекращение трудового договора по инициативе работодателя в связи с прогулами (п․ «а» ч․ 6 ст․ 81 ТК РФ) — одна из самых сложных процедур в кадровой работе․ Особую сложность представляет возврат трудовой книжки, так как работник, как правило, не явится на рабочее место в день увольнения․ В этой статье подробно разберем, как законно оформить уведомление о получении трудовой книжки, чтобы защитить организацию от штрафов и исков․

Правовая база: статья 84․1 ТК РФ и судебная практика

Согласно ч․ 4 ст․ 84․1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан вручить работнику трудовую книжку․ Если работник отсутствует, работодатель обязан уведомить его в письменной форме о необходимости получить трудовую книжку либо о согласии на ее направление почтовым отправлением․

Ключевые моменты для увольнения за прогулы:

День увольнения — это день принятия приказа (распоряжения) о прекращении ТД․
Поскольку работник прогуливает работу, он физически не может получить книжку в руки в этот день․
Отсутствие уведомления — прямое нарушение ТК РФ, влекущее ответственность работодателя (ст․ 5․27 КоАП РФ, ст․ 236 ТК РФ — компенсация за задержку)․
Направление уведомления снимает с работодателя ответственность за просрочку вручения (п․ 36 Постановления Пленума ВС РФ от № 2)․

Предварительная процедура увольнения за прогулы (краткий чек-лист)

Перед отправкой уведомления о трудовой книжке убедитесь, что процедура увольнения соблюдена безупречно:

Фиксация факта: Акт о неявке на работу (составляется комиссией не ранее чем на следующий день после обнаружения отсутствия)․
Запрос объяснения: Письменное требование предоставить письменное объяснение (рука в руку под роспись или заказным письмом с уведомлением)․ Срок — 2 рабочих дня․
Рассмотрение объяснения: Если объяснение не предоставлено, акт об отказе․ Если предоставлено — оценка уважительности причин (болезнь, форс-мажор и т;д․)․
Приказ об увольнении: Форма Т-8 (или свой бланк) на основании п․ «а» ч․ 6 ст․ 81 ТК РФ․ Дата приказа = дата увольнения․
Расчет и выплата: Полный расчет в день увольнения (зарплата, компенсация за неисп․ отпуск)․ Если работник отсутствует, зачисление на счет или отправка заказным переводом․

Когда и как составляется уведомление о трудовой книжке

Сроки составления и отправки

Уведомление готовится в день прекращения трудового договора (дне подписания приказа об увольнении), сразу после того как становится очевидно, что работник не явится за документами лично․

Обязательные реквизиты уведомления (согласно ст․ 84․1 ТК РФ и деловой практике)

Наименование организации / ФИО ИП (с указанием ОГРН/ИНН)․
Дата составления (должна совпадать с датой увольнения)․
ФИО адресата (уволенного работника) — ․
Адрес регистрации/проживания работника (по последним данным в личном деле), ․
Реквизиты приказа об увольнении (номер, дата) и основание (п․ «а» ч․ 6 ст․ 81 ТК РФ)․
Текст уведомления: информация о том, что трудовая книжка (и доп․ листы, при наличии) готова к выдаче․
Два варианта получения:
- Личный приход в HR-отдел (адрес, режим работы — *)․
- Написание заявления на направление почтой (с указанием индекса и адреса)․
Предупреждение: в случае согласия на почтовую отправку, направление производится за счет работодателя (рекомендуется заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении)․
Подпись уполномоченного лица (директора или уполномоченного по приказам лица) с расшифровкой․
Место для отметки почты о вручении/невручении (на копии, остающейся у работодателя)․

Образец уведомления о получении трудовой книжки (при увольнении за прогулы)

 <б>ООО «Ромашка» / ИП Иванов И․И․
 ОГРН: * ИНН: *
 Адрес: г․ , ул․ , д․ *
 Телефон: *
 E-mail: * УВЕДОМЛЕНИЕ
 о необходимости получения трудовой книжки
Кому: (ФИО работника полностью)
 Адрес: (Адрес регистрации/фактического проживания из личного дела)
Уважаемый(ая) !
Информирую Вас о том, что приказом организации № от «___» _____________ 202_ г․ Вы уволены по собственному желанию / по п․ «а» ч․ 6 ст․ 81 ТК РФ (в связи с прогулами) с «___» _____________ 202_ г․ (дата увольнения)․
 В указанный день Ваша трудовая книжка (серия № ), а также прилагаемые к ней вкладыши (при наличии) не были вручены Вам лично в связи с Вашим неявкой на рабочее место․
На основании ч․ 4 ст․ 84․1 ТК РФ уведомляю Вас о следующем:
Ваша трудовая книжка готова к выдаче․ Вы можете получить её лично в кадровой службе (отделе кадров) организации по адресу: в рабочее время (с по , перерыв с до *) при предъявлении паспорта․
Вы имеете право направить письменное согласие на отправку трудовой книжки почтовым отправлением․ В этом случае трудовая книжка будет направлена заказным письмом с объявленной ценностью и уведомлением о вручении (описанием вложения) по адресу: * за счет работодателя в течение 3 рабочих дней после получения Вашего письменного согласия․
Прошу Вас в кратчайшие сроки:
 — либо явиться за трудовой книжкой лично;
 — либо направить заявление о согласии на почтовую отправку (образец заявления прилагается / можно написать в свободной форме с указанием полного адреса и подписи)․
В случае получения Вами трудовой книжки лично или получения почтовым отправлением по Вашему согласию, обязанность работодателя по вручении трудовой книжки в срок считается исполненной․
С уважением,
 Генеральный директор ООО «Ромашка»
 ________________ / / (Подпись / ФИО полностью)
М․П․ (При наличии печати)
—
 <б>ОТМЕТКА ПОЧТОВОГО ОПЕРАТОРА (на копии у работодателя):
 Письмо вручено адресату / Не вручено (причина: ) «___» _____________ 202_ г․
 Подпись почтальона _________________ 

Способы доставки уведомления: гарантии для работодателя

Просто положить уведомление на стол или отправить по электронной почте недостаточно для суда․ Необходимо зафиксировать факт направления и вручения (или невозможности вручения)․

Особенности при увольнении именно за прогулы

Риск оспаривания увольнения

Если суд признает увольнение незаконным (например, причина прогула была уважительной, или процедура нарушена), приказ отменяется․ В этом случае:

Работник подлежит восстановлению․
Трудовая книжка не должна была выдаваться (запись в ней ставится неверной)․
Уведомление теряет силу, но факт его отправки не является нарушением — это попытка исполнить обязанность․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года большинство работников перешли на ЭТК․ При увольнении за прогулы:

Сведения о прекращении ТД передаются в СФР (бывший ПФР) через ЭДО (СБиС, Диадок, Контур и др․) в день увольнения (не позднее следующего рабочего дня)․
Бумажная трудовая книжка (если работник не отказывался от неё ранее) всё равно подлежит вручению/уведомлению по общим правилам ст․ 84․1 ТК РФ․
Если работник оставил бумажную книжку у работодателя (не перешел на ЭТК полностью) — действует описанная выше процедура с уведомлением․

Ответственность работодателя за нарушение сроков

Нарушение	Санкция (КоАП РФ / ТК РФ)
Несвоевременная выдача ТК (без уведомления)	Штраф по ст․ 5․27 КоАП РФ: на должностных лиц — 1 000–5 000 руб․, на юрлиц — 30 000–50 000 руб․ (повторно — выше/дисквалификация)․
Задержка выдачи ТК (даже с уведомлением, если не отправлена сама ТК по согласии)	Компенсация за каждый день задержки в размере среднего дневного заработка (ст․ 236 ТК РФ)․ Выплачивается до дня фактического вручения или отправки почтой․
Моральный вред	Судебные издержки и компенсация морального вреда (ст․ 237 ТК РФ) по иску работника․

Частые ошибки HR-специалистов (Чек-лист «Чего НЕ делать»)

Ошибка 1: Не отправлять уведомление, надеясь, что работник «сам придет когда-нибудь»․
Ошибка 2: Отправлять уведомление обычной почтой без уведомления о вручении и описи вложения․
Ошибка 3: Указывать в уведомлении неверный адрес (не проверив личное дело Т-2)․
Ошибка 4: Не составлять опись вложения (ф․ 107) — почта не примет заказное письмо без неё, либо суд не примет доказательства содержания․
Ошибка 5: Удержать трудовую книжку «в заложниках» за невыплаченные авансы, не сданную спецовку и т․д․ (запрещено ст․ 84;1 ТК РФ)․
Ошибка 6: Поставить запись в ТК о выдаче «в руки» с датой увольнения, если работник её не получал (подделка документа, уголовная ответственность по ст․ 327 УК РФ)․

Резюме: пошаговый алгоритм действий HR в день увольнения за прогулы

Подписать приказ об увольнении (п․ «а» ч․ 6 ст․ 81 ТК РФ)․
Сделать полный расчет, перевести деньги на карту/счет․
Подготовить трудовую книжку (проверить записи, подпись ответственного лица, печать)․
Составить уведомление в 2 экземплярах (оригинал для отправки, копия для дела)․
Заполнить опись вложения (ф․ 107) — перечислить: «Уведомление о получении трудовой книжки — 1 экз․»․
Отправить заказным письмом с уведомлением о вручении (ф․ 119) по адресу прописки работника․
Склеить на копии уведомления талон уведомления о вручении (ф․ 119), полученный в почте․
Сложить копию уведомления, квитанцию, копию описи, талон ф․ 119 в личное дело (раздел «Прекращение ТД») или в отдельный журнал учета уведомлений․
Передать сведения в СФР (СЗВ-ТД) в срок до следующего рабочего дня․
Хранить трудовую книжку в сейфе под ответственным хранением до личного требования работника․

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении за прогулы — это не формальность, а единственный законный способ снять с организации финансовую и административную ответственность за несвоевременную выдачу документа․ Главное правило: действуйте в день приказа, отправляйте заказно с описью и уведомлением, храните все почтовые чеки и возвращенные уведомления о вручении․

Грамотно оформленная процедура сэкономит компании десятки и сотни тысяч рублей штрафов и компенсаций, а также времени на судебные разбирательства․

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией․ При оформлении конкретных кадровых документов рекомендуется обратиться к трудовому юристу с учетом актуальных изменений в законодательстве на дату составления документов․

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении за прогулы образец