При прекращении трудового договора работодатель обязан произвести полный расчет с уволенным сотрудником. Ключевым документом‚ подтверждающим факт и сумму выплат (в т.ч. компенсации за неиспользованный отпуск)‚ является записка-расчет по форме Т-61. Однако часто возникает необходимость выдать работнику или третьим лицам (например‚ центру занятости) отдельную справку о выплаченной компенсации. В данной статье подробно разберем‚ как оформить эти документы‚ какой образец использовать и какие нюансы учитывать в 2026 году.

Нормативная база и основные формы

Согласно предоставленным данным из официальных источников (КонсультантПлюс‚ РНК)‚ основным документом для внутреннего учета расчетов при увольнении является Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (форма № Т-61)‚ утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от № 1.

Важно: С 1 января 2013 года применение унифицированных форм (альбомов) не является обязательным (Письмо Минфина России № ПЗ-10/2012). Работодатель вправе:

• Продолжать использовать форму Т-61;
• Разработать и утвердить собственную форму в учетной политике (соблюдая обязательные реквизиты ч. 2 ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»).

Отличие Записки-расчета (Т-61) от Справки о компенсации

Структура и заполнение Записки-расчета по форме Т-61 (Образец)

Даже если организация использует собственную форму‚ структура Т-61 остается эталонной. Документ состоит из двух сторон:

Лицевая сторона (заполняет кадровик / уполномоченное лицо)

1. Шапка: Наименование организации (ООО «»‚ ИП )‚ структурное подразделение‚ дата составления‚ номер документа.
2. Сведения о работнике: Табельный номер‚ ФИО (Иванов И.И. → * И.*)‚ должность‚ подразделение.
3. Основание: Номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении‚ статья ТК РФ (например‚ п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
4. Период расчета: Дата приема на работу и дата увольнения (последний рабочий день).
5. Расчет среднего заработка (для компенсации отпуска):
   • Сумма начислений за расчетный период (12 месяцев или фактически отработанное время).
   • Количество календарных (рабочих) дней/часов в расчетном периоде.
   • Примечание: Для работников со суммированным учетом рабочего времени заполняется графа «Количество часов расчетного периода».
6. Подпись кадровика: Должность‚ подпись‚ расшифровка‚ дата.

Оборотная сторона (заполняет бухгалтер)

Здесь производится непосредственный расчет сумм к выплате и удержанию.

• Начисления: Заработная плата за отработанное время‚ компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск‚ иные выплаты (премии‚ пособия).
• Удержания: НДФЛ (13% / 30%)‚ исполнительные листы (алименты‚ кредиты)‚ авансы‚ перерасход за использованный авансом отпуск.
• Подпись бухгалтера: Должность‚ подпись‚ расшифровка‚ дата расчета.

Образец Справки о выплаченной компенсации при увольнении (для работника / ЦЗН)

Единой утвержденной формы такой справки не существует. Ниже приведен рекомендуемый образец‚ соответствующий требованиям ст. 9 ФЗ-402 и практике судов.

Ключевые моменты расчета компенсации (для заполнения справки)

Основываясь на описании формы Т-61 из источника [1]‚ обратите внимание на алгоритм расчета‚ который должен лечь в основу справки:

1. Расчетный период — 12 календарных месяцев‚ предшествующих месяцу увольнения. Если работник работал меньше года — фактическое время работы.
2. Сумма начислений (Графа 3 Т-61) — включаются все выплаты по системе оплаты труда (оклады‚ тарифные ставки‚ премии‚ надбавки‚ коэффициенты районности). Исключаются: пособия‚ материальная помощь‚ диетические питание‚ командировочные и др. (Положение о порядке исчисления среднего заработка‚ Пост. Правительства РФ № 922);
3. Дни в расчетном периоде (Графы 4‚ 5 Т-61) — считаются фактически отработанные дни. Не включаются: дни болезни‚ отпуска за свой счет‚ прогулы‚ простои по вине работодателя (оплачиваются по 2/3 тарифа‚ но в средний заработок не входят).
4. Количество дней компенсации — определяется пропорционально отработанному времени (2.33 дня за каждый полный месяц работы‚ ст. 126 ТК РФ). Неполный месяц округляется в пользу работника (если 15 и более дней — считается за полный месяц).

Сроки оформления и выдачи

• Записка-расчет Т-61: Точных законных сроков составления нет‚ но обязательно к последнему рабочему дню (дню увольнения)‚ так как именно этот день является сроком полного расчета (ч. 1 ст. 140 ТК РФ).
• Справка на руки: Выдается по письменному заявлению работника (ст. 62 ТК РФ), в течение 3 рабочих дней. Для Центра занятости (формы 1884/П-4 или справка о заработке за 3 месяца), в сроки‚ установленные запросом органа.

Сроки хранения документов

Это критически важный момент для архива:

• Общий срок (ФЗ-402‚ ст. 29): Не менее 5 лет после составления.
• Документы по личному составу (Приказ Росархива‚ Минкультуры):
  • 75 лет — для документов‚ законченных делопроизводством до г.
  • 50 лет, для документов‚ созданных после г.

Типичные ошибки и риски

1. Выдача Т-61 работнику. Это внутренний документ. В суде это может трактоваться как нарушение режима коммерческой тайны или несанкционированный доступ к персональным данным других сотрудников (если бланк общий).
2. Отсутствие справки при запросе ЦЗН. Штрафы на должностных лиц (КоАП РФ ст. 5.27‚ 19.7).
3. Ошибка в расчетном периоде. Включение в средний заработок неоплачиваемых дней (болезнь‚ прогулы) завышает компенсацию → налоговый риск‚ претензии ФНС.
4. Поздняя выплата. Дата в справке должна совпадать с днем увольнения (последним рабочим днем). Оплата на следующий день — нарушение ст. 140 ТК РФ (моральный вред‚ компенсация за задержку 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день).

Электронный документооборот (ЭДО) и СЭД

В 2026 году большинство организаций перешло на электронное хранение. Записка-расчет Т-61 и Справка о компенсации могут формироваться в СЭД (1С‚ Диадок‚ СБИС‚ Контур) с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) руководителя и бухгалтера.

• Работник получает справку в личном кабинете на портале Госуслуг или по email (если дано согласие на электронный обмен).
• Для ЦЗН данные часто передаются автоматически через СМЭВ (форма П-4 / СЗВ-ТД).

Грамотное оформление расчетов при увольнении — залог отсутствия трудовых споров и налоговых нареканий. Используйте форму Т-61 (или утвержденный аналог) как базовый расчетный документ для бухгалтерии. Для выдачи работнику или представления в госорганы готовьте отдельную Справку о выплаченной компенсации по приведенному выше образцу‚ заполняя её данными из записки-расчета.

Помните: Дата составления справки‚ подписи руководителя и главного бухгалтера‚ а также точное указание суммы компенсации и удержанного НДФЛ — обязательные реквизиты‚ делающие документ юридически значимым.

Статья подготовлена на основе актуальной на информации из КонсультантПлюс‚ РНК‚ ТК РФ‚ ФЗ-402‚ Постановления Правительства № 922. Данные о реквизитах организации и ФИО работников в примерах замаскированы (*).