При обнаружении хищения имущества или денежных средств в организации необходимо грамотно зафиксировать факты и сумму ущерба. Справка об ущербе — это ключевой документ, который служит основанием для возбуждения уголовного дела (ст. 158 УК РФ), принятия управленческих решений и последующего взыскания убытков с виновных лиц или через страховую компанию.
В данной статье подробно разбираем структуру документа, требования законодательства, предоставляем актуальный образец на и объясняем, как избежать типичных ошибок.
Правовое основание и назначение документа
Справка об ущербе не имеет строго утвержденной государством формы (как, например, форма Инв-26 для акта инвентаризации), однако её содержание регламентируется совокупностью нормативных актов:
- Ст. 9 ФЗ «Об учете» № 402-ФЗ — обязанность документировать хозяйственные операции.
- ПБУ 2/2008 «Учет запасов» и ФСБУ 27/2021 «Документы и требования к их оформлению» — правила отражения убытков от хищений;
- УПК РФ (ст. 144, 145), порядок принятия заявления о преступлении и прикрепления документов к материалам проверки.
- Постановление Пленума ВС РФ от № 29 (п. 12) — понятие «значительный ущерб» (с 2024 г. — свыше 5 000 руб.) и «крупный ущерб» (с 2024 г., свыше 250 000 руб.).
Основные цели справки:
- Фиксация факта и размера ущерба для следственных органов.
- Основание для списания стоимости украденных ценностей на финансовый результат (Dt 91.2 / Kt 10, 41, 01 и др.).
- Документальная база для взыскания ущерба с виновного сотрудника (в пределах среднемесячного заработка, ст. 238 ТК РФ) или в полном объеме — через суд.
- Основание для получения страхового возмещения (если имущество застраховано).
Структура и обязательные реквизиты справки
Хотя единой формы нет, документ должен соответствовать требованиям ФСБУ 27/2021 (п. 6) и содержать следующие реквизиты:
| Реквизит | Описание и требования |
|---|---|
| Наименование документа | «Справка об ущербе», «Расчет ущерба», «Сведения об ущербе» — название должно отражать суть. |
| Дата составления | День, месяц, год (обычно дата обнаружения или дата окончания инвентаризации). |
| Наименование организации | Полное наименование юрлица (согласно Уставу/ЕГРЮЛ). ИНН/КПП: * / . |
| Основание составления | Ссылка на Акт инвентаризации (№ от ), Акт осмотра места события, Протокол полиции (КУСП № *), Приказ директора о создании комиссии (№ от ). |
| Состав комиссии | ФИО, должности членов комиссии по инвентаризации/расследованию. Подписи с расшифровкой. Фамилии маскируем: Иванов И.И. → И И.И. |
| Перечень украденных ценностей | Табличная часть: Наименование, Инв. номер, Ед. изм., Количество, Балансовая (остаточная) стоимость, Рыночная стоимость (для полиции/страховщика). |
| В цифрах и прописью. Валюта — рубли РФ. | |
| Обстоятельства обнаружения | Краткое описание: дата/время обнаружения, лицо, обнаружившее, обстоятельства (вскрытие пломб, следы взлома, отсутствие при инвентаризации). |
| Принятые меры | Сообщение в полицию (номер КУСП), приостановка от работы подозреваемых, обращение в страховую компанию. |
| Подписи | Руководитель организации (Директор П* А.В.), Главный бухгалтер (С* М.К.), Члены комиссии. Печать организации (при наличии). |
Методика расчета ущерба: балансовая vs рыночная стоимость
Это критический момент, от которого зависит квалификация преступления и сумма взыскания.
Для бухгалтерии и налога (внутренний учет):
Ущерб учитывается по балансовой (остаточной) стоимости на момент обнаружения хищения (п. 15 ПБУ 2/2008). Амортизация на момент кражи должна быть начислена полностью.
- Товары/Материалы: фактическая стоимость приобретения (учетная цена).
- ОС/НМА: Первоначальная стоимость минус накопленная амортизация.
- Готовая продукция: Себестоимость производства.
Для полиции, суда и страховщика (правовой оборот):
Следователи и суды оперируют понятием «размер ущерба» (ст. 158 УК РФ, Постановление Пленума ВС РФ № 29). Оценка производится по рыночной стоимости на момент совершения кражи (п. 12 Постановления).
Важно: Если балансовая стоимость ОС = 0 (амортизировано полностью), а рыночная = 500 000 руб., для уголовного дела ущерб = 500 000 руб. (крупный размер), а для бухгалтерии списать нечего (убыток 0). В справке лучше указывать оба показателя в отдельных колонках.
Образец заполнения Справки об ущербе (на 2026 год)
Ниже приведен универсальный образец, адаптированный под текущие требования ФСБУ 27/2021 и практику МВД.
СПРАВКА ОБ УЩЕРБЕ
от хищения имущества (кражи)
Город: Дата: 09 июня 2026 г. №: -У/26
Наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка-Плюс» (ИНН , КПП ).
Основание для составления: Акт инвентаризации № -ИНВ от , составленный комиссией по приказу Генерального директора ООО «Ромашка-Плюс» № -ОД от ; КУСП № от ОМВД России по г. .
Состав комиссии по установлению ущерба:
- Председатель: Директор по безопасности К* А.В. (подпись ____________ / К* А.В.)
- Член: Главный бухгалтер С* М.К. (подпись ____________ / С* М.К.)
- Член: Начальник склада В* Д;С. (подпись ____________ / В* Д.С.)
- Член: Юрисконсульт М* Е.Н. (подпись ____________ / М* Е.Н.)
Обстоятельства обнаружения хищения:
В ходе плановой инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе № 3 (адрес: г. , ул. , д. , пом. ) выявлено несоответствие фактического наличия учетным данным. Обнаружены следы вскрытия пломб на входной двери (пломбы № , уничтожены), замок поврежден. Видеонаблюдение на участке склада отключено в 22:15 (по данным СКУД). Подозрение падает на кладовщика смены П* С.И. (таб. № *), не выходившего на связь с ;
Перечень украденных ценностей и расчет ущерба:
| № п/п | Наименование | Инв. № / Партия | Ед. изм. | Кол-во (учет) | Кол-во (факт) | Недостача | Баланс. стоимость (руб.) | Рыночная стоимость (руб.) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ноутбук Dell Latitude 5540 | INV-2024-00* | шт. | 5 | 2 | 3 | 180 000,00 | 255 000,00 |
| 2 | Монитор Samsung 27″ S27C310 | Партия № * | шт. | 10 | 7 | 3 | 45 000,00 | 60 000,00 |
| 3 | Денежные средства (касса склада) | — | руб. | 50 000,00 | 0,00 | 50 000,00 | 50 000,00 | 50 000,00 |
| ИТОГО УЩЕРБ: | 275 000,00 | 365 000,00 | ||||||
Принятые меры:
- Сообщение в ОМВД России по г. зарегистрировано КУСП № от .
- Кладовщик П* С.И. приостановлен от работы с по приказу № -ОД (п. 7 ч. 1 ст. 76 ТК РФ).
- Материалы переданы в Службу безопасности для внутреннего расследования.
- Уведомлена страховая компания «СтрахГарант» (Договор № ) — уведомление № * от .
Комиссия устанавливает факт хищения имущества ООО «Ромашка-Плюс» в лице неопределенного круга лиц (при признаках кражи, ч. 2 ст. 158 УК РФ — группой лиц по предварительному сговору / с проникновением в помещение). Размер ущерба по балансовой стоимости составляет 275 000 руб., по рыночной — 365 000 руб. (крупный размер ущерба). Просим возбудить уголовное дело и взыскать ущерб с виновных лиц.
Генеральный директор
_______________ / П* А.В.
М.П.
Главный бухгалтер
_______________ / С* М.К.
Бухгалтерская проводка по списанию ущерба
После утверждения справки (акта инвентаризации) и получения решения полиции (или истечения срока проверки) производится списание.
| Ситуация | Дебет | Кредит | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Списание стоимости ТМЦ/ОС (балансовая) | 91.2 (Убытки) | 10, 41, 01, 08 | По акту инвентаризации/справке |
| Взыскание с виновного (в пределах зарплаты) | 73.1 / 76.7 | 91.1 (Доходы) / 50 / 51 | По исполнительному листу/приказу |
| Взыскание с виновного в полном объеме (суд) | 76.7 | 91.1 / 51 | По решению суда |
| Получение страхового возмещения | 51 / 76.ДС | 91.1 | По договору страхования |
| НДФЛ с взысканных сумм (если доход) | 91.2 / 84 | 68 | Если взыскание > остаточной стоимости |
Налоговый учет (Налог на прибыль, ст. 265 НК РФ): Убытки от хищений признаются нереализационными расходами (п. 20 ст. 265 НК РФ) в размере остаточной стоимости имущества, за вычетом полученных возмещений (от виновных, страховщиков). Документом-основанием является Акт инвентаризации и Справка об ущербе + решение полиции/суда.
Типичные ошибки и риски
- Указание только балансовой стоимости. Полиция может отказать в возбуждении дела, если по балансу ущерб < 5 000 руб. (незначительный), а по рыночной — крупный. Всегда дублируйте колонку «Рыночная стоимость» со ссылкой на оценку (эксперта, ценовые справочники, чеки).
- Отсутствие Акта инвентаризации. Справка без акта инвентаризации (формы Инв-19, Инв-26 или свободной формы) не имеет юридической силы для списания в бухучете (ст. 11 ФЗ «Об учете»).
- Поздняя дата справки. Документ должен быть составлен не позднее рабочего дня, следующего за днем обнаружения (п. 3.3 Методических указаний по инвентаризации Минфина). Задержка — риск отказа в налоговом вычете и страховой выплате.
- Немаскировка ПДн в копиях для полиции. При передаче справки в МВД передается оригинал/копия с открытыми ФИО. При публикации во внутренних отчетах/сайте — обязательно маскировка (*)
- Игнорирование НДС; Если украденные товары были куплены с НДС, а вычет принят — списание ущерба не требует восстановления вычета (п. 3 ст. 170 НК РФ — убытки не связаны с реализацией), но нужно иметь на руках решение об окончании проверки/возбуждении дела.
Алгоритм действий по шагам (Чек-лист)
- Обнаружение факта. Составление Акта осмотра места (если взлом) или Акта расхождений при инвентаризации.
- Приказ о комиссии. Директор издает приказ о создании комиссии по установлению ущерба (в течение 1 дня).
- Инвентаризация. Проведение полной/частичной инвентаризации с участием МОЛ.
- Расчет ущерба. Бухгалтерия считает остаточную стоимость; эксперт/менеджер — рыночную.
- Составление Справки. Заполнение по образцу выше, подписание всеми членами комиссии, директором, гл. бухом.
- Обращение в полицию. Заявление + копия справки + акт инвентаризации. Получение КУСП (уведомления о регистрации).
- Бухгалтерский учет. Проводка Дт 91.2 / Кт 10 (41, 01…) после получения КУСП или по истечении 3 дней (п. 15 ПБУ 2/2008, «после установления виновных или признания невыяснимыми»).
- Взыскание/Страхование. Работа с должником, страховщиком, судом.
Грамотно составленная Справка об ущербе — это не просто формальность для бухгалтерии, а процессуальный документ, от качества которого зависит квалификация преступления (статья УК РФ), возможность взыскания убытков и получение страхового возмещения. Ключевые принципы 2026 года: двойная оценка (баланс + рынок), строгая привязка к Акту инвентаризации, соблюдение сроков и защита персональных данных при внутреннем документообороте.
Данная статья носит информационный характер и не заменяет консультацию юриста или аудитора с учетом специфики вашей организации.