Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Справка о численности персонала — это один из самых востребованных документов во взаимодействии организации с банками‚ налоговыми органами‚ фондами и теневыми комиссиями. Несмотря на отмену обязательной сдачи формы КНД 1110018 в налоговую инспекцию (приказ ФНС от № ЕД-7-11/752)‚ сам документ остается актуальным для внутреннего учета‚ предоставления в банки при открытии счетов и получении кредитов‚ а также для участия в госзакупках и получения субсидий.

В данной статье подробно разберем‚ как правильно составить справку с акцентом на производственный персонал‚ какие виды справок существуют‚ и предоставим актуальный образец на 2026 год.

Основные виды справок о численности

Перед составлением документа необходимо четко понимать‚ какой именно показатель запрашивает адресат:

Среднесписочная численность (ССЧ) — расчетный показатель за период (месяц‚ квартал‚ год). Рассчитывается по методике Росстата (Приказ № 772). Используется для расчета налогов (ЕСХН‚ патент)‚ отчетности по РСВ‚ статистики.
Штатная численность, количество единиц штатного расписания на конкретную дату. Отражает «плановое» число рабочих мест.
Фактическая численность, реальное количество сотрудников‚ состоящих в трудовых отношениях на момент составления справки (включая находящихся в отпуске‚ на больничном). Часто требуется по Приложению № 4 к Административному регламенту предоставления госуслуг (для миграционных целей);

Нормативная база и форма документа в 2026 году

Единой обязательной формы для предоставления третьим лицам (банкам‚ контрагентам) не существует. Организация вправе использовать:

Бланк отмененной формы КНД 1110018 (привычен инспекторам и банкам).
Собственный бланк‚ утвержденный локальным нормативным актом (Политикой учет или Положением о документообороте).
Форму‚ предложенную запрашивающей стороной (например‚ банк-эмитент).

Важно: С 2023 года данные о среднесписочной численности передаются в СФР через РСВ (раздел 4). Отдельная справка в налоговую не сдается‚ но данные РСВ должны совпадать с внутренними расчетами.

Обязательные реквизиты справки (ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»)

Любой образец справки должен содержать:

Наименование документа («Справка о численности работников»);
Дата составления;
Полное наименование организации или ФИО ИП;
ИНН / КПП (для юрлиц);
Период или дата‚ по состоянию на которую выдается справка;
Расшифровка по категориям персонала (руководящий‚ основной производственный‚ вспомогательный‚ служащие);
Подпись руководителя (и главного бухгалтера‚ если предусмотрено учетной политикой);
Печать организации (при наличии).

Структура персонала: выделение производственного

Для целей планирования заработной платы‚ расчета фонда оплаты труда (ФОТ) и отчетности перед госорганами персонал делится на категории. Производственный персонал — это работники‚ непосредственно участвующие в создании продукции (рабочие основные‚ вспомогательные‚ служащие производственные).

Пример структуры табличной части справки:

Категория персонала	Штатная численность (ед.)	Фактическая численность (ед.)	Среднесписочная за период (чел.)
Всего по организации	*
В том числе:
Руководители и администрация
Производственный персонал (основные рабочие)
Вспомогательный производственный персонал	*
Служащие (АУП)	*
Иные категории (учащиеся‚ стажеры и т.д.)

Примечание: В примере выше данные скрыты маской () в соответствии с требованиями конфиденциальности. В реальном документе указываются конкретные цифры.

Пошаговая инструкция по заполнению образца

Шаг 1. Шапка документа

Размещается на бланке организации (если есть). Указывается:

Кому адресуется (Наименование банка / Налогового органа / Фонда);
От кого (Полное наименование ООО «»‚ ИНН ‚ КПП *);
Номер и дата исходящего документа (по журналу регистрации).

Шаг 2. Основная часть

Текст справки стандартный:

«Настоящей подтверждаю‚ что по состоянию на «___» _________ 202_ г. (или «за ___ квартал 202_ г.») численность работников ООО «*» составляет:

Шаг 3. Табличная часть (Детализация)

Заполняется таблица‚ приведенная в разделе 4. Особое внимание уделите строке «Производственный персонал». Сюда входят:

Рабочие основные производства (токаря‚ сварщики‚ сборщики‚ операторы станков и т.д.);
Рабочие вспомогательного производства (ремонтники‚ наладчики‚ кладовщики цехов‚ водители внутрипредприятского транспорта);
Служащие производственные (мастера‚ бригадиры‚ технологи‚ контролеры качества‚ лаборанты цехов).

Не включайте сюда: охрану‚ уборщиц территорий (если не производственные)‚ бухгалтерию‚ кадровый отдел‚ юристов‚ управленческий аппарат — они относятся к АУП (административно-управленческий персонал) или служащим.

Шаг 4. Подписи и заверение

Справка подписывается руководителем организации (Директором / Генеральным директором). Подпись расшифровывается (Должность‚ Подпись‚ Ф.И.О.); При наличии печати — проставляется печать. Часто банки требуют подпись главного бухгалтера и скрепление печатью.

Образец справки (Текстовый шаблон для Word)

Ниже приведен универсальный шаблон‚ который можно скопировать в Word и заполнить своими данными.

Исх. № от «___» ________ 202_ г.

В Банк «» (ПАО/АО)
Директору филиала №
Ф.И.О. руководителя банка

СПРАВКА
О ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИИ

По состоянию на «___» ________ 202_ г. численность работников Общества с ограниченной ответственностью «» (ИНН ‚ КПП ‚ ОГРН )‚ расположенного по адресу: г. ‚ ул. ‚ д. ‚ пом; ‚ составляет:

Категория работников	Численность‚ человек
Категория работников	Штатная	Фактическая	Среднесписочная (за ____ кв. 202_ г.)
Всего по организации	*
В том числе:
Руководители и специалисты АУП
Производственный персонал (основные и вспомогательные рабочие‚ служащие производства)	*	*
из них основные рабочие	*
из них вспомогательные рабочие	*
из них служащие производства	*
Иные категории (учащиеся‚ внешние совместители и др.)	*

Данная справка выдана для предоставления в Банк «» для целей открытия расчетного счета / получения кредита / участия в тендере.

Генеральный директор

ООО «»

_________________ / Ф.И.О. /

М.П.

Главный бухгалтер

ООО «»

_________________ / Ф.И.О. * /

Особенности предоставления в разные инстанции (2026 год)

В налоговую инспекцию (ФНС)

С 2021 года обязанности сдавать справку КНД 1110018 нет. Данные о ССЧ берутся из Раздела 4 РСВ. Если инспектор запросит справку по истечении срока сдачи РСВ — предоставляйте выписку из РСВ или справку на бланке организации со ссылкой на сданный РСВ.

В банк (по 115-ФЗ‚ при открытии счета‚ кредитовании)

Банки в рамках KYC (Know Your Customer) требуют справку о численности для оценки рисков. Часто требуют именно фактическую численность на дату запроса с разбивкой по категориям. Банки внимательно смотрят на соотношение «Производственный персонал / АУП». Если у производственной компании 0 рабочих — это «красный флаг» для службы финансового мониторинга.

Для госзакупок (44-ФЗ‚ 223-ФЗ) и субсидий

Требуется справка о среднесписочной численности за прошлый календарный год (для определения статуса МСП) или на дату подачи заявки. Форма часто регламентируется документацией закупки или приказом министерства‚ выдающего субсидию. Обязательно уточняйте форму у заказчика.

Для миграционных целей (МВД / МОЛ)

Используется строгая форма Приложения № 4 к Административному регламенту Минтруда/МВД. Там указывается: «Фактическая численность работников» и «Количество трудовых договоров». Заполняется в день подачи заявления на квоту/патент/РВП.

Типичные ошибки при заполнении

Несоответствие данным РСВ. Цифры в справке для банка/госзакупок должны совпадать с данными‚ сданными в СФР (РСВ раздел 4). Расхождения вызывают вопросы.
Смешивание категорий. Внесение охраны‚ водителей на личном авто‚ бухгалтеров в «Производственный персонал». Это искажает показатели производительности труда и ФОТ.
Отсутствие даты «По состоянию на…». Справка без даты недействительна.
Подпись не уполномоченного лица. Только руководитель (или лицо‚ действующее на основании доверенности/устава).
Использование старого бланка КНД 1110018 без пометки «Образец». Лучше использовать свой бланк‚ чтобы не вводить в заблуждение получателя относительно статуса формы.

Автоматизация расчета (ССЧ)

Ручной расчет среднесписочной численности трудоемок и чреват ошибками. В 2026 году стандарт де-факто — использование программ:

1С:ЗУП / 1С:КА / 1С:ERP, отчет «Среднесписочная численность работников» (регламентированный/управленческий).
Контур.Экстерн‚ СБИС‚ 1С-Отчетность — автозаполнение РСВ раздела 4 на основании кадровых документов.
Эксель-таблицы — только для микробизнеса (до 5-10 человек) по формуле:
ССЧ за месяц = (Сумма списочной численности за каждый календарный день) / Число календарных дней в месяце.

Чек-лист перед отправкой справки

[ ] Указано полное юр. наименование и ИНН/КПП?
[ ] Стоит актуальная дата «По состоянию на…»?
[ ] Есть разбивка по категориям (обязательно выделен Производственный персонал)?
[ ] Цифры совпадают с РСВ (если справка за отчетный период)?
[ ] Подписал руководитель (ФИО расшифровано)?
[ ] Поставлена печать (если есть в уставе/политике)?
[ ] Номер и дата исходящего по журналу регистрации?

Грамотно составленная справка о численности производственного персонала — это не просто формальность‚ а инструмент управления рисками в отношениях с банками и госорганами. Используйте предложенный выше образец как базу‚ адаптируйте его под требования конкретного адресата (банка‚ гранта‚ тендера) и всегда сверяйте цифры с кадровым учетом и сданной отчетностью (РСВ). Храните копии выданных справок в делопроизводстве не менее 5 лет.

Данная статья носит информационный характер. При подготовке документов для конкретных госорганов или банков рекомендуется уточнять требования к форме у получателя. Актуальность нормативной базы на .