Оформление справки с места работы для назначения пособий, одна из самых частых задач для кадровых сотрудников и бухгалтеров. На действует строго регламентированная форма, утвержденная Приказом Минтруда России. В этой статье подробно разберем, какой бланк использовать, как его правильно заполнить, какие данные указывать и где скачать актуальный образец.

Какая форма справки действует сейчас?

С 11 февраля 2025 года обязательной к применению является форма справки, утвержденная Приказом Минтруда России от № 637н («Справка о среднем заработке, исчисленном работодателем для назначения пособия по безработице»).

Важно: Ранее использовались иные формы (например, действовавшие с по или с по ), но на текущую дату они недействительны. Использование старых бланков приведет к отказу в приеме документов в Центре занятости населения (ЦЗН) или Социальном фонде России (СФР).

Архивные формы (для справки, не для текущего использования):

• Форма, применявшаяся с 8 января 2025 года по 11 февраля 2025 года;
• Форма, применявшаяся с 19 июля 2024 года по 8 января 2025 года;
• Форма о среднем заработке за последние три месяца (действовала с по ).

Ключевые требования к оформлению (Приказ № 637н)

Согласно действующему приказу, справка должна содержать строго определенные сведения. Произвольная форма для целей назначения пособия по безработице не допускается — ЦЗН имеет право отказать в приеме документа, не соответствующего утвержденному бланку.

Обязательные реквизиты справки:

1. Наименование организации (полное или сокращенное в соответствии с уставом).
2. ИНН / КПП работодателя.
3. ФИО работника полностью (Фамилия Имя Отчество).
4. СНИЛС работника.
5. Период расчета (за какой период исчисляется средний заработок — обычно 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения).
6. Сведения о заработке по месяцам: начисленные суммы, подлежащие учету при расчете среднего заработка (согласно Постановлению Правительства РФ № 1039).
7. Количество календарных дней в каждом месяце расчетного периода, за которые начислен заработок.
8. Причина прекращения трудового договора (статья ТК РФ, дата и номер приказа).
9. Подпись руководителя и главного бухгалтера (или лица, выполняющего его обязанности), расшифровка подписей, дата составления, печать (если используется).

Образец заполнения справки (демонстрация)

Ниже приведен визуальный пример того, как выглядит заполненный бланк. Персональные данные замаскированы в соответствии с правилами конфиденциальности.

Алгоритм расчета среднего заработка для пособия

Расчет производится в соответствии с Постановлением Правительства РФ от № 1039. Основные шаги:

1. Определение расчетного периода: 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу прекращения работы. Если сотрудник работал меньше года — берется фактический период работы.
2. Суммирование заработка: Складываются все выплаты, указанные в перечне № 1039 (оклады, премии, надбавки, доплаты и т.д.). Исключаються: пособия по временной нетрудоспособности, материальная помощь, диетические питание, командировочные и др.
3. Подсчет календарных дней: Для каждого полностью отработанного месяца — по календарным дням в месяце. Для неполных месяцев — по формуле: 29,3 / (календарные дни в месяце) * фактически отработанные дни.
4. Формула: Средний дневной заработок = Сумма заработка за период / Сумма календарных дней за период.
5. Ограничение (потолок): На 2026 год максимальная база для расчета пособия по безработице установлена в размере 1 032 000 руб. в год (или 86 000 руб. в месяц). Если средний заработок превышает лимит, пособие считается от потолка.

Сроки выдачи и ответственность работодателя

Согласно ст. 62 ТК РФ и Федеральному закону «О занятости населения в РФ», работодатель обязан выдать справку:

• В течение 3 рабочих дней с момента получения письменного заявления от бывшего сотрудника (или электронного запроса через СФР/ЦЗН).
• Справка выдается бесплатно;

Ответственность за нарушение сроков:

• Предупреждение или штраф на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
• Штраф на юрлицо — от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).
• При повторном нарушении — дисквалификация должностного лица на 1–3 года или штраф на организацию до 70 000 руб.

Электронный документооборот (ЭДО) и портал «Работа в России»

С 2024–2025 годов активно внедряется формат электронного взаимодействия. Работодатели, подключенные к информационным системам СФР или порталу «Работа в России» (trudvsem.ru), могут направлять справку в электронном виде через личный кабинет работодателя.

Преимущества ЭДО:

• Исключается необходимость в бумажном бланке и почтовых расходах.
• Срок доставки — мгновенный.
• Автоматическая проверка логических ошибок при заполнении в ЛК.
• Подпись уполномоченного лица ЭЦП (квалифицированной электронной подписью).

Если организация не подключена к ЭДО, справку выдают на бумажном носителе (бланк Приказа № 637н) с живой подписью и печатью (при наличии).

Типичные ошибки при заполнении (чек-лист для проверки)

Перед выдачей справки бывшему сотруднику или отправкой в ЦЗН/СФР проверьте следующие моменты:

• Старая форма: Использован бланк до (нет колонки «Кол-во календарных дней» в новом формате или другое оформление).
• Неполный расчетный период: Не учтены все 12 месяцев или неверно определена дата начала периода.
• Ошибки в заработке: Включены неучтенные выплаты (больничные, матпомощь) или пропущены премии, зафиксированные в ЛНА.
• Неверный подсчет дней: Ошибки в формуле 29,3 для неполных месяцев или неучтены дни невыхода (прогулы, ДО, уход за ребенком до 1,5 лет — если они не оплачивались).
• Отсутствие основания увольнения: Не указана статья ТК РФ, номер и дата приказа об увольнении.
• Отсутствие подписи бухгалтера: Подписал только директор (требуются две подписи: руководителя и главного бухгалтера).
• Расхождение с СВЕДЕНИЯМИ СЗВ-ТД/СЗВ-СТАЖ: Данные в справке противоречат сданной отчетности в СФР.

Где скачать официальный бланк и образец заполнения

Официальные файлы (XML-схема, XSD, PDF-бланк, образец заполнения) публикуются на официальном интернет-портале правовой информации (pravo.gov.ru) и в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант).

Прямые ссылки для скачивания (актуально на ):

• Текст Приказа Минтруда № 637н с приложениями (форма и образец): КонсультантПлюс — Приказ № 637н
• Портал «Работа в России» (ЛК работодателя): возможность заполнить и отправить форму онлайн.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Сотрудник просит справку в произвольной форме для банка (ипотека/кредит). Подходит ли форма № 637н?

Ответ: Нет. Форма Приказа № 637н предназначена исключительно для назначения пособия по безработице в ЦЗН. Для банков, виз, судов и иных целей используется справка в свободной форме (часто по форме, рекомендованной банком) или унифицированная форма 182н (для СФР/пенсии), но не форма 637н.

Вопрос: Работник уволен 15 июня 2026. За какой период считать?

Ответ: Расчетный период: – (12 полных календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения — июню 2026).

Вопрос: Что делать, если за расчетный период были периоды нетрудоспособности (больничный) или ухода за ребенком?

Ответ: Дни пребывания на больничном и в ДО до 1,5 лет исключаются из расчетного периода (переносятся на предыдущие месяцы), а выплаты по ним (пособия СФР) — из заработка. Если весь период состоит из исключаемых дней, берется период до них.

Вопрос: Обязательно ли ставить печать на справке в 2026 году?

Ответ: Согласно ст. 62 ТК РФ и ст. 7 ФЗ-402, печать ставится при ее наличии. Если в Уставе организации печать не предусмотрена или организация отказалась от нее — справка действительна без печати (достаточно двух подписей). Однако ЦЗН иногда требуют печать «по привычке», поэтому лучше ставить, если она есть.

Резюме

На единственно верным документом для подтверждения заработка у ЦЗН является Справка о среднем заработке по форме Приказа Минтруда № 637н от . Главные правила успеха:

1. Скачайте актуальный бланк (XML/PDF) с официального источника.
2. Рассчитайте средний заработок строго по Постановлению № 1039 за 12 месяцев до увольнения.
3. Заполните все колонки нового образца (особенно «Кол-во календарных дней» по месяцам).
4. Поставьте две подписи (руководитель + гл. бухгалтер) и дату.
5. Выдайте/направьте в течение 3 рабочих дней по заявлению сотрудника.

Соблюдение этих правил сэкономит время вашему бывшему сотруднику при регистрации безработным и защитит компанию от штрафов и претензий контролирующих органов.

Статья подготовлена на основе информации с официального портала КонсультантПлюс (Приказ Минтруда № 637н) и материалов профильных ресурсов (Бюджетник.ру). Данные актуальны на . Перед применением рекомендуется сверить текст приказа на pravo.gov.ru.