Процедура создания комиссии по приему-передаче дел — это обязательный этап при смене руководителя‚ ответственного исполнителя‚ реорганизации организации или передаче архивов на хранение. Грамотное оформление комиссии гарантирует сохранность документов‚ исключает потерю важных сведений и защищает интересы всех сторон. В данной статье подробно разберем нормативную базу‚ порядок формирования состава‚ необходимые документы и особенности проведения инвентаризации.

Нормативная правовая основа

Деятельность комиссии регулируется комплексом нормативных актов. Основные из них:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16‚ 17) — определяет порядок передачи документов в архивы и приема-передачи при смене владельца.
• Приказ Росархива от № 76 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных органах…» — регламентирует состав и работу комиссий в госсекторе.
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Прием документов‚ образующихся в деятельности организаций‚ на хранение в архивы организации. Общие требования».
• Отраслевые стандарты и локальные нормативные акты организации (Положение об архиве‚ Инструкция по делопроизводству).

Согласно п. 6-7 типовых инструкций‚ комиссия создается приказом (распоряжением) руководителя организации в целях обеспечения сохранности документов‚ образовавшихся в деятельности структурного подразделения или всей организации.

Основания для создания комиссии

Приказ о формировании комиссии издается в следующих случаях:

1. Смена руководителя организации или структурного подразделения.
2. Передача дел от уволенного/переведенного сотрудника к новому исполнителю (секретарь-референт‚ делопроизводитель‚ архивариус).
3. Реорганизация организации (слияние‚ присоединение‚ разделение‚ преобразование).
4. Ликвидация организации — передача дел в государственный архив или правопреемнику.
5. Передача нотариальских дел другому нотариусу в связи с прекращением полномочий (ст. 381‚ 382 Основного законодательства о нотариате).
6. Приемка выполненных работ по капитальному ремонту или строительству (передача месторождения‚ объекта).

Порядок формирования состава комиссии

Состав комиссии утверждается приказом руководителя. В комиссию включают ответственных лиц‚ обладающих необходимой компетенцией.

Типовый состав комиссии:

• Председатель — обычно заместитель руководителя организации или начальник вышестоящего подразделения (отдел кадров‚ юридический отдел‚ главбух).
• Секретарь — архивариус‚ делопроизводитель или секретарь-референт‚ ведущий учет дел.
• Члены комиссии — представители смежных служб: бухгалтерия (по финансовым документам)‚ юристы (по договорам)‚ IT-отдел (по электронным носителям)‚ Охрана труда/Безопасность (по секретным документам).

Пример оформления состава в приказе (персональные данные замаскированы):

ПРИКАЗ № * от ..2026 г.
О СОЗДАНИИ КОМИССИИ ПО ПРИЕМУ-ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ

СОСТАВ КОМИССИИ:
Председатель — * * ‚ должность *
Секретарь —  * ‚ должность архивариус/делопроизводитель
Члены:
 —  * ‚ начальник бухгалтерии
,  * ‚ старший юрисконсульт
 —  * *‚ системный администратор

Этапы работы комиссии: Пошаговый алгоритм

Работа комиссии делится на три ключевых этапа: подготовительный‚ проведение инвентаризации‚ оформление результатов.

Этап 1: Подготовительный (до приказа)

• Формирование перечня передаваемых дел (номенклатура дела‚ опись).
• Подготовка мест хранения: приведение дел в соответствие с номенклатурой‚ прошивка‚ нумерация листов‚ скрепление печатями.
• Проверка наличия электронных копий и доступа к информационным системам.
• Уведомление сторон о времени и месте проведения приема-передачи.

Этап 2: Проведение приема-передачи (Инвентаризация)

Комиссия сверяет физическое наличие дел с описями/номенклатурами.

• Полная инвентаризация — при смене руководителя организации‚ ликвидации‚ передаче в госархив. Проверяется каждое дело.
• Выборочная инвентаризация — при смене исполнителя внутри отдела (проверяется 10-20% дел‚ все секретные и ценные).

Особое внимание уделяется:

• Делам строгой отчетности‚ договорам‚ кадрам (хранятся 75/50 лет).
• Документам с истекшими/неистекшими сроками хранения.
• Наличию подписей на титульных листах дел‚ инвентаризационным листам (ф. № 31).
• Состоянию носителей (бумага‚ фото‚ видео‚ HDD‚ SSD‚ ленты).

Этап 3: Оформление результатов, Акт приема-передачи

Главный итоговый документ — Акт приема-передачи дел (единой утвержденной формы нет‚ разрабатывается самостоятельно или используется отраслевой стандарт).

Обязательные реквизиты Акта:

• Название организации.
• Наименование документа («Акт приема-передачи дел»)‚ дата‚ место составления.
• Основание (№ и дата приказа о создании комиссии).
• Состав комиссии (ФИО‚ должности‚ подписи);
• Стороны передачи и приема (ФИО‚ должности — замаскированы как *).
• Табличная часть: Номер дела‚ Заголовок дела‚ Даты крайних записей‚ Срок хранения‚ Кол-во листов‚ Примечание (состояние‚ недостачи).
• Подписи председателя‚ секретаря‚ членов комиссии‚ лица‚ передавшего дела‚ лица‚ принявшего дела. Печать организации (при наличии).

Особенности в разных сферах деятельности

Государственные и муниципальные органы (Комитеты‚ Департаменты)

Строгое соблюдение Приказа Росархива № 76. При смене руководителя Комитета создаеться комиссия в составе представителей вышестоящего органа‚ архива‚ юристов. Пример из практики: «Создать комиссию по приему-передаче дел‚ образовавшихся в деятельности Комитета… Председатель, * * ‚ секретарь-референт — * *». Передача оформляется Актом в 3-х экземплярах (передающему‚ принимающему‚ архиву).

Образовательные организации (Школы‚ Лицеи‚ Лагеря)

Часто создаются две разные комиссии:

1. Приемная комиссия по приему обучающих в 1 класс (работает по приказам Минпросвещения‚ регламентирует прием заявлений родителей). Пример: МАОУ лицея № 135‚ г. *, приказ о создании приемной комиссии‚ регламент работы.
2. Комиссия по приему-передаче документов при смене директора/заведующего архивом (работает по архивным правилам).

Нотариальная практика

При прекращении полномочий нотариуса (смерть‚ лишение лицензии‚ уход на пенсию) создается комиссия для передачи документов другому нотариусу. Регулируется ст. 381‚ 382 Основзакона о нотариате. Комиссию образует нотариальная палата. Члены комиссии — нотариусы палаты. Акт подписывается всеми членами; при разногласиях фиксируется особое мнение.

Строительство и недропользование

Приемка-передача месторождения или объекта капитального ремонта. Акт подписывается председателем соответствующей комиссии и всеми ее членами. Создается на основании приказа заказчика или подрядчика.

Кадровые службы и архивы организаций

Самый частый сценарий. Передача личных дел‚ табелей‚ приказов. Критически важно проверить полноту личных дел (СНИЛС‚ трудовки‚ медкнижки‚ обучения). Используется форма инвентаризационного листа дела (ф. № 31) или внутренняя опись.

Типовые ошибки и риски

Образец приказа о создании комиссии (Шаблон)

Ниже приведена структура приказа. Текст в квадратных скобках [*] подлежит замене на реальные данные (ФИО‚ номера телефонов‚ адреса кабинетов)‚ которые в открытых источниках скрыты под маской.

Электронный документооборот (ЭДО) и прием-передача

В 2026 году большинство организаций ведут смешанный или полностью электронный документооборот. Комиссия должна проверить:

• Наличие квалифицированных электронных подписей (КЭП) у принимающего лица.
• Перенос прав доступа к ящикам ЭДО (СБИС‚ Диадок‚ Контур‚ 1С-ЭДО).
• Целостность электронных архивов (хеш-суммы‚ метки времени).
• Наличие резервных копий (бэкапов) баз данных за последние периоды.
• Передачу ключей шифрования (если используется КриптоПро и контейнеры на флешках/токенах).

Рекомендуется завести отдельный лист в Акте: «Перечень информационных систем‚ доступов и носителей электронной подписи‚ переданных в приемку».

Ответственность сторон

• Лицо‚ передающее дела: несет ответственность за полноту и надлежащее оформление дел до момента подписания Акта. После подписания ответственность переходит к принимающему.
• Лицо‚ принимающее дела: обязано проверить дела в присутствии комиссии. Подписание Акта означает согласие с состоянием и составом дел. Обнаружение недостач ПОСЛЕ подписания акта не освобождает принимающего от ответственности‚ если он не оформил замечания в Акте (или в «Особом мнении»).
• Члены комиссии: несут дисциплинарную и материальную ответственность за достоверность заключения (ст. 192 ТК РФ‚ ГК РФ).

Чек-лист для председателя комиссии (Сводная таблица)

1. [ ] Приказ о создании комиссии подписан‚ пронумерован‚ зарегистрирован.
2. [ ] Все члены комиссии ознакомлены с приказом под роспись (лист ознакомления).
3. [ ] Подготовлена номенклатура дел / опись передаваемых дел (Приложение к приказу).
4. [ ] Подготовлены места хранения: стеллажи доступны‚ дела выложены по порядку.
5. [ ] Проверена соответствие заголовков дел номенклатуре.
6. [ ] Проверена прошивка‚ нумерация листов‚ наличие инвентаризационных листов (ф. 31) внутри дел.
7. [ ] Проверены сроки хранения (актуальные/просроченные).
8. [ ] Проведена инвентаризация секретных/конфиденциальных документов (отдельный акт).
9. [ ] Проверена передача электронных ключей‚ доступов‚ паролей (акт передачи доступа).
10. [ ] Составлен Акт приема-передачи в необходимом количестве экземпляров.
11. [ ] Акт подписан всеми членами комиссии‚ передающим и принимающим лицами.
12. [ ] При наличии разногласий — оформлены «Особые мнения» в приложении к Акту.
13. [ ] Экземпляры Акта распределены: передающему‚ принимающему‚ в архив/делопроизводство.
14. [ ] Сведения о приеме-передаче внесены в учетную систему архива / журнал регистрации дел.

Создание комиссии по приему-передаче дел — это не формальность‚ а ключевой инструмент управления рисками потерь информации. Грамотно составленный приказ‚ компетентный состав комиссии (с обязательным участием архивариуса и IT-специалиста)‚ тщательная инвентаризация как бумажных‚ так и электронных носителей‚ и юридически выверенный Акт — залог бесконфликтной смены кадров и сохранности корпоративной памяти организации.

При подготовке документов рекомендуется консультироваться с архивариусом организации или юристом для учета отраслевой специфики (медицина‚ банки‚ госсектор‚ оборонка). Все персональные данные‚ контактные телефоны и адреса в рабочих документах должны быть защищены в соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных».