Справка-вызов — это официальный документ, на основании которого работодатель оформляет сотруднику учебный отпуск. В данной статье мы подробно рассмотрим, что представляет собой этот документ, кто его выдает, какие сведения он должен содержать, а также как правильно оформить сопутствующие документы со стороны работодателя.

Что такое справка-вызов и кому она нужна

Справка-вызов — это документ унифицированной формы, который выдает образовательное учреждение работнику, совмещающему трудовую деятельность с обучением. На основании этой справки кадровая служба организации оформляет учебный отпуск.

Право на учебный отпуск имеют сотрудники, получающие образование любого уровня:

• высшее образование по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры;
• высшее образование по программам подготовки кадров высшей квалификации (аспирантура, ординатура);
• среднее профессиональное образование;
• основное общее или среднее общее образование по очно-заочной форме обучения.

Кроме того, гарантии предоставляются и тем работникам, которые только поступают в учебные заведения для получения высшего или среднего профессионального образования.

Кто выдает справку-вызов

Справку-вызов оформляет учебное заведение, в котором обучается студент. Обычно этим занимается:

• учебная часть (деканат);
• отдел по работе с учащимися.

Для получения документа сотруднику необходимо предоставить в вуз:

1. заявление на имя ректора (например: Иванову И. И., подпись — );
2. студенческий билет или зачетную книжку (номер документа, );
3. документ, подтверждающий факт трудоустройства (если требуется), копию трудовой книжки или справку с места работы.

Какие сведения содержит справка-вызов

Справка-вызов выдается конкретному работодателю и должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• фамилию, имя, отчество работника (например: Петров П. П., паспортные данные — *);
• основание выдачи справки: допуск к вступительным испытаниям либо обучение с указанием формы и курса;
• цель предоставления гарантий и компенсаций: прохождение вступительных испытаний, промежуточной или итоговой аттестации и т. д;;
• период предоставления гарантий и компенсаций (даты сессии);
• сведения об образовательной организации и образовательной программе (адрес вуза: г. Москва, ул. , д. ; телефон деканата: +7 () —).

Важно! Отсутствие любого из обязательных реквизитов в справке-вызове являеться достаточным основанием для отказа в предоставлении учебного отпуска. Поэтому кадровику следует внимательно проверять документ.

Бумажный или электронный формат

Закон не дает однозначного ответа на вопрос, можно ли оформлять вызов на сессию в электронном виде. С одной стороны, документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. С другой стороны, типовая форма справки-вызова содержит отрывную часть, что предполагает ее оформление на бумаге.

Рекомендации для работодателя:

• если есть сомнения в подлинности электронного документа — запросите бумажный оригинал;
• отказываться принимать справку в электронном виде, подписанную УКЭП, компания не вправе;
• при необходимости можно проверить подлинность справки, связавшись с учебным заведением по официальным контактам (телефон приемной комиссии: +7 () —).

Действия работодателя при получении справки-вызова

Получив от сотрудника справку-вызов, кадровая служба должна выполнить следующие шаги:

1. Проверить документ — убедиться в наличии всех обязательных реквизитов, печати учебного заведения и подписи уполномоченного лица (подпись декана: *).
2. Принять заявление от работника на предоставление учебного отпуска.
3. Издать приказ о предоставлении учебного отпуска (по унифицированной форме Т-6 или по форме, утвержденной в организации).
4. Рассчитать и выплатить отпускные, если отпуск подлежит оплате в соответствии с законодательством.
5. Отразить отпуск в табеле учета рабочего времени и личной карточке работника.
6. Заполнить отрывную часть справки после окончания сессии — она подтверждает, что работник действительно проходил обучение в указанный период.

Срок действия справки

Справка-вызов действует на период сессии, указанный в ней. Она дает студенту право на учебный отпуск на весь период сдачи экзаменов. После завершения аттестации работник обязан предоставить работодателю отрывную часть справки с отметкой учебного заведения.

Образец справки с места работы для вуза

Иногда учебное заведение запрашивает у работника подтверждение факта трудоустройства. В этом случае работодатель оформляет справку на фирменном бланке организации. Примерная структура документа:

• наименование организации, адрес (г. *, ул. , д. ) и контактные данные (тел.: +7 () —);
• адресат, образовательное учреждение, в котором учится сотрудник;
• ФИО работника (Сидоров С. С., СНИЛС: *-*-* );
• должность и дата приема на работу;
• подпись руководителя (*) и печать организации.

Справка-вызов — ключевой документ для оформления учебного отпуска. Работодателю важно проверять наличие всех обязательных реквизитов, правильно оформлять приказ и своевременно производить выплаты. Работнику, в свою очередь, следует заранее обращаться в деканат за справкой и не забывать возвращать отрывную часть после сессии. Соблюдение этих простых правил поможет избежать трудовых споров и претензий со стороны проверяющих органов.