Внесение записи о назначении пенсии в трудовую книжку — это обязательная процедура‚ которая фиксирует факт выхода сотрудника на заслуженный отдых. Несмотря на переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ бумажные документы все еще действуют для многих граждан‚ а правила их заполнения остаются строго регламентированными. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить запись‚ какой образец использовать в 2026 году и какие ошибки стоит избежать.

Нормативная база: на что опираться?

Основным документом‚ регулирующим порядок ведения трудовых книжек‚ является Постановление Правительства РФ от № 691 «Об утверждении Инструкции по порядку заполнения трудовых книжек». Также актуальны положения Трудового кодекса РФ (ст. 66‚ 67) и Федерального закона от № 407-ФЗ «О страховых пенсиях».

Важно: С 2020 года ведется параллельный учет (бумажный и электронный). Работодатель обязан вносить сведения и в ЭТК через СФР (бывший ПФР)‚ и в бумажный документ (если он у сотрудника на руках).

Когда и кто вносит запись?

• Срок: Не позднее 5 рабочих дней со дня представления сотрудником справки о назначении пенсии (или уведомления СФР).
• Ответственное лицо: Кадровик‚ бухгалтер или ИП/руководитель организации‚ уполномоченный на ведение кадровых документов (по приказу о назначении ответственного лица).
• Основание: Справка о назначении пенсии (форма установленного образца)‚ выданная территориальным органом СФР‚ либо электронное уведомление из личного кабинета работодателя/СФР.

Образец заполнения раздела «Сведения о работе» (Страница разворота)

Запись вносится в третий столбец («Сведения о работе») следующей строкой после последней записи о трудовой деятельности. Нумерация сквозная.

Разбор полей (детально):

1. Столбец 1 (Номер записи): Порядковый номер‚ следующий за последней записью о приеме/переводе/увольнении.
2. Столбец 2 (Дата): Указывается дата принятия решения СФР о назначении пенсии (не дата обращения сотрудника и не дата вноса записи в ТК). Формат: ДД.ММ.ГГГГ.
3. Столбец 3 (Сведения о работе):
   • Текст строго по форме: «Назначена страховая пенсия по старости» (или «по инвалидности»‚ «за выслугу лет»‚ «государственная пенсия»).
   • Обязательно указывается наименование органа СФР‚ принявшего решение (например: «Управление СФР по г. Москве»‚ «Клиентская служба СФР г. *»).
   • Номер и дата решения/справки.
4. Столбец 4 (Документ-основание): «Справка о назначении пенсии»‚ ее номер и дата выдачи.

Особенности заполнения для разных видов пенсий

Страховая пенсия по старости (наиболее частый случай)

Текст записи: «Назначена страховая пенсия по старости».
Основание: Решение СФР (ранее ПФР) о назначении пенсии.

Страховая пенсия по инвалидности

Текст записи: «Назначена страховая пенсия по инвалидности».
Рекомендуется (но не обязательно для ТК) добавлять группу инвалидности‚ если это указано в справке СФР‚ например: «I группы»‚ «II группы».

Пенсия за выслугу лет (врачи‚ педагоги‚ артисты и др.)

Текст записи: «Назначена пенсия за выслугу лет».
Основание: Решение СФР или уполномоченного федерального органа (Минкульта‚ Минздрава и т.д.)‚ если назначение не через СФР.

Государственная пенсия (военные‚ госслужащие‚ космонавты)

Текст записи: «Назначена государственная пенсия» (с уточнением основания: «за выслугу лет»‚ «по инвалидности» и т.д.).
Вносится организацией‚ где гражданин проходит гражданскую службу или работает на момент выхода на пенсию.

Заполнение раздела «Сведения о награждениях» (при необходимости)

Если назначение пенсии связано с получением почетного звания или медали‚ за которое полагается пенсионное обеспечение (редкие случаи‚ в основном госслужащие/военные)‚ запись вносится в соответствующий раздел по общему правилу: номер‚ дата‚ наименование награды/звания‚ документ-основание (Указ Президента‚ Приказ министра).

Что делать‚ если трудовая книга утеряна или заполнена?

• Утеряна: Сотрудник пишет заявление о выдаче дубликата. Работодатель восстанавливает ТК за 15 дней. Запись о пенсии вносится в дубликат на основании справки СФР и архивных данных.
• Нет свободных строк: Оформляется вкладыш (бланк строгой отчетности). На обложке ТК ставится отметка «Вкладыш выдан». Запись о пенсии вносится уже во вкладыш.
• Электронная трудовая книга (ЭТК): Сотрудник‚ отказавшийся от бумажной ТК (после 2020 г.)‚ получает уведомление в личном кабинете Госуслуг/СФР. Работодатель направляет сведения в СФР форму СЭД-1 (Сведения о трудовой деятельности) с кодом вида операции «Назначение пенсии». Бумажная запись не вносится (ее нет).

Типичные ошибки кадровиков (чек-лист для самопроверки)

1. Не та дата: Указана дата увольнения или дата обращения сотрудника‚ а не дата решения СФР.
2. Неполное название органа: Написано просто «ПФР» или «Соцфонд» без указания территориального органа (г. ‚ р-н ).
3. Отсутствие номера решения/справки: В столбце 3 или 4 нет реквизитов документа-основания.
4. Неправильная формулировка: «Уволен на пенсию» (это запись об увольнении‚ ст. 80 ТК РФ)‚ а не «Назначена пенсия». Это две разные записи. Сначала увольнение (если уволяется)‚ потом — назначение пенсии.
5. Исправления/подчистки: В ТК запрещены исправительная жидкость‚ стирание‚ зачеркивание. Ошибка исправляется только через запись «Запись № N недействительна» и новую правильную запись.

Пример правильной последовательности записей (Сценарий: Увольнение по собственному желанию в связи с выходом на пенсию)

Ситуация: Сотрудник * * (ФИО скрыто) работает в ООО «». Получил справку от СФР г. № 123456 от о назначении пенсии по старости с . Увольняется .

№	Дата	Сведения о работе	Документ-основание
15	Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию (п. 3 ч. 1 ст. 80 ТК РФ)	Заявление от ‚ Приказ № 150-ОД от
16	Назначена страховая пенсия по старости Основание: Решение Управления СФР по г. * от № 789012	Справка о назначении пенсии № 123456 от

Обратите внимание: Дата записи о назначении пенсии (01.09) раньше даты увольнения (15.09) — это нормально‚ так как это дата решения СФР. Порядок записей в ТК хронологический по дате внесения (сначала увольнение 15-е‚ потом пенсия 15-е или 16-е число‚ когда принесет справку)‚ но даты событий в столбце 2 могут отличаться.

Ответственность за нарушение правил заполнения

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ‚ за нарушение порядка ведения трудовых книжек предусмотрены штрафы:

• Для должностных лиц: от 1 000 до 5 000 руб.
• Для ИП: от 1 000 до 5 000 руб. (или до 90 дней дисквалификации).
• Для юрлиц: от 30 000 до 50 000 руб.

Повторное нарушение влечет более тяжелые санкции (дисквалификация до 3 лет‚ штрафы до 70 000 руб. для юрлиц).

Практический совет: Как проверить запись перед подписью?

Перед тем как поставить подпись и печать (если печать используется организацией)‚ сотрудник‚ вносящий запись‚ и сам пенсионер должны проверить:

1. Соответствие ФИО на обложке и в записи (нет ли опечаток).
2. Точность даты решения СФР (сверка со справкой).
3. Полноту наименования органа СФР.
4. Наличие номера и даты справки о назначении пенсии в столбце 4.
5. Читаемость почерка (чернила синего‚ черного или фиолетового цвета; гелевые/шариковые пасты запрещены ГОСТом для архивных документов‚ лучше перьевая или стержневая ручка на водной основе).

Внесение сведений о назначении пенсии — финальная аккорд в трудовой биографии сотрудника в бумажном носителе. Грамотное оформление по образцу 2026 года гарантирует отсутствие проблем при пересчете пенсии‚ подтверждении стажа для социальных выплат или оформлении наследства. Всегда используйте актуальные бланки справок СФР и следите за изменениями в администрировании (переход на СЭД‚ Единый реестр).

---

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву. Персональные данные в примерах замаскированы (*) в соответствии с политикой конфиденциальности.