График отпусков — это не просто формальность для инспекции труда, а ключевой инструмент управления персоналом, позволяющий балансировать между интересами сотрудников и бесперебойной работой бизнеса. С актуальными изменениями в разъяснениях Роструда и КонсультантПлюс за 2024–2026 годы, подход к составлению графика стал более строгим в части согласования дат и дробления отдыха. В этой статье мы разберем пошаговый алгоритм, юридические нюансы и практические советы для составления графика на 2026–2027 годы.

Правовая база и сроки составления

Согласно ст. 123 ТК РФ, график отпусков составляется ежегодно на предстоящий календарный год (с 1 января по 31 декабря). Главное правило: документ должен быть готов до начала года.

Ключевые дедлайны (на примере подготовки к 2027 году):

• Не позднее 17–18 декабря 2026 года, проект графика должен быть составлен, согласован с профсоюзом (если есть) и утвержден приказом руководителя.
• До 1 января 2027 года — каждый сотрудник должен быть ознакомлен с графиком под роспись не позднее чем за 2 недели до начала своего отпуска.

Важно: Отсутствие утвержденного графика — основание для штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц — до 20 000 руб., для юрлиц — до 100 000 руб.).

Кого включаем в график, а кого — нет

В график обязательно вносятся все сотрудники, имеющие право на ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска.

Не включаются в график:

• Учебные отпуска (оформляются отдельным приказом по заявлению и справке из учебного заведения).
• Отпуска без сохранения заработной платы (по желанию работника, ст. 128 ТК РФ).
• Отпуска по беременности и родам (декретные) — они предоставляются по медицинскому листу нетрудоспособности.

Выбор формы: Т-7 или свой бланк?

Организация имеет право выбрать:

1. Унифицированную форму Т-7 (утв. Госстатом РФ от № 1). Классический вариант, понятный инспекторам.
2. Собственную форму, утвержденную локальным нормативным актом (ЛНА) или приказом о внедрении форм первичной учетной документации.

Что обязательно должно быть в шапке документа (для любой формы):

• Наименование организации (ИП ).
• Номер кадрового документа и дату составления проекта (например, ).
• Подпись руководителя (ФИО ) и дату визирования.
• Подпись представителя профсоюза (при наличии) с датой.

Пошаговый алгоритм составления «идеального» графика

Шаг 1. Сбор заявлений от сотрудников (ноябрь–декабрь)

Хотя ТК РФ не обязывает работника писать заявление заранее (до приказа), на практике без письменного заявления с желаемыми датами составить удобный график невозможно. Попросите сотрудников подать заявления до 15 ноября текущего года.

Совет: Используйте единый шаблон заявления с указанием: «Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск с ___ по ___ (___ календарных дней)».

Шаг 2. Учет прав приоритета (ст. 123 ТК РФ)

При конфликте дат приоритет имеют:

• Работники до 18 лет.
• Беременные женщины.
• Работники с детьми до 14 лет (в школьные каникулы).
• Ветеранов труда, инвалидов и др. категории (п. 3 ст. 123 ТК РФ, ст. 263 ТК РФ).

Шаг 3. Расчет продолжительности с учетом праздников

Критически важное разъяснение Роструда (ПГ/28100-6-1 от ): Нерабочие праздничные дни, выпадающие на период отпуска, не включаются в число календарных дней отпуска и не оплачиваются как дни отпуска (оплачиваются отдельно). График составляйте по производственному календарю на соответствующий год.

Пример: Отпуск 28 дней с 01.05 по 28.05. Праздники 01, 09 мая вычитаются -> реально отдыхает 26 дней, но оплачивается 28.

Шаг 4. Дробление отпуска — только по письменному согласию

С 2024 года позиция ведомств незыблема: если на момент составления графика нет письменного соглашения о разделении отпуска на части, отдых предоставляется целиком (непрерывно). Нельзя «на лету» дробить отпуск по устной просьбе.

• Одна из частей обязательно должна быть не менее 14 календарных дней.
• Остальные части могут быть любой продолжительности (даже по 1 дню).

Шаг 5. Новые сотрудники (не отработавшие 6 месяцев)

Общий принцип: отпуск предоставляется после 6 месяцев непрерывной работы. Однако:

• Работодатель вправе составить дополнение к утвержденному графику, включив нового работника (даже до 6 месяцев), если есть его письменное заявление и согласие руководителя.
• Категории, имеющие право на отпуск до 6 месяцев: несовершеннолетние, усыновители детей до 3 месяцев, женщины после декретного, работники, переведенные из другой организации по согласованию сторон.

Шаг 6. Утверждение и ознакомление

1. Проект графика -> Согласование с профсоюзом (в течение 5 рабочих дней).
2. Приказ об утверждении графика (форма Т-7а или свой бланк).
3. Ознакомление каждого сотрудника под роспись в самом графике или в личной карточке (формы Т-2) не позднее чем за 2 недели до начала отпуска.

Как внести изменения в уже утвержденный график?

Жизнь вносит коррективы. Изменения оформляются дополнением к графику (не перерисовкой всего документа!).

Порядок действий:

1. Сотрудник пишет заявление о переносе/разделении/отмене отпуска.
2. Руководитель согласует (ставит визу на заявлении или в дополнении).
3. Издается приказ о внесении изменений в график отпусков.
4. Вносится запись в график (колонка «Примечания» или отдельный лист дополнения) с указанием номера и даты приказа.
5. Сотрудник ознакомляется с изменениями под роспись.

Запрещено: Антидатировать приказ (ставить прошедшую дату), переносить отпуск без заявления работника (кроме случаев производственной необходимости по ст. 124 ТК РФ, и то с его письменным согласием и компенсацией неиспользованных дней).

Типовые ошибки и как их избежать в 2026–2027 гг.

Автоматизация: 1С:ЗУП и электронный документооборот

В 1С:ЗУП 3.1 / 8.3 процесс оптимизирован:

1. Раздел «Кадры» -> «Графики отпусков» -> «Создать».
2. Программа подтянет сотрудников, стаж, неиспользованные дни прошлых лет.
3. Есть кнопка «Заполнить по заявлениям» (если ведете учет заявлений в программе).
4. Автоматический расчет дней с вычетом праздников по производственному календарю.
5. Печатная форма Т-7 или своя (настраивается в «Печатных формах»).
6. Функция «Ознакомление» — генерация листов для подписей сотрудников.

Сроки в 1С: не позднее 18 декабря текущего года сформировать и утвердить документ на следующий год.

Чек-лист кадровика на декабрь 2026 (под 2027 год)

• [ ] Получить производственный календарь на 2027 год (утвержденный Минтрудом).
• [ ] Рас разослать сотрудникам запрос на заявления о желаемых датах (дедлайн ).
• [ ] Собрать письменные согласия на дробление отпуска (если планируется).
• [ ] Составить проект графика в 1С / Excel / форме Т-7.
• [ ] Согласовать с профсоюзом (если есть), зафиксировать дату получения ответа;
• [ ] Издать приказ об утверждении графика (до ).
• [ ] Ознакомить всех сотрудников под роспись в графике (колонка 7 формы Т-7) до .
• [ ] Загрузить график в ЭДО / 1С для контроля сроков предоставления в течение года.

Резюме: формула удобного графика

Удобный график =

Юридическая чистота (сроки, формы, подписи, учет праздников, письменные согласия на дробление) +
Гибкость (механизм быстрых дополнений/изменений по заявлениям) +
Прозрачность (доступ сотрудника к своим датам в личном кабинете/1С/на стенде) +
Планирование ресурсов (связь с графиком производства/продаж, чтобы не ушли все ключевые люди в августе).

Следуя этому алгоритму, вы исключите штрафы, конфликты с коллективом и хаос в кадрах. График отпусков перестанет быть «бумажкой для инспектора» и станет рабочим инструментом управления временем команды.

Статья подготовлена на основе актуальных разъяснений Роструда, КонсультантПлюс, Контур.Экстерн и судебной практики на . Данные о конкретных лицах (ФИО, телефоны, адреса) замаскированы в соответствии с политикой конфиденциальности (*)