Управление по делам архивов Администрации города Ижевск (далее — Управление) является ключевым структурным подразделением местной самоуправления‚ обеспечивающим сохранность‚ учет и использование документов‚ составляющих архивный фонд города. Архивный отдел Управления выполняет функции непосредственного хранения‚ научной обработки и предоставления архивных документов гражданам и организациям.

Основные задачи и функции

Деятельность Управления и его Архивного отдела регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ законодательством Удмуртской Республики и локальными нормативными актами Администрации города Ижевск. К основным направлениям работы относятся:

• Формирование архивных фондов: прием документов на хранение от органов местного самоуправления‚ муниципальных учреждений‚ а также от лиц‚ чья деятельность имеет общественное значение.
• Обеспечение сохранности: создание необходимых условий хранения (температура‚ влажность‚ противопожарная безопасность)‚ восстановление и консервация поврежденных документов.
• Научная обработка: систематизация‚ описание‚ составление справочных приборов (опускателей‚ указателей‚ реестров) для обеспечения поиска информации.
• Информационное обслуживание: выдача архивных справок‚ копий документов‚ проведение тематических запросов‚ консультирование пользователей.
• Государственная регистрация архивов: учет архивов организаций‚ находящихся на территории города‚ не переданных в государственное хранение.

Структура Архивного отдела

Архивный отдел‚ как правило‚ включает в себя несколько специализированных секторов (групп)‚ обеспечивающих полный цикл работы с документами:

1. Сектор приема и учета документов: осуществляет экспертизу ценности документов‚ их прием от ведомств-передателей‚ государственную регистрацию фондов.
2. Сектор научной обработки и справочно-поисковой работы: занимается описанием фондов‚ созданием электронных баз данных‚ оцифровкой документов.
3. Сектор хранения и обеспечения сохранности: отвечает за режим хранения‚ санитарное состояние помещений‚ пожарную безопасность‚ выдачу дел в читальный зал.
4. Сектор информационного обслуживания пользователей (Читальный зал): работа с посетителями‚ выдача справок‚ оформление запросов‚ консультирование по геноалогическим и иным темам.
5. Сектор информатизации и веб-поддержки: ведение официального сайта‚ электронного каталога‚ внедрение технологий электронного документооборота.

Категории хранящихся документов

В фондах Управления по делам архивов Администрации города Ижевск хранятся документы‚ отражающие историю и современное состояние города с XVIII века по настоящее время. Основные массивы:

• Документы дореволюционного периода: дела Ижевского завода‚ городской думы‚ управы‚ духовных учреждений‚ учебных заведений (ф. ‚ оп. ).
• Документы советского периода: фонды Ижевского горсовета‚ райсовета‚ исполкома‚ партийных органов‚ предприятий народного хозяйства (Ижмаш‚ Ижсталь и др.).
• Документы современного периода (с 1991 г.): дела Администрации города‚ Совета депутатов‚ комитетов и управ по секторам (градостроительство‚ образование‚ культура‚ социальная политика‚ хозяйство).
• Личностные фонды: документы выдающихся жителей города — ученых‚ писателей‚ ветеранов труда и войны (ф. * и др.).
• Фонды ликвидированных организаций: архивы предприятий‚ учреждений‚ прекративших деятельность.
• Аудиовизуальные и фото документы‚ картографические материалы: схемы генерального плана города‚ фотографии городских событий‚ видеохроника.

Услуги для граждан и организаций

Архивный отдел предоставляет широкий спектр платных и бесплатных услуг. Основные из них:

Выдача архивных справок

Наиболее востребованная услуга. Справки выдаются на основании документов‚ хранящихся в фондах Управления:

• Справки о стаже работы (для назначения пенсий‚ льгот) — по делам предприятий и организаций.
• Справки о заработной плате (для пересчета пенсии) — по выплатным ведомостям‚ табелям учета рабочего времени.
• Справки об образовании (дубликаты аттестатов‚ дипломов‚ справки об обучении) — по делам школ‚ колледжей‚ техникумов.
• Справки о присвоении званий‚ наград‚ награждении медалью «За доблелый труд…» и др.
• Генеалогические справки (подтверждение родственных связей‚ места рождения/проживания предков) — по метрическим книгам‚ ревизским сказкам‚ спискам населения.
• Справки о проживании/регистрации (для оформления наследства‚ жилья) — по домашним книгам‚ выпискам из домовых книг.

Предоставление копий документов

• Ксерокопии и сканы дел (в черно-белом или цветном исполнении).
• Заверенные копии (с синей печатью Управления) для представления в суды‚ нотариальные конторы‚ Пенсионный фонд (СФР).

Научно-справочная работа по запросам

Проведение сложных тематических поисков по истории города‚ предприятиям‚ улицам‚ архитектурным памятникам. Результат предоставляется в виде аналитической записки со списком найденных дел.

Использование документов в читальном зале

Бесплатный доступ к описям и документам (кроме содержащих сведения‚ составляющие государственную тайну или иную охраняемую законом тайну‚ а также персональные данные за последние 75 лет) в порядке‚ установленном Правилами пользования архивами.

Режим работы и контакты

Внимание: Точные адреса‚ номера телефонов‚ адреса электронной почты и ФИО руководителей/специалистов могут меняться. Актуальную информацию всегда рекомендуется уточнять на официальном сайте Администрации города Ижевск или по единому справочному телефону.

График приема посетителей (примерный‚ уточняйте заранее!):

• Понедельник – Четверг: 09:00 – 17:00 (перерыв 13:00 – 14:00).
• Пятница: 09:00 – 16:00 (перерыв 13:00 – 14:00).
• Суббота‚ Воскресенье: Выходные дни.
• Санитарный день: Последняя пятница каждого месяца (читальный зал не работает).

Порядок обращения за справкой

Для получения архивной справки гражданин должен предоставить:

1. Заявление установленного образца (заполняется на месте или заранее с сайта).
2. Паспорт гражданина РФ (оригинал).
3. Документы‚ подтверждающие родственные связи (если справка запрашивается не для себя) — свидетельства о рождении/браке‚ паспорта родственников (копии).
4. Доверенность (нотариальная или простая письменная)‚ если оформление ведет представитель.
5. Квитанция об оплате госпошлины/услуг (для платных услуг‚ тарифы устанавливаются администрацией). Льготные категории граждан (ветераны ВОВ‚ труда‚ инвалиды и др.) могут быть освобождены от оплаты по предъявлении удостоверений.

Сроки выполнения: Согласно законодательству‚ справки выдаются в течение 30 календарных дней с момента регистрации обращения. В сложных случаях срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя. Срочные справки (в порядке ст. 22 Закона об архивном деле) выдаются в течение 3 рабочих дней за двойную плату.

Электронные сервисы и дистанционное обращение

Для удобства граждан Управление развивает дистанционные формы взаимодействия:

• Подача обращения через Госуслуги (ЕПГУ/РПГУ): сервис «Получение архивной справки» (доступен для ряда типовых справок).
• Электронная почта: отправка сканов заявления и документов на официальный e-mail Архивного отдела.
• Почтовое отправление: заказное письмо с вложенным описью вложения и конвертом для ответа (с марками).
• Онлайн-каталог / Информационно-справочная система: на сайте Администрации может быть доступен поиск по описям (фондам‚ описям‚ делам) для предварительного определения номера дела.

Важные нюансы для исследователей и генеалогов

• Сроки доступа к документам с персональными данными: Согласно ст. 15 ФЗ-125‚ документы‚ содержащие сведения о частной жизни граждан‚ предоставляются для пользования по истечении 75 лет со дня их создания. Доступ ранее возможно только по письменному согласию субъекта персональных данных или по решению суда.
• Метрические книги: Метрические книги до 1918 г. (рождение‚ брак‚ смерть) в основном переданы в Государственный архив Удмуртской Республики (ГАУР) (г. Ижевск‚ ул. Пушкинская‚ д. *). В Управлении по делам архивов Администрации города хранятся‚ как правило‚ копии или дубликаты‚ а также ЗАГСовские книги (после 1918 г.) — но последние находятся в ведении ЗАГС‚ а не архива.
• Домашние книги / Выписки: Домашние книги по домам‚ снесенным до 2000-х годов‚ часто находятся в фондах Управления. По существующим домам — в управлении ЖКХ или МФЦ.
• Фонды предприятий: Архивы крупных заводов (Ижмаш‚ Ижсталь‚ Моторзавод и др.) могут храниться как в Управлении города‚ так и в ГАУР или на самих предприятиях (в их корпоративных архивах). Необходимо уточнять место хранения конкретного фонда заранее.

Полезные советы при обращении

1. Подготовьте максимально полные входные данные: ФИО (полностью‚ с указанием возможных вариантов написания)‚ точные даты (день‚ месяц‚ год)‚ название организации/учреждения‚ адрес проживания.
2. Уточните компетенцию: Звоните по телефону справочного бюро +7 (3412) *— заранее‚ чтобы узнать‚ хранятся ли нужные документы именно в этом Архиве‚ или их нужно искать в ГАУР‚ ЗАГСе или архиве предприятия.
3. Используйте Госуслуги: Это самый быстрый способ подачи заявки на стандартные справки (стаж‚ зарплата‚ образование) без личного визита на этапе подачи.
4. Сохраняйте квитанции и регистрационные номера: При личной подаче обязательно заберите талон с регистрационным номером обращения (КСА/ВХ/ДД-…)‚ по нему можно отслеживать статус готовности.

---

Данная статья носит справочный характер. Структура Управления‚ тарифы‚ реквизиты и контакты могут изменяться. Официальную информацию необходимо подтверждать на ресурсах Администрации города Ижевск (admizh.ru) или по телефонам‚ указанным выше.