Обработка персональных данных сотрудников — это обязательная процедура для любого работодателя (организации или ИП). С 1 сентября 2025 года в силу поправки в Федеральный закон от N 152-ФЗ «О персональных данных», порядок получения согласия существенно изменился. Ниже представлен подробный разбор новых правил, структура актуального шаблона и ключевые риски несоответствия.

Ключевые изменения с (свежие данные на )

Согласно информации из открытых источников (актуально на ), основные нововведения касаются формы и содержания согласия:

• Обязательная письменная форма: Устное согласие или согласие путем конклюдентных действий (например, подписание трудового договора без отдельного приложения) больше не достаточно для полноценной обработки всех категорий данных. Требуется отдельный документ или четко выделенная графа в трудовом договоре с собственной подписью.
• Детализация целей: В согласии нельзя писать общие фразы вроде «для кадровых целей». Необходимо перечислить конкретные операции (сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение) и конкретные цели (расчет зарплаты, начисление отпускных, страховые взносы, медицинские осмотры, доступ к СКУД и т.д.).
• Перечень данных: Должен быть исчерпывающим списком: ФИО, дата/место рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты, данные об образовании, семейном положении, здоровье (если применимо), биометрия (фото для пропусков) и др.
• Срок действия и отзыв: Согласие действует до момента достижения целей обработки или до отзыва. Работник вправе отозвать согласие в любое время (ч. 2 ст. 9 Закона N 152-ФЗ). При отзыве работодатель обязан прекратить обработку в течение 3 рабочих дней (если иное не установлено законом) и уничтожить данные в течение 30 дней.
• Передача третьим лицам: Если данные передаются в банки (зарплатные проекты), страховые компании (ДМС), операторы СКУД или аутсорсинговые кадровые агентства — их наименования (или категории) и цели передачи должны быть прописаны в согласии явно.

Структура актуального шаблона согласия

Ниже приведена рекомендуемая структура документа, соответствующая требованиям ст. 9 и 10.1 Закона N 152-ФЗ в редакции от 2025 года.

Реквизиты документа (шапка)

СОГЛАСИЕ
на обработку персональных данных

г. *, «___» _________ 202_ г.

Сведения о субъекте персональных данных (Работнике)

Примечание: В опубликованных шаблонах и примерах реальные данные всегда маскируются (). В рабочем документе сотрудник пишет свои реальные данные от руки или они заполняются HR-ом при приеме.

Сведения об операторе (Работодателе)

• Полное наименование: ООО «Ромашка» / ИП Петров П.П.
• ИНН/КПП: / *
• ОГРН/ОГРНИП: *
• Юридический адрес: г. , ул. , д. , пом.
• ФИО руководителя / уполномоченного лица: Директор Иванов И.И. (действует на основании Устава / Доверенности № * от ..)

Цели обработки (ОБЯЗАТЕЛЬНО КОНКРЕТНЫЕ)

1. Расчет и выплата заработной платы, премий, компенсаций (ст; 136 ТК РФ).
2. Расчет и уплата страховых взносов, налогов (НК РФ, ФЗ-212).
3. Оформление отпусков, больничных, декретных (ст. 114, 122 ТК РФ).
4. Обеспечение режима коммерческой тайны и режима доступа (СКУД, видеонаблюдение).
5. Осуществление обязательного медицинского страхания (ДМС, медосмотры).
6. Предоставление отчетности в контролирующие органы (ФНС, СФР, Роструд).
7. Дополнительные цели (только при необходимости): корпоративное обучение, оценка персонала, предоставление служебного авто/жилья.

Перечень обрабатываемых персональных данных

Общие данные: ФИО, дата/место рождения, пол, гражданство, паспорт, СНИЛС, ИНН, адреса, контакты, фото 3×4.

Специальные категории (ст. 10 152-ФЗ) — требуют отдельного выделенного согласия: данные о здоровье (мед. справки 086-у, листы нетрудоспособности), расовой/национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных убеждениях, интимной жизни.

Биометрические данные: фото для пропуска, отпечатки пальцев (если используется биометрия СКУД) — требуют отдельного согласия в письменной форме.

Операции с данными

Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение — как автоматизированными, так и неавтоматизированными способами.

Передача третьим лицам (Пример заполнения)

• Банк-зарплатный агент: ПАО Сбербанк / АО «Альфа-Банк» (перечень уточняется в приложении) — цель: перечисление зарплаты.
• Страховая компания: ООО «СтрахГарант» (ИНН ) — цель: оформление ДМС/НС.
• Оператор СКУД/Видеонаблюдения: ООО «ТехБезопасность» — цель: контроль доступа/охрана.
• Госорганы: ФНС России, СФР, Роструд, Прокуратура — цель: исполнение требований законодательства.

Срок действия и порядок отзыва

Настоящее согласие действует с момента подписания до достижения целей обработки, указанных в п. 3, либо до момента отзыва.

Я информирован(а) о праве отозвать настоящее согласие в любой момент путем направления письменного заявления работодателю (ООО «Ромашка», г. , ул. , д. *) лично под роспись или почтой заказным письмом с уведомлением о вручении.

При отзыве согласия работодатель прекратит обработку моих персональных данных в течение 3 рабочих дней и уничтожит их в течение 30 календарных дней, если иное не предусмотрено трудовой договором или федеральными законами (например, обязательное хранение кадровых документов 50/75 лет).

Подписи сторон

Оператор (Работодатель) Субъект персональных данных (Работник)
_____________ /Иванов И.И./ _____________ /Иванов И.И./
М.П. Расшифровка подписи

Типичные ошибки при оформлении (Чек-лист для проверки)

• Отсутствие даты составления. Согласие без даты считается недопустимым доказательством в споре.
• Обобщенные цели. Фраза «для целей трудового права» — грубое нарушение ст. 10.1 152-ФЗ. Цели должны быть измеримыми.
• Смешивание категорий данных. Обычные и специальные (здоровье, биометрия) данные не могут обрабатываться на основании одного общего согласия. Для спецкатегорий и биометрии — отдельный документ.
• Отсутствие сведений о передаче третьим лицам. Даже если передача в СФР/ФНС очевидна по закону, в согласии это должно быть отражено (категория получателей: «уполномоченные государственные органы»).
• Игнорирование права на отзыв. В тексте отсутствует процедура отзыва (адрес для отправки заявления, сроки реакции).
• Подпись не уполномоченного лица. Подписывать от работодателя должен директор или лицо по доверенности (копия доверенности к делу).

Особенности хранения и учета согласий

1. Журнал учета: Ведите журнал регистрации согласий (номер, дата, ФИО сотрудника, срок действия, отметка об отзыве/продлении).
2. Хранение: Оригинал, в личном деле сотрудника (формы Т-2 или электронный архив ЭДО). Копия, у сотрудника (по требованию).
3. Смена оператора/реорганизация: При смене юрлица (слияние, разделение) требуется новое согласие от каждого сотрудника, так как меняется оператор данных.
4. Увольнение: Согласие не требует автоматического отзыва при увольнении. Обработка продолжается для исполнения законных обязанностей (выдача СЗВ-ТД, 2-НДФЛ, архивирование на 50/75 лет). Уничтожение возможно только после истечения сроков хранения по акту экспертизы ценности;

Ответственность за нарушения (2025–2026 гг.)

За нарушение порядка получения согласия или обработки без него предусмотрены штрафы по ст. 13.11 КоАП РФ:

• Долностные лица: от 3 000 до 10 000 руб. (повторно — до 20 000 руб. или дисквалификация).
• Юридические лица: от 15 000 до 75 000 руб. (повторно — от 100 000 до 300 000 руб.).
• За утечку/незаконное распространение (ст. 13.11 ч. 3): до 500 000 руб. для юрлиц.

Роскомнадзор активно проверяет соответствие согласий новым требованиям ст. 10.1 152-ФЗ с сентября 2025 года. Нарушение формы согласия является основанием для предписания об устранении нарушений и наложения штрафа.

Резюме: алгоритм действий HR-специалиста

1. Скачайте/разработайте шаблон с учетом поправок 2025 года (старая версия 2022 г. не подходит).
2. Заполните реквизиты оператора (вашей компании) один раз в шаблоне.
3. При приеме на работу: выдайте бланк кандидату для заполнения ручсиными данными (п. 1) и ознакомления с текстом.
4. Получите две подписи сотрудника: одна — под основным текстом, вторая (отдельная графа) — под обработкой специальных категорий данных (здоровье) и биометрии, если это применимо.
5. Подпишите от лица работодателя (уполномоченное лицо), поставьте дату, печать (есть в уставе).
6. Зарегистрируйте в журнале, положите оригинал в личное дело, выдайте копию сотруднику (по требованию).
7. Раз в год (или при изменении целей/перечня получателей) проводите аудит актуальности согласий.

---

Дисclaimer: Данная статья носит информационный характер и не является правовым консультированием. Текст шаблона требуется адаптировать под специфику вашей организации (виды деятельности, используемые информационные системы, перечень аутсорсеров); Рекомендуется согласовать финальную версию документа с юристом или DPO (уполномоченным по защите данных).