На 09 июня 2026 года система управления документами в Республике Казахстан находится на стадии активной цифровизации и перехода к бескागежному документообороту. Государственная политика в этой сфере направлена на обеспечение прозрачности государственных органов, повышение качества государственных услуг и создание единого информационного пространства.

Нормативно-правовая основа

Деятельность по управлению документами регулируется иерархией нормативных правовых актов:

• Конституция РК — гарантирует право на доступ к информации.
• Закон РК «Об архивном деле и документации» (от № 41-VI ЗРК) — основной закон, регулирующий организацию делопроизводства, хранение и использование документов.
• Закон РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (от № 370-II ЗРК) — устанавливает правовую силу электронных документов.
• Закон РК «Об информации» (от № 401-V ЗРК) — регулирует отношения в сфере информатизации.
• Постановления Правительства РК (в частности, типовые инструкции по делопроизводству, правила формирования дел и сроков хранения).
• ГОСТ РК / КЗ ИСО, национальные стандарты, гармонизированные с международными (ISO 15489, ISO 27001), регулирующие управление записями и информационной безопасностью.

Ключевые институты и ответственные органы

Управление документооборотом на государственном уровне осуществляется через систему координации:

1. Министерство культуры и информации РК (через Комитет по архивному делу и документации) — главный уполномоченный орган по архивному делу, документации и делопроизводству. Осуществляет методическое руководство и контроль.
2. Министерство цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности РК — отвечает за внедрение информационных систем, развитие платформы «э-Гов» и кибербезопасность.
3. Национальный архивный фонд РК, система архивов (Центральный государственный архив, областные архивы, архивы ведомств), обеспечивающая долгосрочное хранение ценных документов.
4. Отделы делопроизводства (делопроизводители) в структуре каждого государственного органа, а также уполномоченные по документации лица в субъектах квазигосударственного сектора.

Примечание: Контактные данные руководителей структурных подразделений (фамилии, номера кабинетов, служебные телефоны) в соответствии с политикой конфиденциальности частично скрыты: Ф.И.О. — * ., тел. +7 () —*.

Цифровая трансформация: от «Электронного правительства» к «Умному государству»

Единая платформа «э-Гов» (egov.kz)

На 2026 год портал egov.kz остается центральным шлюзом для взаимодействия «Государство — Гражданин/Бизнес». Ключевые функции в контексте управления документами:

• Подача заявлений и получение готовых документов в электронном виде (с применением ЭЦП).
• Интеграция с реестрами (налоговый, земельный, нотариальный, ЗАГС) для автоматического заполнения форм («проактивные услуги»).
• Хранение истории обращений и выданных документов в личном кабинете пользователя.

Система электронного документооборота (СЭД) госорганов

Внедренная в ведомствах корпоративная СЭД (на базе отечественного ПО, например, «СЭД Навигатор», «1С:Документооборот» и др.) обеспечивает:

• Жизненный цикл документа: создание, согласование, регистрация, исполнение, контроль, архивирование.
• Работу с классификаторами: Единый классификатор управленческой документации (ЕКУД), номенклатура дел.
• Электронный журнал регистрации входящих/исходящих/внутренних документов.
• Интеграцию с межведомственной системой обмена данными (СМЭВ / «Шлюз» РК) для передачи документов между органами без бумаги.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) и идентификация

Основой правовой значимости электронных документов является ЭЦП. На 2026 год используются:

• Ключи на носителях (eToken, Rutoken).
• Облачная ЭЦП (Mobile ID, в приложении eGov Mobile) — основной инструмент для граждан и должностных лиц.
• Квалифицированные сертификаты, выданные аккредитованными НУЦ (Национальными удостоверяющими центрами).

Архивное дело и долгосрочное хранение

Переход к электронному делопроизводству поставил острее проблему долгосрочного архивирования электронных документов (ДАХЭД).

Требования к архивированию

• Соблюдение сроков хранения по Номенклатуре дел (утверждается руководителем органа по согласованию с архивным органом).
• Обеспечение целостности, подлинности и читаемости форматов (PDF/A, XML, TIFF).
• Метаданные по стандарту Dublin Core / ISAD(G) для поиска.

Единая государственная архивная информационная система (ЕГАИС)

Функционирует для учета фондов, описания дел и предоставления архивных справок удаленно. Граждани могут заказать архивную справку (например, о стаже, зарплате за советский период) через egov.kz без визита в архив.

Корпоративное управление документами (негосударственный сектор)

Для юридических лиц (ТОО, АО, ИП) требования менее жесткие, но обязательны:

• Наличие Утвежденного руководителем Графика сроков хранения документов (согласовывается с архивным органом только для организаций, подлежащих обязательному сдаче в архив).
• Ведение Журналов регистрации (бумажных или электронных) входящей/исходящей корреспонденции, приказов, распоряжений.
• Обеспечение доступа к документам для проверяющих органов (КГД, прокуратура, суд) в установленные сроки.
• Применение ЭЦП при сдаче отчетности в госорганы (э-Салик, е-Статут, ВЭД).

Актуальные вызовы и тренды 2026 года

Практическое руководство: этапы перевода организации на бесконтактный документооборот

1. Аудит текущего состояния: инвентаризация документооборотов, выявление «бумажных» узких мест, анализ ПО.
2. Разработка локальных нормативных актов (ЛНА): Положение о делопроизводстве, Инструкция по работе в СЭД, Политика информационной безопасности, График сроков хранения.
3. Выбор и внедрение СЭД: учет интеграции с 1С, CRM, порталом госзакупок, Шлюзом РК; Обучение ключевых пользователей (администраторов, секретарей, руководителей).
4. Перевод кадровых и бухгалтерских документов: наиболее трудоемкий этап. Требует согласования с профсоюзами (при наличии) и уведомления сотрудников о переходе на ЭЦП.
5. Настройка обмена с контрагентами (ЭДО): подключение к операторам ЭДО (Казпочта, АО «НИТ», ТОО «Электронный документооборот» и др.) для обмена счетами-фактурами, УПД, актами.
6. Архивирование и миграция: сканирование архивных фондов (приоритет — документы постоянного хранения и кадровые), загрузка в СЭД с метаданными, проверка качества распознавания (OCR).
7. Постоянный контроль и аудит: мониторинг сроков исполнения, полноты регистрации, соблюдения процедур ЭЦП.

На управление документами в Казахстане прошло этап «внедрения компьютеров» и перешло к этапу интеллектуальной автоматизации. Ключевыми драйверами остаются концепция «Прослушивающее государство», требования открытости данных (Open Data) и необходимость обеспечения технологического суверенитета за счет использования отечественного ПО.

Успешная модель управления документами сегодня — это не просто хранение файлов, а управление знаниями и процессами, где документ является побочным продуктом выполненной бизнес-операции в цифровой среде.

Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов РК, отчетов Министерства цифрового развития и практики внедрения СЭД на . Для получения консультаций по конкретным вопросам архивного дела рекомендуется обращаться в территориальные архивные управления или в Комитет по архивному делу и документации МКИ РК (адрес: г. Астана, ул. * , тел. +7 (**) —*).