Архивный отдел Администрации города Тюмени — это ключевое структурное подразделение, обеспечивающее сохранность, учет и предоставление архивных документов, составляющих документированную память города․ В данной статье подробно описаны функции, структура, порядок обращения граждан и организаций, а также актуальные реквизиты учреждения․

Общие сведения и статус

Архивный отдел является муниципальным архивом, формируемым за счет документов органов местного самоуправления Тюмени, а также организаций, переданных в ведение или учет администрации․ Он действует на основании:

• Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Устава города Тюмени;
• Положения об Архивном отделе, утвержденного администрацией города;
• Типовых инструкций по архивному делу․

Главная миссия: обеспечение сохранности архивного фонда города, создание условий для его научной обработки и максимально полного использования в интересах органов управления, организаций и граждан․

Основные функции и полномочия

Деятельность отдела охватывает полный цикл работы с документами:

1. Прием и учет: приемка дел на хранение от структурных подразделений администрации, муниципальных учреждений и организаций․
2. Хранение и охрана: обеспечение режима хранения (температура, влажность, световой режим), пожарной безопасности и физической сохранности носителей информации․
3. Научная обработка: систематизация, описание, составление справочных аппаратов (описей, указателей, путеводителей)․
4. Информационно-справочное обслуживание: выдача справок, выписок, копий документов гражданам и юридическим лицам;
5. Государственная регистрация уникальных документов: взаимодействие с Росархивом по вопросам учета особо ценных фондов․
6. Методическое руководство: консультирование структурных подразделений администрации по вопросам делопроизводства и подготовки дел к сдаче в архив․
7. Цифровизация: создание электронных копий документов для удаленного доступа и сохранения оригиналов․

Структура архивного фонда

Фонд Архивного отдела формируется с 1920-х годов по настоящее время․ Основные комплекты документов:

• Фонды органов власти: решения Тюменского городского Совета депутатов трудящихся, исполкома, главы администрации, департаментов и управ․
• Фонды муниципальных предприятий и учреждений: документы ликвидированных и реорганизованных ЖЭКов, заводов, заводов бытового обслуживания, учебных заведений, больниц․
• Персональные фонды: документы выдающихся жителей города, ветеранов труда и войны, почетных граждан Тюмени (по решению администрации)․
• Коллекции: фотодокументы, кинофотофонограммы, картографические материалы, печатная продукция (газеты «Тюменский рабочий», «Вечерняя Тюмень» и др․), аудиовидеозаписи мероприятий города․

Примечание: Точное количество единиц хранения и фондов является динамическим показателем․ Актуальную статистику лучше уточнять по телефону справки․

Порядок обращения граждан и организаций

Виды предоставляемых услуг

• Выдача архивных справок (о стаже, зарплате, награждениях, проживании, составе семьи и т․д․)․
• Выдача заверенных копий документов․
• Проведение тематических поисков по запросу․
• Предоставление документов для научных исследований (в читальном зале)․
• Консультирование по вопросам архивного дела и делопроизводства․

Способы обращения

1. Личный прием в читальном зале․ Требуется предварительная запись (см․ раздел «Контакты»)․
2. Почтовое обращение․ Письмо направляется на юридический адрес отдела с пометкой «Архивный отдел»․ Обязательно приложите копию паспорта и документов, подтверждающих родственные связи (если запрос не от своего имени)․
3. Электронное обращение․ Через официальный портал Администрации города Тюмени (раздел «Обращения граждан») или на официальный e-mail отдела․
4. Госуслуги (Портал Госуслуг / Региональный портал Тюменской области)․ Услуга «Предоставление архивной справки» доступна в электронном виде․

Необходимые документы для запроса

• Паспорт гражданина РФ (оригинал при личном обращении, копия, при почтовом/электронном)․
• Документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе) — если ФИО в запрашиваемых документах отличается от текущего․
• Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная в установленном порядке) — если обращается представитель․
• Документы, подтверждающие родственные отношения (для запросов о умерших родственниках)․

Сроки и стоимость

Согласно законодательству, срок подготовки ответа на архивный запрос составляет до 30 календарных дней (в сложных случаях — до 60 дней с уведомлением заявителя)․

Платные услуги: Изготовление копий, сложные тематические поиски, срочное исполнение (услуги оказываются на основании договора/счета)․ Тарифы утверждаются Администрацией города․ Оплата производится через кассу Администрации или банковский перевод (реквизиты выдаются при оформлении заявки)․

Режим работы и контакты (маскированные данные)

Руководство и ключевые специалисты

Сведения о руководящем составе приводятся в обобщенном виде․ Для контакта с конкретным специалистом используйте общий телефон справки․

• Начальник отдела: Фамилия И․О․ (ФИО маскировано: ․)
• Заместитель начальника: ․
• Старшие архивисты / Архивисты читального зала: специалисты по фондам (перечень меняется, уточняйте при звонке)․

Особенности поиска по популярным темам

Подтверждение трудового стажа и зарплаты (для ПФР/СФР)

Самый частый запрос․ Необходимо указать: полное название организации на момент работы (например, «Тюменский ЖЭК-5», «Завод «Нефтемаш», «Горводоканал»), годы работы, табельный номер (если помните)․ Архив делает запрос в фонды ликвидированных предприятий․

Жилищные и земельные вопросы

Документы по предоставлению квартир, правам на земельные участки, выселениям/переселениям хранятся в фондах Исполкома горсовета, Департамента архитектуры и градостроительства, ЖЭКов․ Сроки поиска могут быть увеличены из-за объемных описей․

Репрессированные и ветераны

Архив хранит списки избирателей, протоколы заседаний, личные дела сотрудников органов власти․ Для реабилитации или установления факта пребывания в осажденном Ленинграде/эвакуации часто требуются справки из фондов горсовета 1940-х гг․

Генеалогические запросы

Архивный отдел Администрации не является основным хранилищем метрических книг (они в ЗАГСах и ГАТО — Государственном архиве Тюменской области)․ Однако здесь можно найти: списки жильцов домов (домовые книги — если сданы в архив), алфавитные указатели жителей, документы о начислении пособий, списки избирателей․

Взаимодействие с ГАТО (Государственный архив Тюменской области)

Важно различать два учреждения:

Часто для полной картины приходится обращаться в оба архива․

Цифровые проекты и удаленный доступ

Архивный отдел активно внедряет технологии «Цифрового архива»:

• Электронный каталог фондов: Доступен на официальном сайте Администрации (раздел «Архивный отдел» -> «Поиск по фондам»)․ Позволяет найти номер фонда, описи и дело по ключевым словам․
• Цифровые копии: Часть фотодокументов и решений главы города оцифрованы и выложены в открытый доступ․
• Заказ справок онлайн: Через Личный кабинет на портале Госуслуг или региональном портале Тюменской области․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Полезные советы при обращении

1. Подготовьте максимально полные входные данные: ФИО (все варианты написания), даты рождения/смерти, точные названия организаций, адреса проживания, годы жизни/работы․
2. Используйте электронный каталог заранее: Найдите номера фондов и описей — это ускорит работу архивиста и сократит срок ответа․
3. Сохраняйте квитанции и номера регистрации запросов: При почтовой отправке используйте ценное вложение с описью вложения и уведомлением о вручении․
4. Проверяйте актуальность контактов: Телефоны и адреса кабинетов могут меняться при ремонте зданий или реорганизации․ Официальный сайт admtyumen․ru — первичный источник актуальной информации․

---

Статья подготовлена в информационных целях․ Официальные реквизиты, тарифы и режим работы подтверждайте на официальном сайте Администрации города Тюмени или по телефонам справки․
Данные о конкретных номерах телефонов, адресах корпусов и ФИО сотрудников частично замаскированы (*) в соответствии с политикой конфиденциальности и безопасности персональных данных․