С 1 января 2026 года в документообороте российских организаций и ИП произошло кардинальное изменение: в силу вступил Приказ ФНС России от № ЕД-7-26/28, утвердивший новые форматы электронных счетов-фактур и универсальных передаточных документов (УПД). Теперь подтверждение отгрузки товаров, передачи имущественных прав, выполнения работ или оказания услуг в электронном виде возможно исключительно через УПД в установленном формате.

Данная статья подробно разбирает, как оформить УПД в качестве акта выполненных работ, какие реквизиты обязательны, как он заменяет привычные КС-2/КС-3 и на что обратить внимание при заполнении в 2026 году.

Правовая база: что изменилось с ?

• Обязательность электронного формата: С 2026 года бумажные акты (КС-2, КС-3, собственные формы) для подтверждения операций по НДС и расчетов между юрлицами/ИП практически вытеснены электронным УПД.
• Единый формат: Приказ ЕД-7-26/28 установил строгую структуру XML-файла. Любые отклонения от схемы (XSD) приведут к отказу в принятии документа оператором ЭДО или ФНС.
• Функционал «2 в 1» и «3 в 1»: УПД одновременно выполняет функции:
  • Счета на оплату (при необходимости);
  • Счета-фактуры (для вычета НДС);
  • Акта выполненных работ / оказанных услуг / переданных товаров.
• Отмена обязательности КС-2/КС-3: Формы КС-2 и КС-3 (Постановление Госкомастат от № 81) не являются обязательными для применения в правоотношениях между заказчиком и подрядчиком (ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» позволяет использовать собственные формы, а с 2026 г. — формат УПД).

Структура УПД при выполнении работ (блок «Сведения об операциях»)

Ключевое отличие УПД от счета-фактуры — наличие блока «Сведения об операциях» (тег OperationInfo), который и заменяет собой акт. Ниже приведен перечень обязательных реквизитов для заполнения этого блока (согласно Приказу ЕД-7-26/28):

1. Наименование работы/услуги (тег Name) — точное название по договору/смету.
2. Код вида операции (тег OperationType) — для работ/услуг обычно используется код «02» (выполнение работ), «03» (оказание услуг).
3. Единица измерения (тег Unit) — по ОКЕИ (например, 796 — «услуга», 773 — «работа», 013 — «м²» и т.д.).
4. Количество (объем) (тег Quantity) — объем выполненных работ в ед. изм.
5. Цена за единицу (тег Price), без НДС.
6. Стоимость без НДС (тег SumWithoutVAT) — Quantity × Price.
7. Ставка НДС (тег VATRate) — «20», «10», «0», «10/110», «20/120», «без НДС».
8. Сумма НДС (тег VATSum).
9. Стоимость с НДС (тег SumWithVAT) — итоговая сумма к оплате по строке.
10. Сведения о договоре (тег ContractInfo): номер, дата договора/сметы.
11. Период выполнения работ (тег Period) — дата начала и окончания (критично для акта!).

Образец заполнения УПД (текстовое представление структуры)

Ниже приведен условный образец того, как выглядят данные в интерфейсе ЭДО-оператора (например, Диадок, СБИС, Контур.Экстерн) при формировании УПД за выполненные строительно-монтажные работы.

Ключевые отличия УПД от бумажных КС-2 / КС-3

Процесс подписания: как это работает в ЭДО

С 2026 года процесс выглядит так:

1. Формирование: Исполнитель (Подрядчик) создает УПД в личном кабинете ЭДО-оператора, заполняя все обязательные теги (в т.ч. период работ, ссылку на договор/смету).
2. Отправка: Документ уходит Заказчику через оператора ЭДО (роуминг работает между всеми крупными операторами).
3. Проверка Заказчиком: Заказчик видит УПД во «Входящих». Система часто подсвечивает несоответствия (не те ставки НДС, не тот ОКЕИ, нет периода работ).
4. Подписание (или отказ):
   • Подписал: УПД получает статус «Подписан обеими сторонами». У Исполнителя появляется право на вычет НДС (если он покупатель материалов), у Заказчика — подтверждены расходы и НДС к вычету.
   • Отказал / Не подписал в срок: Исполнитель получает извещение об отказе. Важно: Неподписанный УПД не дает права на вычет НДС покупателю и не подтверждает факт передачи результатов работ для налоговых целей.
5. Корректировка: Если найдена ошибка — формируется КУПД (Корректировочный УПД) с ссылкой на номер/дату исходного УПД.

Типичные ошибки при заполнении УПД как акта (2026)

• Пропуск тега «Период выполнения работ» (Period). Для работ/услуг это обязательный реквизит. Без него документ может не пройти валидацию ФНС или быть признан неполным для налогового учета.
• Неверный код вида операции (OperationType). Использование кода «01» (Товары) вместо «02» (Работы) или «03» (Услуги) ведет к ошибкам в учете.
• Несоответствие ОКЕИ. Указание «шт.» (796) для строительных работ, где в смете «м³» или «м²». Код ОКЕИ в УПД должен совпадать с договором/сметой.
• Отсутствие ссылки на договор/смету. Поле ContractInfo обязательно для заполнения для идентификации основания.
• Использование старых форматов (5.01/5.02) после . Операторы ЭДО и ФНС отвергают файлы по устаревшим схемам. Нужен формат 5.03 (или более новый, актуальный на дату отправки).

Нужен ли отдельный бумажный акт (КС-2/КС-3) параллельно с УПД?

С точки зрения Налогового кодекса (для НДС и налога на прибыль) — НЕТ. Подписанный обеими сторонами УПД в формате 5.03+ является полноценным первичным документом, подтверждающим факт выполнения работ, их стоимость и сумму НДС.

Исключения, когда может понадобиться бумага/КС-2/КС-3:

• Внутренняя политика Заказчика: Крупные госкорпорации или госзаказчики (44-ФЗ/223-ФЗ) могут требовать подписанные на бумаге КС-2/КС-3 для своих внутренних процедур казначейского сопровождения или архива, несмотря на наличие УПД. Это фиксируется в договоре.
• СМР / Технический надзор: Для подписания журналов работ (КС-6, КС-11) и сдачи объекта в эксплуатацию инженерам СМР иногда удобнее иметь «живую» подпись на акте КС-2/КС-3.
• Работа с физлицами (ДДУ): Если заказчик, физлицо (долевое строительство), УПД не применяется (физлица не участники ЭДО в этом контексте), нужны акты приема-передачи на бумаге.

Рекомендация: Пропишите в договоре подряда пункт: «Стороны признают юридическую силу и достаточность Универсального передаточного документа (УПД), сформированного в электронном виде в соответствии с форматом ФНС, для подтверждения факта выполнения работ, их объема, стоимости и суммы НДС. Составление бумажных актов формы КС-2/КС-3 не требуется, за исключением случаев, предусмотренных законодательством о контрактной системе».

Резюме: чек-лист для правильного УПД-акта в 2026 году

1. Используйте актуальный формат 5.03+ (проверяйте обновления у оператора ЭДО).
2. Обязательно заполняйте блок «Сведения об операциях» для каждой строки сметы/этапа.
3. Указывайте Период выполнения работ (Дата начала / Дата окончания).
4. Проставляйте верные Коды ОКЕИ и Коды вида операции (02/03).
5. Ссылайтесь на Договор и Смету (номер, дата) в каждом УПД.
6. Отправляйте УПД своевременно (в день сдачи этапа), чтобы Заказчик успел вычесть НДС в текущем квартале.
7. Храните историю статусов документа (Отправлен -> Доставлен -> Подписан/Отклонен) для подтверждения сроков в случае проверки.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов по вашему договору или налоговому учету рекомендуется обратиться к профессиональному бухгалтеру или юристу. Персональные данные в примерах замаскированы (*).