Акт проверки работы с документами — это официальный документ, фиксирующий результаты проверки состояния делопроизводства, соблюдения сроков хранения, правильности оформления и учета документации в организации. Грамотное составление акта необходимо для подтверждения законности деятельности предприятия, готовности к внешним проверкам (Роспотребнадзор, Минюст, налоговые органы) и внутреннего контроля.

Нормативная база и основания для проведения проверки

Составление акта регулируется рядом нормативных актов. Ключевыми являются:

• Статья 16 ФЗ № 294-ФЗ «О защите прав предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» — устанавливает порядок оформления результатов проверки.
• Приказ Минфина СССР от № 105 (в части инвентаризации ценностей и документации) — базовый документ для работы с архивами.
• Учетная политика организации — правила оформления акта внутренней проверки рекомендуется зафиксировать именно в ней (согласно предоставленной информации).
• Внутренние локальные акты: приказы генерального директора, доверенности на подписание документов.

Пример основания из практики: «В соответствии с приказом Генерального директора от .01.2017 г. и доверенностью на подписание документов от .01.2017 г. проводилась проверка работы обособленного подразделения Общества».

Виды проверок и составление комиссии

Проверка работы с документами может быть:

1. Плановой — проводится по утвержденному графику.
2. Внеплановой — по инициативе руководства или по сигналу о нарушениях.
3. Выездной / Документальной, в зависимости от способа получения информации.
4. Внутренней / Внешней — внутренние комиссии работают на постоянной основе (для инвентаризации, передачи МЦ), внешние — формируются контролирующими органами (Минюст, Роспотребнадзор).

Формирование комиссии

Акт составляется комиссией. В состав комиссии входят:

• Председатель (обычно руководитель организации или зам. по документообороту).
• Члены комиссии (архивист, юрист, бухгалтер, уполномоченное лицо по охране труда/профсоюзу).
• Представитель проверяемого подразделения.

Важно: Состав комиссии утверждается приказом (распоряжением) с указанием ФИО и должностей (в акте ФИО частично маскируются: Иванов И.И. → Ива* И.И.).

Структура и реквизиты акта проверки

Согласно стандартам делопроизводства и ст. 16 ФЗ-294, акт должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Шапка документа (верхняя часть)

Сведения о комиссии и объекте проверки

• В верхнем левом углу: Наименования организаций-участников комиссии (Наш ООО «», Филиал в г. ).
• В верхнем правом углу: Наименование работ и объекта проверки (например: «Проверка делопроизводства обособленного подразделения», «Инвентаризация ценностей по приложению к письму Минфина»).
• Состав комиссии: Таблица с ФИО, должностью, подписью (ФИО маскируем: Петров П.П. → Пет* П.П.).

Основная часть (Содержание проверки)

Текст акта начинают с указания основания. Далее описывается перечень проверяемых вопросов:

1. Наличие и состояние документов: Соответствие фактического наличия единиц хранения учетным документам (нуменклатурам, описям).
2. Оформление кадровой документации: Наличие трудовых договоров, приказов, личных карточек (Т-2), документов об обязательных медосмотрах (если требуется для категории работников).
3. Кассовые операции: Работа с кассовым аппаратом (ККТ) — соответствие требованиям законодательства РФ (54-ФЗ).
4. Договорная работа: Оформление договоров аренды, поставки — соответствие санитарным требованиям, гражданскому кодексу.
5. Журналы учета: Журнал уполномоченного лица по охране труда профсоюзной организации, журналы регистрации входящих/исходящих документов.
6. Подготовка к уничтожению: Наличие акта о выделении документов к уничтожению, экспертной комиссии.

Самая важная часть. Формулировки должны быть конкретными, со ссылками на нормативные акты.

Процедура согласования и подписания

1. Ознакомление: Акт доводится до сведения проверяемого лица, представителя проверяемого лица, собственника или иного владельца проверяемого объекта (п. 88 Методички/ФЗ-294).
2. Подписание: Акт подписывается всеми членами комиссией, проводившей проверку.
3. Особое мнение: Если член комиссии не согласен с выводами, он пишет «Особое мнение», которое прикладывается к акту.
4. Количество экземпляров: Составляется минимум в 2-х экземплярах (для проверяющего и проверяемого), при внешней проверке — в 3-х (для контролирующего органа).

Типовые ошибки при заполнении (Чек-лист)

• Отсутствие основания: Нет ссылки на приказ/договор/план.
• Общие фразы: «Работа плохая» вместо «В деле № 5 отсутствует лист регистрации документов».
• Нет ссылок на законы: Каждое замечание должно иметь нормативную привязку.
• Неполный состав комиссии: Отсутствует подпись архивиста или юриста.
• Неверная дата/нумерация: Дата акта не может быть раньше даты приказа о проверке.
• ПУТЕВЫЕ ДАННЫЕ: Указание реальных паспортных данных, телефонов, адресов проживания в теле акта (необходимо маскировать: ул. Ленина, д. 10, кв; 5 → ул. Лен, д. , кв. ).

Образец структуры акта (Шаблон для Word)

<h3 style="text-align:center;">АКТ ПРОВЕРКИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ</h3>
<p><b>г. </b> «___» __________ 202_ г. № ___</p>

<p><b>Основание:</b> Приказ ГД ООО «» № * от ..202_ г. «О проведении плановой проверки делопроизводства».</p>

<p>Мы, нижеподписавшиеся:</p>
<ol>
 <li><b>Председатель:</b> Иванов И.И. (маска: Ива* И.И.), должность — Зам. ген. директора.</li>
 <li><b>Члены:</b> Петров П.П. (Пет* П.П.) — Главный архивист; Сидоров С.С. (Сид* С.С.) — Юрист.</li>
</ol>

<p>Составили настоящий Акт о результатах проверки работы с документами в <b>Обособленном подразделении ООО «» (адрес: г. , ул. , д. )</b> в период с ..202_ по ..202_ г.</p>

<h4>ПРОВЕРЕНО И УСТАНОВЛЕНО:</h4>
<ol>
 <li>Наличие нуменклатуры дел на 202_ г. — <b>соответствует</b> Приказу Росархива.</li>
 <li>Оформление кадровых дел, <b>выявлены замечания</b> (см. п. 3).</li>
 <li>Работа с ККТ — <b>соответствует</b> 54-ФЗ.</li>
</ol>

<h4>ВЫЯВЛЕННЫЕ НАРУШЕНИЯ:</h4>
<ul>
 <li>Дело личного состава № * за 202_ г. не сшито, не пронумеровано (нарушение ст. 22 ФЗ-125).</li>
 <li>Отсутствует Акт о выделении документов к уничтожению за 202_ г.</li>
</ul>

<h4>ЗАКЛЮЧЕНИЕ КОМИССИИ:</h4>
<p>Работу с документами признать <b>удовлетворительной с замечаниями</b>. Направлять замечания руководителю подразделения для устранения к ..202_ г.</p>

<p><b>ПОДПИСИ:</b></p>
<table border="1" cellpadding="5">
 <tr><th>Должность</th><th>ФИО (маска) </th><th>Подпись</th><th>Дата</th></tr>
 <tr><td>Председатель</td><td>Ива* И.И.</td><td>____________</td><td>..202_</td></tr>
 <tr><td>Член</td><td>Пет* П.П.</td><td>____________</td><td>..202_</td></tr>
</table>

Последующие действия по итогам акта

На основании акта:

• Издается приказ (распоряжение) руководителя об устранении выявленных нарушений с указанием сроков и ответственных.
• Формируется план мероприятий по приведению делопроизводства в порядок.
• При повторной проверке составляется акт повторной проверки (контроль исполнения).
• Акт хранится в архиве организации в соответствии с утвержденным сроком хранения (обычно 5–10 лет для актов проверок, постоянно — для актов инвентаризации/уничтожения).

Резюме

Качественный акт проверки работы с документами — это не просто формальность, а инструмент управления рисками. Он защищает организацию при внешних проверках (Минюст, Роспотребнадзор, Налоговая), фиксирует текущее состояние делопроизводства и служит основанием для системной работы над ошибками. Используйте предложенную структуру, ссылайтесь на конкретные статьи законов (ФЗ-125, ТК РФ, 54-ФЗ, 294-ФЗ) и не забывайте маскировать персональные данные (ФИО, адреса, телефоны) при публикации или передаче документа посторонним лицам.

Дата актуализации информации: .