Когда работник увольняется, но не может лично получить трудовую книжку в день увольнения, работодатель обязан направить ему уведомление, а после получения согласия — отправить документ по почте. К такой отправке прилагается сопроводительное письмо. В этой статье разберём, как правильно его составить, что указать и какие нюансы учесть.
Когда требуеться сопроводительное письмо
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, если работник в день увольнения отсутствует или отказывается получить трудовую книжку, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за документом либо дать согласие на отправку по почте. Только после получения письменного согласия (заявления) работника трудовую книжку можно переслать.
Сопроводительное письмо оформляется в следующих ситуациях:
- работник подал заявление с просьбой выслать трудовую книжку почтой;
- работник дал письменное согласие на отправку после уведомления;
- документ пересылается в другой город по месту жительства бывшего сотрудника.
Правила оформления
Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке организации и получает исходящий регистрационный номер. Основные требования:
- Шапка письма — указывается адресат: должность (при необходимости), фамилия, имя, отчество работника, его почтовый адрес.
- Реквизиты отправителя — наименование организации, адрес, исходящий номер и дата.
- Текст письма — краткое сообщение о том, что направляется трудовая книжка на основании заявления работника от конкретной даты.
- Опись вложения — перечень прилагаемых документов.
- Подпись — руководителя организации или уполномоченного лица (кадровика) с расшифровкой.
Образец сопроводительного письма
Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
Исх. № 45-* от
Иванову Сергею Петровичу
Адрес: 620, г. Екатеринбург, ул. Ленина, д. 1, кв.
Уважаемый Сергей Петрович!
На основании Вашего заявления от направляем Вам заказным письмом с описью вложения трудовую книжку (серия АТ-, № ).
Приложение:
- Трудовая книжка Иванова С. П. — 1 экз. на 1 л.
Начальник отдела кадров Смирнова А. В. Смирнова
Исполнитель: Смирнова Анна Владимировна, тел. +7 (343) —
Важные нюансы при отправке
- Отправляйте письмо заказным с описью вложения и уведомлением о вручении. В описи укажите: «Трудовая книжка — (ФИО работника)». Наличие описи снимет с работодателя ответственность, если письмо с документами потеряется.
- Храните подтверждения. Копию заявления работника, опись, квитанцию об отправке и уведомление о вручении следует подшить в личное дело работника.
- Дата увольнения. С даты направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
- Электронная трудовая книжка. Если работник перешёл на ЭТК, бумажная книжка выдаётся на руки или направляется по почте с записью о подаче заявления.
Частые ошибки
- Отправка книжки без письменного согласия работника — это нарушение, которое может повлечь ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Отсутствие описи вложения — при утере письма доказать факт отправки будет сложно.
- Отправка простым (не заказным) письмом — невозможно отследить вручение.
- Отсутствие регистрационного номера и подписи уполномоченного лица.
Сопроводительное письмо на отправку трудовой книжки, простой, но юридически значимый документ. Правильно оформленное письмо вместе с описью вложения и уведомлением о вручении защищает работодателя от претензий со стороны бывшего работника и контролирующих органов. Используйте фирменный бланк, регистрируйте исходящую корреспонденцию и сохраняйте все подтверждающие документы.