Вопрос нахождения трудовой книжки в отделе кадров и правильного оформления в ней записей остается одним из ключевых в кадровом делопроизводстве. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный документ сохраняет свою юридическую силу для значительной части работников и требует строгого соблюдения процедур хранения и заполнения. В данной статье подробно разберем нормативную базу, обязанности работодателя, порядок внесения записей и ответственность за сохранность документов.

Нормативная база и правовые основы

Основным документом, регламентирующим работу с трудовыми книжками, является Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, вкладышей в них, бланков трудовых книжек и вкладышей, порядка их заполнения, выдачи работникам, изъятия и уничтожения». Также необходимо руководствоваться Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 303) и федеральными законами.

Ключевой принцип: Законом не предусмотрено хранение трудовой книжки работника в период его трудовой деятельности у него самого. Документ должен находиться у работодателя (в отделе кадров или у уполномоченного лица) на протяжении всего трудового стажа в данной организации.

Где и как хранятся трудовые книжки

Место хранения

Как правило, трудовые книжки и их дубликаты хранятся в отделе кадров (кадровой службе). В небольших организациях, где нет выделенного отдела, эти функции выполняет уполномоченное лицо (часто бухгалтер или секретарь) по приказам работодателя.

И книга учета движений ТК, и сами трудовые книжки должны храниться в одном месте — в специально оборудованных помещениях, обеспечивающих безопасность.

Требования к условиям хранения (п. 41 Приказа № 320н)

Бланки трудовых книжек, вкладыши и сами заполненные документы квалифицируются как документы строгой отчетности (БСО). Соответственно, они должны храниться:

• В сейфах (металлических шкафах) с надежными замками;
• В специально оборудованных комнатах (архивах) с охранной сигнализацией;
• В местах, исключающих доступ посторонних лиц, воздействие влаги, огня и несанкционированного изъятия.

Нарушение условий хранения влечет административную ответственность (штрафы для должностных лиц и юрлиц по ст. 5.27 КоАП РФ).

Сроки хранения невостребованных книжек

Трудовые книжки и вкладыши, не полученные работниками при увольнении, хранятся в отделе кадров организации отдельно от остальных трудовых книжек в течение 2 лет. По истечении этого срока они подлежат уничтожению с составлением акта.

Ответственные лица и их назначение

Работодатель обязан приказом назначить ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Вы вправе назначить несколько ответственных лиц (например, старший инспектора отдела кадров и его заместителя).

Если директор не собирается самостоятельно вести и хранить трудовые книжки сотрудников, ответственность ложится на назначенного специалиста. После регистрации трудовой книжки ответственность за ее хранение полностью переходит на ответственного за учет и хранение в организации.

Порядок оформления записи о приеме на работу

Это самая частая операция, выполняемая кадровым сотрудником. Алгоритм действий следующий:

1. Прием документа: Работник предоставляет трудовую книжку (если он не перешел на ЭТК или ведет параллельно бумажную по желанию) в течение 5 рабочих дней со дня вступления в силу трудового договора.
2. Регистрация: Кадровик вносит данные ТК в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей (журнал регистрации). При этом указываются: серийный номер, номер ТК, ФИО владельца, дата приема на работу.
3. Внесение записи в ТК (Раздел III «Сведения о работе»):
   • Номер записи (по порядку).
   • Дата приема (в формате ДД.ММ.ГГГГ), должна соответствовать дате вступления в силу трудового договора/приказа.
   • Запись о приеме: «Принят(а) в * (полное наименование организации или ФИО ИП) на должность * (наименование должности согласно штатному расписанию) в * (наименование структурного подразделения, если есть)».
   • Основание: Номер и дата приказа (распоряжения) о приеме на работу.
4. Заверение записи: Подпись ответственного лица (кадровика), расшифровка подписи, печать организации (если предусмотрена уставом/местным нормативным актом).
5. Выдача справки работнику: По требованию работника выдается справка о принятии трудовой книжки на хранение (по форме, утвержденной приказом организации).

Особенности работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

С года ведение трудовых книжек ведется в электронном виде через Пенсионный фонд (СФР/ПФУ). Однако:

• Работодатель не обязан хранить бумажные ТК тех сотрудников, кто перешел на ЭТК (сдавших бумажную книжку работодателю для отправки в архив СФР).
• По желанию работника работодатель обязан вносить записи в бумажную ТК параллельно с электронным ведением (если работник не сдал её в архив СФР, а оставил у себя).
• Все записи о трудовой деятельности ведутся электронно через СФР (ранее ПФР/ПФУ). Бумажная ТК в этом случае носит информационный характер для самого работника.

Книга учета движения трудовых книжек (Журнал регистрации)

Ведение данной книги обязательно для любого работодателя, имеющего бумажные ТК на хранении. В ней фиксируются все операции:

• Прием ТК от работников при поступлении на работу;
• Выдача ТК работникам при увольнении (или передача в архив СФР);
• Передача ТК в архив организации при ликвидации/реорганизации;
• Получение/возврат бланков ТК и вкладышей от типографии/СФР;
• Уничтожение испорченных бланков или невостребованных ТК (по акту).

Книга прошивается, нумеруется, подписывается руководителем и печатью (при наличии), хранится постоянно (срок хранения — 50 лет для журнала приема-выдачи, 75 лет — для журнала учета бланков БСО).

Завершение трудового договора: действия с ТК

При увольнении кадровик обязан:

1. Внести запись об увольнении в Разделе III ТК (основание: ст. ТК РФ, номер и дата приказа об увольнении).
2. Завершить все записи, внесенные за время работы у данного работодателя, подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью.
3. Сделать отметку в Книге учета движений ТК о выдаче книжки работнику (с росписью в журнале и на лицевке ТК — «Выдана лично», дата, подпись получателя).
4. Если работник не явился за ТК — направить уведомление заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Если ТК не получена в течение 2 лет — хранить отдельно до истечения срока давности или до обращения работника.

Исправление ошибок в записях

На практике часто встречаются ситуации, когда в трудовые книжки записей вносяться ошибочно. Зачеркивать, стирать или корректировать правилочкой запрещено.

Порядок исправления (п. 39 Правил № 320н):

1. Объявить неверную запись недействительной: следующим номером по порядку написать: «Запись № * недействительна».
2. Внести правильную запись с новым порядковым номером.
3. Сослаться на документ-основание для исправления (приказ об исправлении, решение суда).
4. Заверить подписью и печатью.

Порядок признания записи недействительной не предусматривает ее физического удаления — она остается в книжке зачеркнутой (перечеркнутой одной строкой) или отмеченной как недействительная.

Ответственность за нарушения

Нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек влечет за собой:

• Административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ): штраф на должностных лиц — от * до * руб., на юрлиц, от * до * руб. (за повторное — дисквалификация или более крупные штрафы).
• Материальную ответственность — возмещение ущерба работнику (морального вреда, упущенной выгоды из-за невозможности оформить пенсию или новое место работы).
• Дисциплинарную ответственность виновного кадровика (замечание, выговор, увольнение).

Чек-лист для кадровика: ежедневный контроль

• [ ] Все ТК на хранении находятся в сейфе/металлшкафу? Ключ только у ответственного лица?
• [ ] Книга учета движений ТК заведена, прошита, занумерована, подписана руководителем?
• [ ] Приказы о назначении ответственных лиц за ведение ТК актуальны (нет уволенных)?
• [ ] Есть пустые бланки ТК и вкладышей (закуплены заранее, учтены в журнале БСО)?
• [ ] Записи о приеме/переводе/увольнении внесены в срок (не позднее 5 дней со дня приказа)?
• [ ] Сведения в ТК дублируются в СФР (СЭД/ЭТК) в установленные сроки?
• [ ] Невостребованные ТК (свыше 2 лет) выделены отдельно, составлен акт на уничтожение?

Нахождение трудовой книжки в отделе кадров — это не просто формальность, а строгое юридическое требование. Грамотная организация хранения, своевременное внесение записей (как бумажных, так и электронных через СФР), ведение журналов учета и назначение ответственных лиц — залог отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции, прокуратуры и судов. Переход на ЭТК упрощает отчетность, но не отменяет обязанностей по работе с бумажными носителями для тех сотрудников, которые ими пользуются. Внимательное отношение к деталям (даты, номера приказов, подписи, печати) сэкономит организацию от штрафов и судебных исков.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву. Актуальность нормативных актов проверена на дату .