Свидетельство об увольнении — это документ, который выдается работнику в день прекращения трудового договора вместе с трудовой книжкой (или СТД-Р). Несмотря на то, что с введением электронных трудовых книжек (ЭТК) роль бумажного документа снизилась, для работников, ведущих бумажную ТК, а также для архивных целей организации, правильное оформление этого свидетельства остается критически важной задачей кадровой службы.

В данной статье подробно разберем актуальный образец заполнения на , основания для выдачи, порядок нумерации и ответственность за ошибки.

Правовое основание и назначение документа

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книгу (при ее наличии) и свидетельство об увольнении (если работник его просит). Документ подтверждает факт прекращения трудовых отношений и основание для него, что необходимо для:

• Оформления пособия по безработице в центрах занятости населения;
• Подтверждения стажа при назначении пенсии (если записи в ТК недоступны или спорны);
• Трудоустройства на новую работу (по требованию нового работодателя);
• Судебных споров с бывшим работодателем.

Важно: С 2020 года (ФЗ-439) основным документом является запись в ЭТК (СТД-Р). Бумажное свидетельство выдается по заявлению работника, ведущего бумажную ТК, либо для предоставления в организации, не имеющие доступа к Единой информационной системе (ЕИС) Пенсионного фонда (СФР).

Единая форма или свободная?

Жестко утвержденной государственной формы (как бланк строгой отчетности) для свидетельства об увольнении не существует. Ранее использовалась форма КМ-6 (утв. Госкомстатом № 1), однако она потеряла обязательный характер после введения новых правил ведения ТК (Постановление Минтруда РФ от № 69).

Сейчас организации разрабатывают свой бланк (утверждают его локальным нормативным актом — Положением о кадровом делопроизводстве или Приказом о бланках) или используют типовые образцы, рекомендованные профсоюзами и проф. сообществами.

Обязательные реквизиты свидетельства (Чек-лист)

Независимо от дизайна бланка, в свидетельстве обязательно должны быть следующие данные (согласно ст. 9 ТК РФ, ст. 66 ТК РФ и рекомендациям Роструда):

1. Наименование документа: «Свидетельство об увольнении».
2. Порядковый номер и дата выдачи (должна совпадать с датой увольнения — последним рабочим днем).
3. Полное наименование работодателя (юридическое лицо) и ИНН/КПП.
4. ФИО работника полностью (Фамилия Имя Отчество).
5. Дата рождения работника.
6. Сведения о документе, удостоверяющем личность (Паспорт РФ: серия, номер, кем выдан, код подразделения, дата выдачи). В бланке для публикации данные маскируются: серия *, номер , код подр. -*.
7. Должность (профессия) работника на момент увольнения.
8. Подразделение (цех, отдел, филиал — если есть).
9. Дата приема на работу (по трудовой книжке/приказу).
10. Дата увольнения (последний день работы).
11. Основание и статья ТК РФ (например: «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — по соглашению сторон», «п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — за прогул»).
12. Номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении.
13. Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) с расшифровкой (И.О. Фамилия).
14. Подпись работника о получении свидетельства (желательно, но не обязательно по закону, однако критично для доказывания факта выдачи).
15. Печать организации (если используется).

Образец заполнения Свидетельства об увольнении (2026)

Ниже приведен типовый образец бланка, который можно адаптировать под бланк вашей организации (с логотипом, реквизитами).

Порядок нумерации и учета бланков

Хотя бланк не является документом строгой отчетности (как чек или квитанция), Роструд рекомендует вести учет бланков (журнал выдачи свидетельств об увольнении) и сквозную нумерацию в течение календарного года.

Рекомендуемый формат номера: Префикс-ПорядковыйНомер/Год (например: УВ-001/2026, 000-45/2026).

В журнале учета фиксируют:

• Дата выдачи;
• Номер свидетельства;
• ФИО работника;
• Основание увольнения (статья ТК РФ);
• Подпись выдавшего лицо (кадрового специалиста);
• Подпись работника о получении.

Типичные ошибки и как их избежать

Особенности для Электронной трудовой книжки (ЭТК / СТД-Р)

Если работник перешел на ЭТК (после 2020 года) или изначально выбрал электронный формат:

• Свидетельство об увольнении НЕ выдается автоматически.
• Работодатель вносит запись в СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности в электронном виде) через оператора ЭТК (СФР или уполномоченный оператор) в течение 1 рабочего дня со дня увольнения.
• Работник может получить Выписку из СТД-Р (через Госуслуги, личный кабинет СФР, МФЦ или у работодателя) — она полностью заменяет свидетельство и трудовую книжку.
• Если работник пишет заявление на выдачу бумажного свидетельства при ЭТК — работодатель обязан выдать (ст. 84.1 ТК РФ), но это право работника, а не обязанность работодателя инициировать.

Ответственность за нарушение сроков выдачи

За несвоевременную выдачу трудовой книжки и свидетельства об увольнении (или отказ в выдаче) предусмотрена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• На должностных лиц: штраф от 1 000 до 5 000 руб. (для ИП — до 5 000 руб., для юрлиц — до 50 000 руб. по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ за повторное нарушение).
• На организацию: штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

Кроме того, по ст. 234 ТК РФ работодатель возмещает работнику средний заработок за каждый день задержки выдачи документов (в т.ч. нерабочие дни), если задержка произошла по вине работодателя.

Архивное хранение

Копия свидетельства (или журнал учета) храниться в организации в составе дела «Личные дела работников» или «Приказы о приеме/увольнении» в соответствии с Роспорядением от № 236 (типовый перечень сроков хранения):

• Приказы об увольнении — 75 лет (п. 320).
• Личные карточки учетной карточки Т-2 — 75 лет (п. 325).
• Журналы учета выдачи ТК и свидетельств — 75 лет (п. 333).

Само свидетельство на руках у работника не возвращается в архив.

Резюме: алгоритм действий кадрового специалиста в день увольнения

1. Подготовить Приказ об увольнении (подписать руководителю, ознакомить работника под роспись).
2. Сформировать запись в Трудовой книжке (бумажной) — строго по тексту приказа, с номером и датой приказа.
3. Заполнить бланк Свидетельства об увольнении (печатать на принтере, без исправлений).
4. Поставить подпись руководителя (директора/уполномоченного) и печать (есть в Уставе).
5. Вручить ТК и Свидетельство работнику в день увольнения (последний рабочий день) под роспись в журнале учета и в личной карточке Т-2.
6. Если работник отсутствует — направить извещение заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении о необходимости получить документы (ст. 84.1 ТК РФ).
7. Внести запись в СТД-Р (для ЭТК) в течение 1 рабочего дня.
8. Рассчитать и выплатить полный расчет (зарплата, компенсация за отгул, выходное пособие, если положено) в тот же день.

Грамотно оформленное Свидетельство об увольнении — это гарантия отсутствия претензий со стороны инспекций труда, СФР и бывших сотрудников. Используйте приведенный выше образец как базу для корпоративного бланка, следите за актуальностью статей ТК РФ (законодательство меняется) и всегда сверяйте данные с Приказом об увольнением. В 2026 году ключевым трендом остается переход на полностью электронный документооборот (СТД-Р), однако умение работать с бумажными бланками остается обязательным навыком HR-специалиста.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Для решения конкретных спорных ситуаций обратитесь к трудовому юристу или инспектору ГИТ.