Справка о размере заработной платы (часто называемая справкой в форме 2-НДФЛ или справкой по форме работодателя) — это официальный документ, подтверждающий доход физического лица за определенный период. Она требуется для получения кредитов, ипотеки, виз, пособий, а также при устройстве на новую работу. В данной статье подробно разберем, как правильно составить такой документ в 2026 году, какие существуют формы, сроки действия и нюансы заполнения.

Основные виды справок о доходах

На текущий момент (сентябрь 2026 года) актуальны три основных формата документа:

• Форма 2-НДФЛ (утверждена Приказом ФНС от № ЕД-7-11/[@]@): Основная форма для налогового агента. Отражает доходы, подлежащие облажению НДФЛ по ставке 13%, 15%, 30% и др., а также удержанный налог. Обязательна к выдаче по запросу работника и для отчетности перед ФНС.
• Справка по форме работодателя (свободная форма): Используется, если банк или иная организация требует отразить доходы, не входящие в 2-НДФЛ (например, дивиденды, материальную помощь до 4000 руб., доходы по гражданско-правовым договорам ГПХ). Форма разрабатывается организацией самостоятельно и утверждается локальным нормативным актом (Приказом/Распоряжением).
• Справка о заработной плате для банка (типовая форма банка): Многие крупные банки (СберБанк, ВТБ, Альфа-Банк и др.) предоставляют свои бланки. Работодатель заполняет их по данным бухгалтерии. Часто требуют указания среднемесячного заработка за последние 6–12 месяцев.

Обязательные реквизиты справки (согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» и Приказу ФНС)

Любая справка, выдаваемая работодателем, должна содержать:

1. Наименование документа: «Справка о доходах физического лица» или «Справка о размере заработной платы».
2. Дата составления и номер документа (по внутреннему учете организации).
3. Полное наименование организации (или ФИО ИП) и её ИНН/КПП.
4. ФИО работника (полностью), его ИНН и СНИЛС (желательно).
5. Период, за который выдается справка (например, за 2025 год, за 6 месяцев 2026 года).
6. Сведения о начисленном доходе: разбивка по месяцам, видам доходов (заработная плата, премии, компенсации), кодам доходов.
7. Сведения об удержанном НДФЛ.
8. Подпись руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой и печатью (если используется печать).
9. Подпись главного бухгалтера (если есть в штате).
10. М.П. (Место Печати) — при наличии печати.

Пошаговая инструкция: как составить справку

Шаг 1. Определите цель и требуемую форму

Уточните у работника или у банка, какая именно форма нужна. Для ипотеки в 2026 году большинство банков требуют 2-НДФЛ за 2 последних года + справку по форме банка за текущий неполный год.

Шаг 2. Сформируйте данные в программе учета (1С, «Мой Дело», Контур.Эльба и др.)

• Откройте раздел «Отчеты» -> «Справки 2-НДФЛ» или «Справки о зарплате».
• Выберите сотрудника (ФИО: Ивв И.И. — фамилия замаскирована*).
• Укажите налоговый период (год или произвольный период).
• Проверьте корректность начислений: совпадают ли суммы с зарплатами ведомостями (Т-53/Т-51) и расчетами НДФЛ.

Шаг 3. Проверьте «подводные камни»

• Коды доходов: 2000, зарплата, 2010 — премии, 2700 — материальная помощь (сверх 4000 руб.), 4800 — доходы по ГПХ.
• Стандартные вычеты: Убедитесь, что вычеты на детей (код 311, 312) предоставлены корректно и не превышают лимиты (1400/3000 руб. в месяц).
• Сверхнормативные расходы: Если выдавали суточные сверх норм — они облагаются НДФЛ и должны быть в справке.

Шаг 4. Печать и подписание

Справка печатается в 2 экземплярах (один работнику, второй остается в организации в папке «Выданные справки» или приклеивается в личную карточку Т-2).

Подписывает: Генеральный директор ООО «Ромашка» Пв А.С. (данные руководителя замаскированы) и Главный бухгалтер Сва М.В..

Накладывается печать организации (при ее наличии).

Сроки выдачи и срок действия

Типичные ошибки, которых стоит избегать

1. Расхождение с данными ФНС: Суммы в справке 2-НДФЛ должны в точности совпадать с данными, переданными в ФНС через ЕФС-1 (ранее 6-НДФЛ). Любое расхождение вызовет вопросы у банка или налоговой.
2. Отсутствие кода вида дохода: В свободной форме часто забывают ставить коды (2000, 2010 и т.д.), из-за чего банк не может автоматизировать скоринг.
3. Использование устаревшего бланка: Не используйте бланк 2-НДФЛ образца 2011 или 2018 года. Только Приказ ФНС от № ЕД-7-11/[@]@.
4. Неполные ФИО: В справке для визы или ипотеки ФИО должны совпадать с паспортом до буквы (включая «Ё»).
5. Отсутствие подписи бухгалтера: Если в штате есть главный бухгалтер, его подпись обязательна; Если бухгалтерия аутсорсинг — подписывает только директор.

Электронный документооборот и Госуслуги

В 2026 году наиболее удобный способ получения справки 2-НДФЛ для работника — через личный кабинет налогоплательщика на портале Госуслуг (nalog;gov.ru) или приложении «Мой налог».

• Работодатель сдает ЕФС-1 ежемесячно.
• ФНС автоматически формирует справку 2-НДФЛ по налоговым периодам (год).
• Работник может скачать её в PDF с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ФНС. Такая справка имеет полную юридическую силу и не требует печати/подписи директора.

Рекомендация: Направьте работника за справкой на Госуслуги, это снимет нагрузку с кадров/бухгалтерии и исключит ошибки оформления.

Образец заполнения ключевых полей (пример)

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ: ООО "ВЕКТОР"
ИНН/КПП: 77* / 77*
АДРЕС: г. Москва, ул. Примерная, д. , офис * (адрес частично скрыт)

СПРАВКА О ДОХОДАХ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА
№ 45-2026/ОД от 
ФИО работника: ПЕТРОВ ПЕТР ПЕТРОВИЧ
ИНН: 77 СНИЛС: --* 
Период: с по 

РАЗДЕЛ 1. СВЕДЕНИЯ О ДОХОДАХ И УДЕРЖАННОМ НАЛОГЕ
Месяц | Код дохода | Начислено (руб.) | Удержан НДФЛ (руб.) -1 | 2000 | 85 000.00 | 11 050.00
02 | 2000 | 85 000.00 | 11 050.00
... | ... | ... | ...
12 | 2010 | 150 000.00 | 19 500.00 (премия)
ИТОГО ЗА ГОД: 1 170 000.00 152 100.00

Руководитель: _____________ /Петров А.С./
Гл. Бухгалтер: _____________ /Сидорова М.В./
М.П.

Экспертное мнение

«Главная ошибка кадровых сотрудников — попытка вручную «подкорректировать» цифры в Word/Excel после выгрузки из 1С. Любое ручное вмешательство создает риск расхождений с отчетностью в ФНС. В 2026 году, при тотальном контроле через ЕФС-1, единственно верный путь, генерация справки строго из учетной системы с последующей печатью и подписью. Если банк требует свою форму — загрузите её шаблон в 1С (механизм «Печатные формы») и настройте заполнение один раз».

Чек-лист перед выдачей справки работнику

• [ ] Форма актуальна (2-НДФЛ по Приказу ФНС 2023 или свежая форма банка).
• [ ] Данные совпадают с ЕФС-1 / 6-НДФЛ.
• [ ] Указан верный налоговый период.
• [ ] Заполнены все обязательные реквизиты (ИНН, КПП, коды доходов).
• [ ] Стоят подписи директора и гл. бухгалтера (при наличии);
• [ ] Наложена печать (есть в уставе).
• [ ] Сделан отметка в журнале учета выданных справок (Журнал выдачи справок 2-НДФЛ).
• [ ] Выдан 2-й экземпляр работнику под роспись.

Составление справки о размере заработной платы — рутинная, но ответственная процедура. В 2026 году акцент смещен на цифровизацию: приоритет отдается справке 2-НДФЛ, сформированной автоматически на портале ФНС/Госуслуг. Если требуется бумажный оригинал по форме банка, используйте настройку печатных форм в вашей учетной системе (1С, Контур, Эльба), чтобы исключить человеческий фактор и ошибки. Соблюдение сроков выдачи (3 дня) и точности данных — залог отсутствия претензий со стороны работников, банков и контролирующих органов.

Статья подготовлена на основании действующего на законодательства РФ (НК РФ, ТК РФ, Приказы ФНС). Данные о конкретных лицах (фамилии, адреса, телефоны) в примерах замаскированы в соответствии с политикой конфиденциальности. Для решения индивидуальных вопросов рекомендуется обратиться к профессиональному бухгалтеру или трудовому юристу.