При оформлении пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет (или 3 лет) один из ключевых документов, которые требует Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР и ФСС), — это справка о заработной плате. С 2023 года единый бланк формы 182-н (утв. приказом Минтруда от № 853н) стал обязательным для всех страхователей. В данной статье подробно разберем, как правильно заполнить этот документ, какие периоды учитывать и на какие изменения обратить внимание в 2024–2025 годах.

Нормативная база и актуальный бланк

Основным документом, регулирующим порядок расчета и назначения пособия, является Федеральный закон от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (статья 14, 15).

С в действие вступил Приказ Минтруда России от № 853н «Об утверждении формы сведений о заработке (доходах) застрахованного лица для целей исчисления страховых выплат и порядка их заполнения». Именно форма 182-н (в электронном виде — XML-схема) используется для передачи данных в СФР.

Важно: Старые бланки (форма 182-н по приказу № 182н от 2011 г., справки в свободной форме, форма 2-НДФЛ) для целей назначения пособий по беременности и родам, а также по уходу за ребенком не принимаются СФР с 2023 года. Данные передаются исключительно в электронном виде через личный кабинет страхователя или оператора ЭДО.

За какой период выдается справка (расчетный период)

Согласно ст. 14 ФЗ № 255-ФЗ, средний дневной заработок определяется на основе заработка за два календарных года, предшествующих году страхового случая (начала отпуска по уходу за ребенком).

• Если ребенок родился в 2024 году: расчетный период — 2022 и 2023 годы.
• Если ребенок родился в 2025 году: расчетный период — 2023 и 2024 годы.

Если у работника нет заработка за эти годы (например, был в отпуске по уходу за другим ребенком, учился, получал пособие по безработице), он имеет право на замену расчетного периода на предыдущие годы (по одному или обоим годам), чтобы увеличить размер пособия. Об этом работник должен написать заявление, а работодатель отразит это в сведениях (тег ЗаменяемыйПериод).

Структура сведений о заработке (Форма 182-н): основные блоки

При заполнении в программе бухгалтерии (1С, Контур, Эльба и др.) или вручную через ЛК СФР необходимо корректно заполнить три ключевых раздела:

Сведения о страхователе (Работодателе)

• Наименование: Полное наименование организации или ФИО ИП (* для примера).
• ИНН / КПП: * / .
• Рег. номер СФР: (номер регистрации плательщика страховых взносов).
• Адрес: г. , ул. , д. , пом. .

Сведения о застрахованном лице (Работнике)

• ФИО: * * .
• СНИЛС: — .
• Дата рождения: …
• Документ, удостоверяющий личность: Паспорт РФ, серия № , выдан .
• Категория застрахованного лица: «1» — работник по трудовому договору.

Сведения о заработке (доходах) за расчетный период

Это самая ответственная часть. Заполняется отдельно за каждый год расчетного периода (два блока СвЗарПериод).

1. Год: 2022 (пример для ребенка 2024 г.р.).
2. Сумма заработка (доходов), подлежащих учету: Сумма начислений, с которых удержаны страховые взносы в ПФР/СФР (код вида дохода 2000). Не включаются: пособия по БиР, пособия по уходу за ребенком, материнский капитал, дивиденды, возмещения расходов (суточные, проезд) в пределах норм НК РФ.
3. Количество календарных дней периода страхования: Обычно 365 (или 366 для високосного). Исключаются дни получения пособий по нетрудоспособности (БиР, уход за ребенком до 1.5 лет) — они вычитаются из календарных дней, если работник не работал. Нюанс: с 2023 года дни нетрудоспособности не вычитаются из знаменателя формулы, а просто не учитываются в заработке, однако в форме 182-н есть отдельный тег для дней исключения.
4. Сведения о периодах исключения (тег ПериодИскл): Указываются периоды, когда работник не работал/не получал заработок по уважительным причинам (больничный, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без сохранения зарплаты по соглашению сторон и т.д.). Это критически важно для корректного расчета СФР.

Пример заполнения (Визуализация данных для понимания логики)

Ниже приведен условный пример того, как выглядят данные в XML/ЛК СФР (реальные данные скрыты маской *).

Типичные ошибки при заполнении, приводящие к отказу или занижению пособия

• Указание заработка за не те годы. Часто бухгалтеры берут год рождения ребенка и предыдущий, а нужно — два года предшествующие году рождения.
• Включение в заработок «лишних» сумм. В заработок (тег СумЗам) попадают только доходы, подлежащие обложению страховыми взносами в СФР (код 2000). Нельзя включать: пособия ФСС/СФР (БиР, уход за ребенком), выплаты по материнскому капиталу, страховые выплаты, возмещения расходов (суточные, проезд) в ненормированных суммах, подарки к юбилеям (свыше 4000 руб. в год).
• Незаполнение периодов исключения (ПериодИскл). Если работница была в отпуске по уходу за старшим ребенком в 2022 г., а в 2023 г. работала — обязательно нужно указать период исключения за 2022 год. Иначе СФР разделит заработок 2022 г. на 365 дней, а не на (365 ― дней отпуска), что сильно занизит средний дневной заработок.
• Игнорирование заявления о замене расчетного периода. Если работница просит заменить 2022 год на 2021 год (потому что в 2022 была в декрете), а работодатель не отразил это в сведениях (тег ЗаменяемыйПериод), СФР рассчитает пособие по минимальке.
• Ошибки в СНИЛС или ФИО. Несоответствие данным реестра СФР — частая причина возврата сведений на уточнение.

Особенности для работников, нанятых недавно (нет данных за 2 года)

Если работник поступил к вам на работу уже после начала расчетного периода (например, в 2024 году, а ребенок родился в 2024 году), вы заполняете справку только за период работы у вас.

Остальные периоды (где человек работал у другого работодателя или не работал) подтверждаются справками от предыдущих мест работы или документами о получении пособий (копии решений СФР). СФР объединит данные от всех работодателей при расчете.

Правило: Не пишите нули за те годы, где человек не работал у вас. Оставьте блок за этот год пустым (не создавайте тег СвЗарПериод для этого года) или укажите 0 дней и 0 рублей, если программа требует обязательного заполнения обоих лет (зависит от ПО), но лучше передать только фактические периоды работы у вас.

Порядок передачи сведений в СФР (2024–2025 гг.)

1. Срок: Сведения о заработке должны быть переданы в СФР не позднее 5 рабочих дней с даты представления работником документов для назначения пособия (заявления, свидетельства о рождении и т.д.).
2. Формат: Только электронный (XML по схеме Приказа № 853н). Бумажная справка работнику на руки не выдается (работодатель не обязан её печатать, но может распечатать для ознакомления работника «для себя» без синей печати/подписи, так как юридической силы имеет только ЭЦП в СФР).
3. Каналы: Личный кабинет страхователя на сайте СФР (sf.gov.ru), ЭДО (СБИС, Контур, 1С-Отчетность, Диадок и др.), специализированные модули в 1С:ЗУП / Бухгалтерия.
4. Подписание: Квалифицированная электронная подпись (КЭП) уполномоченного лица организации / ИП.

Контрольный чек-лист перед отправкой в СФР

Перед нажатием кнопки «Отправить» проверьте:

• [ ] Версия схемы XML актуальная (на 2024–2025 гг. — версия 1.03 или новее, согласно порядку № 853н).
• [ ] ИНН/КПП/Рег. номер СФР организации верные.
• [ ] СНИЛС и ФИО работника в точности совпадают с паспортом и реестром СФР.
• [ ] Указаны верные годы расчетного периода (два года до года рождения ребенка).
• [ ] Суммы заработка совпадают с данными РСВ (раздел 3) и ведомостью начислений за эти годы.
• [ ] Указаны периоды исключения (больничные, декреты, отгулы) с правильными кодами причин (например, «Б» — нетрудоспособность, «О» — отпуск по уходу за ребенком).
• [ ] Если было заявление о замене периода — заполнен тег ЗаменяемыйПериод (год, который заменяем) и ЗаменяющийПериод (год, на который заменяем).
• [ ] Файл проходит валидацию в тестовом контуре СФР или в программе-операторе ЭДО без ошибок.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Работница просит бумажную справку с печатью и подписью для банка/визы. Что делать?

Ответ: Для целей СФР бумажная справка не нужна. Но вы имеете право выдать работнику справку в свободной форме (на бланке организации) с указанием заработка за нужные годы для ее личных нужд (виза, ипотека, банк). На ней ставится печать (есть у организации) и подпись руководителя/бухгалтера. Это не отменяет обязанности сдать электронные сведения 182-н в СФР.

Вопрос: Как учитывать заработок, если в расчетном периоде был индекс окладов?

Ответ: Индексация не требует пересчета прошлых лет. В форму 182-н вносятся фактически начисленные и выплаченные суммы за 2022 и 2023 годы (в нашем примере). СФР сам применит коэффициенты индексации (если они предусмотрены законом на момент расчета) к заработку прошлых лет при определении среднего дневного заработка.

Вопрос: Работник уволен, а потом восстановил судом. Как заполнять?

Ответ: Заработок за период принудительного прогула (когда его не было на работе по вине работодателя) включается в справку. Период отсутствия не является периодом исключения. В сведениях указывается фактический заработок, начисленный по судебному решению (задолженность по зарплате).

Вопрос: Что такое «Максимальная база» и влияет ли она на справку?

Ответ: Максимальная база для расчета страховых взносов в ПФР (СФР) ограничивает сумму заработка, с которой платятся взносы. В 2024 году она составляет 2 225 000 руб., в 2023 г. — 1 917 000 руб., в 2022 г. — 1 565 000 руб.. В справке 182-н указывается фактический заработок, с которого взносы были уплачены. Если заработок работника превышал базу, в справке будет сумма, равная базе (так как взносы с излишка не платились). СФР при расчете пособия также не будет учитывать заработок выше базы соответствующего года.

Резюме

Правильное оформление сведений о заработке (формы 182-н по приказу № 853н) — залог своевременного и максимального пособия по уходу за ребенком для вашей сотрудницы. Главные правила:

1. Передавайте данные только электронно и в срок (5 рабочих дней).
2. Учитывайте заработок за два календарных года до года рождения ребенка.
3. Обязательно заполняйте периоды исключения (декреты, больничные) — это увеличивает пособие.
4. Не включайте в заработок нестрахуемые доходы (пособия, компенсации).
5. Учитывайте заявления о замене расчетного периода.

Используйте современные программы бухгалтерии (1С:ЗУП 3.1, Контур.Бухгалтерия, Эльба и др.) — они автоматически формируют XML-файл на основании кадровых документов и начислений, минимизируя риск ошибок. В случае сложных ситуаций (работник неполных лет, совместительство, замена периодов) проконсультируйтесь со специалистом по кадрам или юристом по трудовому праву.

---

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Нормативная база может меняться. Для принятия решений обращайтесь к актуальным версиям ФЗ № 255-ФЗ, Приказа Минтруда № 853н и разъяснениям СФР.