Документ, подтверждающий факт того, что один из родителей (или иное законное представительство) не пользовался отпуском по уходу за ребенком, является обязательным для оформления данного отпуска у другого родителя, бабушки, дедушки или опекуна. В 2026 году единой утвержденной государством формы (как это было со старыми формами ФСС) не существует, поэтому работодатели используют свободную форму, разработанную самостоятельно или взятую из типовых баз знаний (КонсультантПлюс, Гарант, Онлайн-инспекция.рф).

Зачем нужна эта справка?

Согласно ст. 256 ТК РФ, отпуск по уходу за ребенком до 3 лет может быть предоставлен не только матери, но и отцу, бабушке, дедушке, опекуну. Главное условие: работающее лицо, которое хочет оформить отпуск, должно предоставить справку с основного места работы второго родителя (или лица, фактически ухаживающего за ребенком), что оно не находится в отпуске по уходу за данным ребенком.

• Для бухгалтерии: Основание для начисления пособия по уходу за ребенком (если речь о выплате пособия ФСС/СФР) и корректного расчета страховых взносов.
• Для СФР (бывший ФСС): При проверке правомерности назначения пособия.
• Для работодателя: Защита от рисков двойного предоставления отпуска и выплаты пособия двум лицам за одного ребенка.

Структура и обязательные реквизиты справки (2026 год)

Хотя строгой формы нет, документ должен соответствовать требованиям ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и содержать следующие обязательные элементы:

1. Название документа: «Справка о не предоставлении отпуска по уходу за ребенком» или «Справка о том, что работник не пользовался отпуском по уходу за ребенком».
2. Дата составления (не ранее дня обращения работника).
3. Номер документа (по внутреннему номенклатуру организации).
4. Полное наименование организации-работодателя (юридическое лицо или ФИО ИП) и ИНН/КПП.
5. Данные работника, у которого запрашивают справку: ФИО полностью, Табельный номер, Должность, Структурное подразделение.
6. Данные ребенка: ФИО ребенка, Дата рождения, Номер свидетельства о рождении (серия/номер, частично скрываем: Серия * № ).
7. Суть подтверждения: Текст, что в период с .*. по *.*. (или «на текущий момент») указанный работник не предоставлен отпуск по уходу за ребенком в связи с рождением указанного ребенка.
8. Информация об оплачиваемом отпуске (если был): Если работник был в ежегодном оплачиваемом отпуске в этом периоде, указываются его даты.
9. Подпись руководителя (с расшифровкой: Должность, ФИО) и печать организации (если имеется).
10. Подпись бухгалтера/кадровика, составившего справку (с расшифровкой и телефоном для связи — тел.: +7 () —).

Ниже приведен универсальный образец, который можно скопировать на бланк организации.

Частые ошибки и нюансы 2026 года

Срок действия справки

Закон не устанавливает жесткий срок действия, но СФР и инспекторы труда рекомендуют предоставлять справку, выданную не ранее чем за 1 месяц до даты начала отпуска у второго родителя. Если справка старая (например, полученная полгода назад), работодатель имеет право потребовать свежую.

Если второй родитель не работает (безработный, ИП, самозанятый)

• Безработный (состоит в центре занятости): Справку выдает Центр занятости населения (форма установлена Минтрудом).
• ИП / Самозанятый / Неофициально трудоустроенный: Работодатель (где оформляется отпуск) вправе принять заявление с нотариально заверенной подписью от второго родителя о том, что он не пользовался и не будет пользоваться отпуском/пособием. Часто требуют также выписку из ЕГРИП/ЕГРЮЛ или справку из налоговой об отсутствии доходов за страховой период.
• Учеба (очная форма): Справка из учебного заведения о том, что студентка не была в академическом отпуске по уходу за ребенком.

Электронный документооборот (ЭДО) и СФР

С 2023–2024 годов активно внедряется обмен данными через СФР (ЭДО «СФР-Работодатель»). Если обе организации подключены к ЭДО СФР и используют программные продукты (1С, Контур, Элба и др.), справка может формироваться и передаваться электронно в формате XML (схема СФР). В этом случае бумажный оригинал с печатью может не потребоваться, но для внутреннего архива лучше сохранить распечатку с ЭЦП.

Усыновление / Приемная семья

Согласно изменениям (ФЗ от № 351-ФЗ, вступившему в силу с 2024 г.), приемные родители приравнены к биологическим. Справка оформляется по тем же правилам, но в тексте указывается: «в связи с усыновлением (приемом в приемную семью) ребенка…», с указанием даты вступления в законную силу решения суда.

Алгоритм действий HR-специалиста

1. Получить от работника (которой оформляет отпуск) заявление на предоставление справки с места работы второго родителя (по форме организации).
2. Направить запрос во вторую организацию (почтой с уведомлением, курьером или через ЭДО/СБИС/Диадок).
3. Получить готовый документ, проверить наличие всех реквизитов (подпись, печать, даты, данные ребенка).
4. Приложить справку к пакету документов для приказа об отпуске (Приказ № ___ от «___» __________ 202_ г.).
5. Передать копию в бухгалтерию для расчета пособия (если назначается).

Ответственность за недостоверные сведения

Выдача заведомо ложной справки влечет за собой:

• Дисциплинарную ответственность для должностного лица, подписавшего документ (указка, выговор, увольнение).
• Административную ответственность по ст. 19.23 КоАП РФ (для должностных лиц, штраф от 10 000 до 20 000 руб., для юрлиц — от 50 000 до 100 000 руб.).
• Уголовную ответственность (ст. 159 УК РФ — мошеннительство в области социального страхования), если ложная справка использована для получения пособия.

Резюме

В 2026 году справка о не предоставлении отпуска по уходу за ребенком остается ключевым документом для оформления отпуска у второго родителя или родственников. Единой формы нет — используйте свободную форму на бланке организации с полным набором реквизитов (ст. 9 ФЗ-402). Обязательно маскируйте персональные данные (паспорт, Свидетельство о рождении, телефоны) при передаче сканов по незащищенным каналам связи. Рекомендуется переход на электронный обмен через СФР для минимизации ошибок и ускорения процесса.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Актуальность нормативной базы проверяйте на дату составления документов (КонсультантПлюс, Гарант, Официальный интернет-портал правовой информации).