Электронная почта остаётся главным каналом деловой коммуникации, и объёмы корреспонденции растут с каждым годом. Системы архивации почты помогают организациям хранить, искать и защищать письма, а также соответствовать требованиям законодательства. В этой статье разберём, что такое архив почты, чем он отличается от резервного копирования и какие решения существуют на рынке.

Что такое архивация электронной почты

Архивация электронной почты — это процесс систематического сохранения сообщений в отдельном хранилище с возможностью быстрого поиска и извлечения. В отличие от обычного перемещения писем в папки, архив обеспечивает:

• долговременное хранение корреспонденции в неизменном виде;
• молниеносный поиск по содержимому, отправителям, датам и вложениям;
• соответствие нормативным требованиям (compliance);
• защиту от удаления и подделки данных;
• разгрузку основных почтовых серверов.

Архивирование vs резервное копирование: в чём разница

Эти понятия часто путают, однако задачи у них разные:

• Резервное копирование (backup) — создание копий данных для восстановления после сбоев, аварий или атак. Копии хранятся ограниченное время и перезаписываются.
• Архивирование — долгосрочное хранение писем для юридических, аудиторских и аналитических целей. Архив индексируется и доступен для поиска в любой момент.

Идеальная стратегия защиты почты включает оба механизма одновременно.

Виды архивации почты

Клиентское архивирование

Выполняется на стороне пользователя, например функцией AutoArchive в Microsoft Outlook. Письма перемещаются в локальные PST-файлы. Важный нюанс: по умолчанию Outlook не архивирует контакты автоматически — обрабатываются папки почты, календари, задачи, заметки и журналы.

Серверное архивирование

Централизованное автоматическое архивирование, которое функционирует независимо от конечного пользователя. Все входящие и исходящие сообщения копируются в архив на уровне сервера, что исключает человеческий фактор.

Облачное архивирование

Архив размещается у провайдера. Например, в Microsoft Exchange Online каждому подписчику выделяется архивный почтовый ящик объёмом 50 ГБ, а в некоторых планах подписки предусмотрено автоматическое расширение хранилища.

Политики архивации на примере Exchange Online

Архивация на базе Exchange Online предлагает два типа политик:

1. Политики архивации — определяют, когда элемент перемещается в архив.
2. Политики удаления — определяют, когда элемент удаляется окончательно.

Оба типа могут применяться к одному и тому же элементу или папке. Например, пользователь может пометить сообщение так, чтобы оно автоматически перемещалось в личный архив через указанное количество дней, а затем удалялось через другое количество дней.

Популярные решения для архивации почты

• Microsoft Exchange / Microsoft 365 Archive, встроенный архив с функциями обнаружения электронных данных (eDiscovery) через понятный веб-интерфейс.
• ArcTitan Email Archiving — значительно расширяет возможности поиска и хранения почты в Office 365, экономит средства и время.
• Решения для одновременного архивирования нескольких серверов, позволяют управлять архивацией различных почтовых серверов в разных сетях из единой консоли.
• Postini (исторически, поглощён Google), предоставлял по требованию услуги защиты, архивации и контроля исполнения политик безопасности для почты и IM-систем; технологии вошли в Google Apps.
• Открытые решения (open source), 100% программное обеспечение с открытым исходным кодом, квантово-устойчивое шифрование, архивация и загрузка почты без дополнительных сборов за обязательные функции.

Критерии выбора системы архивации

При формировании рейтинга решений стоит оценивать прикладные критерии:

• Функционал, полнотекстовый поиск, eDiscovery, юридический холд (legal hold);
• Интеграции — совместимость с Exchange, Microsoft 365, Google Workspace и другими платформами;
• Безопасность — шифрование, разграничение доступа, защита от подделки;
• Отчётность — функции отчётности должны экономить время и затраты, выявлять проблемы;
• Масштабируемость — автоматическое расширение хранилища;
• Варианты внедрения — облако, локальная установка, гибрид;
• Удобство пользователей — понятный интерфейс поиска и восстановления писем.

Связь с системами электронного документооборота (СЭД)

Архив почты часто становится частью более широкой экосистемы электронного документооборота. Вместо бумажных папок, ручных согласований и пересылки файлов по почте компания работает с документами в единой системе. На государственном уровне уже принимаются меры по масштабному переходу на электронный документооборот, что повышает спрос на интегрированные архивные решения с поддержкой электронной подписи.

Безопасность архива

Архив почты — лакомая цель для злоумышленников, поэтому важны комплексные меры защиты:

• шифрование данных при хранении и передаче;
• проверка запароленных архивов и технология CDR (Content Disarm and Reconstruction);
• интеграция с SIEM и SOAR-системами для мониторинга инцидентов;
• журналирование всех обращений к архиву.

Примеры вендоров в сфере защиты почты: ООО «РТК ИБ» (ИНН 770*648), АО «Лаборатория Касперского» (ИНН 771469). Контактные данные компаний: тел. +7 (495) -*-, адрес: г. Москва, ул. **.

Система архивации почты, это не роскошь, а необходимость для любой организации, которая ценит свои данные и обязана соблюдать нормативные требования. Правильно выбранное решение обеспечит быстрый поиск, надёжное хранение, защиту от потерь и готовность к аудиту. Начните с анализа объёмов корреспонденции, требований регуляторов и бюджета, и подбирайте решение по критериям, описанным выше.